写合同需要注意的事项

写合同需要注意的事项

写合同需要注意的事项 第十二讲 合同的 22 个书写原则 在分析了以上七种商务文书的特点和要求之后，基于商务合同的 重要性， 所以在课程的最后对商务合同的书写原则进行一个专题分析。 在起草商务合同的时候， 有以下 22 个原则内容需要特别予以关注： ? 采取封闭型的写法 所谓“封闭型的写法”，就是对于合同中时间期限的界定一定要 明确，例如“合同签订之日起三天之内，要进行标的物的转移”，如 果写成“自合同签订的三天之后，把标的物转交给甲方”这种开放式 的界定，就无疑会留下时间期限上的漏洞。 ? 采用结果性的语言 合同当中要采用结果性的语言，例如“完成方案设计”与“进行 方案设计” 就是完全不同的含义， 后者这种进行式的语言是难以对具 体合同内容进行描述的，会对后期合同的执行造成很大的负面影响。 值得一提的是，这个原则与“采取封闭型的写法”原则应该结合 在一起来运用。 ? 确定合同双方的简称 自一开始签订合同的时候就需要确定一个非常明确的合同双方的 简称。简称的确定除了要求精确之外，还应该注意其文雅性、有代表 性以及公认性。例如“赛特中心”可以简称为“赛特”，但如果简称 为“中心”就过于宽泛了。 ? 前后指代保持一致 在合同中注意保持前后指代的一致性可以确保合同的清晰明了， 否则， 一旦出现纠纷和问题， 这个方面肯定会称谓对手挑战自己的机 会，同时也会引起法官的置疑。 ? 并列使用“包括”与“但不限于” 例如“未经允许，与该讲师相关的资料包括音像材料、磁带以及 录音材料，但不限于这几种都是不可以使用的”，这种方式可以有效 地保护合同中某一方的知识产权。 ? 采用主动语态 正如前文所提出的，在中文的合同中，一定要尽量避免适用被动 语态，而采用更加符合中国人语言习惯的主动语态。 ? 避免相近词语的重复使用 在商务合同中，应该尽量避免“出租人”、“承租人”、“留置 人”、“留置权人”、 “抵押权人”、 “抵押人”、 “保证人”、 “被 保证人”、“许可人”、“被许可人”等专业称谓的重复使用，可以 从一开始就界定清楚哪些属于甲方，哪些属于乙方，以避免麻烦。 ? 不要创造词语 合同中的词语应具有公认性，因此自创的词语是不应该出现的， 否则极其容易出现理解上的偏差和歧义。 ? 对术语进行准确地定义 例如，如果合同只是在 __ 来予以执行，那么在界定执行范围时， 就应该清楚说明“此合同中的中国，是指 __ 地区，不包括台湾、香 港、澳门地区”，以避免事后产生争执。 ? 善用限制词 合同中常见的限制词包括“应当”、“有义务”、“将”、“可 以”等，其严格意义是不一样的：相比较而言，前面两个要更加严格 一些。 在撰写合同时， 撰写者应对己方义务采用相对模糊和约束较松 的词语来予以界定， 这样实际上是为自己将来在合同的执行中留有一 定的余地。 ? 不用公司带抬头的信纸打印合同 法律规定，如果是用有某一方抬头的信纸打印出来的合同，会被 认为该合同会偏向于该方；那么在产生分歧、进行解释的时候，法官 则会稍微偏向于对方。 因此， 这种做法实际上是对该方不利的一件事 情。 ? 禁用一些词语 “及时”、“力争”、“相关”以及“争取”这四个词是不可以 在合同中出现的， 因为它们过于口语化， 难以进行准确的衡量与界定。 ? 采用描述性的方式 合同采用描述方式方法可以保证词语的精确性，例如“提供往来 的交通费用”和 “提供飞机经济仓标准的往来交通费用”就是完全不 一样的说法，显然后者界定得更加明确和清楚。 ? 用汉语代替符号 在合同中应该尽量使用汉语，避免用符号来表示；否则将来会使 得合同含混不清，容易出现问题。 ? 准确使用标点符号 在合同中，往往一个标点符号的差异就意味着天壤之别的结果； 因此，确保使用标点符号的准确性是非常重要的。 ? 文字与阿拉伯数字并用 在合同中， 通常会涉及到与数字有关的内容。 在表述数字的时候， 一定要注意将文字与阿拉伯一并使用， 这样才不会留给别有用心的人 篡改合同以可乘之机。 ? 留下争议解决地的约定条款和适用法律 在合同中对不同的争议解决地的约定以及适用法律的确定，通常 会对可能的合同纠纷产生重要的影响。 ? 每个段落只写一个主题 一般来讲，合同当中每一段只能写一个主题；否则，多个主题只 会增加对合同理解产生歧义的风险。 ? 尽量写短句子 ? 克服日常理解与合同用语的距离 人们平时的理解与在合同中的理解往往是存在差异的，这一点在 撰写合同的过程中一定要予以高度注意。 ? 进行拼写检查 ? 采用书面语 一定要记住：合同是永恒的书面语。 美国资深律师经验：二十一世纪写好合同的五十招（英汉对照） FIFTY TIPS FOR WRITING THE 21ST CENTURY CONTRACT THAT STAYS OUT OF COURT： 胡永胜的日志 美国资深律师经验：二十一世纪写好合同的五十招（英汉对照） 作者： James. Martin FIFTY TIPS FOR WRITING THE 21ST CENTURY CONTRACT THAT STAYS OUT OF COURT 二十一世纪写好合同的五十招 作者： James.Martin 译者：胡清平 Published in The Florida Bar Journal, Nov. 2000 （本文于 2000 年 11 月发表于美国佛罗里达州的律师杂志上） Note: This article is for background purposes only and is not intended as legal advice. 作者注：本文仅供参考，并不旨在提供法律意见 译者注：翻译本文并未得到原作者同意，故译文仅供学习和研究 使用. ----------------------------------------------------------- --------------------- Wele to the 21st Century. Where practicing law requires us to don the garb of puters and the Inter. And where litigation is as costly as ever. Lawyer bills running $10,000 a month are not unusual in a hotly contested breach of contract lawsuit. With every word, phrase and sentence carrying the potential for winning or losing, the stakes are high. Simple logic, therefore, directs us to cautious and thoughtful drafting. 新世纪的到来，要求我们在法律实践中应该多用电脑和互联网， 不过，诉讼成本还是那么地高，面对日益竞争激烈的违约诉讼，律师 每月开出 1 万美元的账单也是常有的事。 合同中的每一个字， 每一个 词，每一句话，都意味着潜在的输或赢，换句话说，押在这上面下的 赌注也很大，所以，在起草合同时要把握两条原则：小心谨慎和深思 熟虑。 Drafting contracts is actually one of the simple pleasures of practicing law. Just 3 years ago at this Convention I presented 50 tips for contract writing. This article updates those tips in the context of our new tools and abilities. Following these tips could result in your writing a contract so clear no one will want to litigate it, saving your client from the trials and tribulations of litigation, truly a good reason to write the contract that stays out of court. 然而，起草合同的确又是法律实践中一件有意思的事儿。大约三 年前，也是在这样一个会议上，我提出了合同起草的 50 招。本文在 那些招数的基础上， 结合一些新的工具和技能， 推出了下面这个新版 本, 但愿它们能帮助你起草无可挑剔的合同，让你的客户免受诉讼的 困扰。 These tips apply to writing all kinds of agreements: office leases, real estate contracts, sales agreements, employment contracts, equipment leases, prenuptial agreements. They even apply to stipulations and settlements in litigation, where you want an agreement so clear that it avoids future litigation. Wherever clarity and simplicity are important, these tips will guide you there. The Appendix provides a few sample forms to illustrate these tips. 这些招数适用于各种合同，比如，办公租赁合同、不动产合同、 买卖合同、劳动合同、设备 租赁合同、婚前协议。同样，如果你不想让你在诉讼中所起草的 和解条款与协议再起争议的话，也可以参考一下这些招数。另外，通 过了解这些招数， 你就会明白， 起草合同， 清晰、 简明是多么地重要。 本文的附录提供了一些简单的法律文书范本 ----- 这将有助于你理解 这些招数。 Before You Write the First Word 第一部分：在动笔之前 1. Ask your client to list the deal points. This can be in the form of a list, outline or narration. Doing this will help the client focus on the terms of the agreement. 1. 要求你的客户列出合同交易的要点，也可以说是合同的清单、 目录或概述。这一招首先帮助你的客户弄清合同的重点所在。 2. Engage your client in "what if" scenarios. A good contract will anticipate many possible factual situations and express the parties' understanding in case those facts arise. Talking to your client about this will generate many issues you may not otherwise consider. 2. 让你的客户提供一些假设可能发生的情况。好的合同不仅能够 预见到许多可能发生的情况， 而且还能清楚地描述出发生这些情况后 合同双方的立场。 和客户聊这些情况将有助于你发现一些你可能没有 考虑到的问题。 3. Ask your client for a similar contract. Frequently, clients have had similar transactions in the past or they have aess to contracts for similar transactions. 3. 请求你的客户提供类似的合同。通常情况下，客户都保留着过 去的交易记录或者是类似合同。 4. Search your office puter or the Inter for a similar form. Many times you can find a similar form on your puter. It may be one you prepared for another client or one you negotiated with another lawyer. Just remember to find and replace the old client's name. Starting with an existing form saves time and avoids the errors of typing. Here are some Web sites where you can find forms: / 4. 在办公室的电脑中或是在因特网上搜索类似的合同范本。通常 你会在你的电脑上找到你想要的东西， 这些类似的合同范本要么是你 给其他客户准备的， 要么是你和其他的律师共同协商起草的。 使用这 些旧合同可以为你节省时间和避免打印错误， 不过，用这些合同范本 时别忘了替换掉老客户的名字。 下面是些有关合同范本的网址， 供参 考： 5. Obtain forms in books or CD-ROM. Typical forms of contracts can be found in form books, such as West's Legal Forms (a nationwide set) and Florida Jur Forms, as well as in treatises and Florida Bar CLE publications. These can be used as the starting point for drafting the contract or as checklists of typical provisions and wording to include in the contract. Many treatises and form books now e with forms on disk or CD-ROM. 5. 从书中或者是光盘上获取合同范本。典型的合同范本在一些范 例书中都可能找到：比如 , 西方法律文书（全国版）佛罗里达州文书 期刊， 另外，在有些论文和佛罗里达州律师协会的法律继续教育出版 物中也可以找到一些。 起草合同时， 你可以把这些范本当做原始资料， 利用其中某些典型的条款和措词。 更为方便的是， 许多论文和书中的 合同范本都有电子文本储存在磁盘或光盘中。 6. Don't let your client sign a letter of intent without this wording. Sometimes clients are anxious to sign something to show good faith before the contract is prepared. A properly worded letter of intent is useful at such times. Just be sure that the letter of intent clearly states that it is not a contract, but that it is merely an outline of possible terms for discussion purposes. See Appendix C. 6. 如果没有特别申明， 不要让你的客户在意向书上签字。 有时候， 在合同未准备好之前，客户为了表示诚意，往往急于签署某些东西， 当然，在这种情况下，如果客户急于签署的是有特别申明的意向书， 这也是可以的，但一定要注明：本意向书并非合同，只是双方为了更 好地沟通协商， 而拟定的对未来条款的概述。 类似意向书的范例见附 录 C。 Writing that First Word 第二部分：开始起草合同 7. Start with a simple, generic contract form. The form in Appendix A is such a form. It provides a solid starting point for the structure of the contract. Like a house, a contract must have a good, solid foundation. 7. 从简单、 典型的合同入手。 附录 A就是一个简单、 典型的合同， 它提供了一个合同的基本支架。 像房子一样， 一个合同必须有一个牢 固的根基。 8. State the correct legal names of the parties in the first paragraph. As obvious as this is, it is one of the most mon problems in contracts. For individuals, include full first and last name, and middle initials if available, and other identifying information, if appropriate, such as Jr., M.D., etc. For corporations, check with the Secretary of State where incorporated. 8. 在合同的第一段要写清楚双方的名称。，这是个简单而又不得 不引起重视的问题。如果是个人，要写清姓和名 , 中间有大写字母和 其他身份信息的，也要注明，例如： jr.,M.D, 等等；如果是公司，为 避免弄错，写名称时可以到公司注册地的相应机构去核对一下。 9. Identify the parties by nicknames. Giving each party a nickname in the first paragraph will make the contract easier to read. For example, James W. Martin would be nicknamed "Martin." 9. 确定合同双方的别称（简称）。为便于阅读，一般要在合同的 第一段为双方弄一个别称，如：将詹姆士 . 马丁简写为 " 马丁 "。_写合 同需要注意的事项。 10. Be careful when using legal terms for nicknames. Do not use "Contractor" as a nickname unless that party is legally a contractor. Do not use "Agent" unless you intend for that party to be an agent, and if you do, then you better specify the scope of authority and other agency issues to avoid future disagreements. 10. 使用法定术语作为双方当事人的别称时， 要小心。除非一方当 事人在法定上就是承包人，否则不要将 " 承包人 " 作为其别称。同样， 除非你想让一方当事人成为法定上的代理人，否则不要称其为 " 代理 人" ，如果坚持要用，最好明确一下代理范围并找到其他可以避免将 来争执的方案。 11. Include a blank for the date in the first paragraph. Putting the date in the first paragraph makes it easy to find after the contract is signed. It also makes it easy to describe the contract in other documents in a precise way, such as the "December 20, 2000, Contract for Sale of Real Estate." 11. 在合同的第一段要为书写签约时间留下空格。 把签约时间放在 第一段，当合同签署后，你就能够很容易地找到它，而且，这样做还 可以给你在其他相关文件中准确地描述这个合同提供帮助，范例如： 不动产买卖合同，订立于 2000 年 12 月 20 日 12. Include to provide background. Recitals are the "whereas" clauses that precede the body of a contract. They provide a simple way to bring the contract's reader (party, judge or jury) up to speed on what the contract is about, who the parties are, why they are signing a contract, etc. The first paragraph in the body of the contract can incorporate the recitals by reference and state that they are true and correct. This will avoid a later argument as to whether or not the recitals are a legally binding part of the contract. 12. 书写引述语。 引述语是指那些放在合同主体前面的 " 鉴于 " 条款。 书写此类条款的目的是为了让读者 （通常指合同双方， 法官， 陪审团） 很快地了解到合同的主要内容是什么， 合同双方是谁， 以及他们为什 么签订合同，等等。当然，合同主体的第一段也可以加上引述语并陈 述其是真实准确的，如果这样做了，合同双方将来就不会争执：引述 语作为合同的一部分是否具有法律效力？ 13. Outline the contract by writing out and underlining paragraph headings in their logical order. The paragraphs should flow in logical, organized fashion. It is not necessary to write them all at once; you can write them as you think of them. Try to group related concepts in the same paragraphs or in adjacent paragraphs. For example, write an employment contract's initial paragraph headings like this: Recitals. Employment. Duties. Term. Compensation. 13. 按逻辑顺序列出合同段落的标题词 . 合同的段落是按一定的逻 辑顺序组织起来的， 当然， 你并不需要一下子列出所有段落的标题词， 想到多少就写多少， 不过，这些标题词要力求总结出每个段落或相关 段落的内容。 比如：撰写劳动合同时列出的标题词就像下面这些： 引 述语 聘用 职责 期限 赔偿 14. Complete each paragraph by writing the contract terms that apply to that paragraph. This is simple. You learned this in elementary school. Just explain in words what the parties agree to do or not do paragraph by paragraph. 14. 在撰写每一段时要注意内容集中，不要东拉西扯，是的，这很 简单，你可能上小学时就学过，但我还是要提醒你，要集中火力，一 段一段地分别说明合同双方同意做什么，不同意做什么。 15. keep a pad at hand to remember clauses to add. it is normal to think of additional clauses, wording and issues while writing a contract. jot these down on a pad_ 写合同需要注意的 事项。 as you write; they are easily forgotten. Also keep your client's outline and other forms in front of you as you write, and check off items as you write them. 15. 放一个便笺簿在手边， 以便记下需要添加的条款。 在书写合同 的同时，你可能随时会想到一些需要添加条款、措词和问题，要尽快 记在便笺簿上，因为他们太容易忘了。另外，你最好将客户列出的要 点和一些类似的合同范本也放在眼前，以便在书写过程中随时查对。 16. Repeat yourself only when repetition is necessary to improve clarity. Ambiguity is created by saying the same thing more than once; it is almost impossible to say it twice without creating ambiguity. Only if the concept is a difficult one should you write it in more than one way. In addition, if you use an example to clarify a difficult concept or formula, be sure that all possible meanings are considered and that the example is aurate and consistent with the concept as worded. 16. 除非是为了更清晰地说明问题， 否则不要在合同中重复陈述某 个内容。 将一个事实来回地说很容易让人模棱两可。 如果你将一个概 念重复地解释，那理解起来就更有困难。另外，如果你想通过一个例 子来阐明一个难以理解的概念或规则时， 一定要考虑到其所有的含义、 这个例子的准确性以及它和概念的相符性。 What to Watch Out for When Writing 第三部分：撰写时的注意事项 17. Title it "Contract." Do not leave this one to chance. If your client wants a contract, call it a contract. A judge now sitting on the federal bench once ruled that a document entitled "Proposal" was not a contract even though signed by both parties. The lesson learned is, "Say what you mean." If you intend the document to be a legally binding contract, use the word "Contract" in the title. 17. 标题上注明 "合同" 两字。 不要为碰运气而忽略这个。 如果你的 客户需要合同， 就要注明是合同。 一个仍在联邦法院里任职的法官就 曾经裁定：有双方签字，但标有 " 建议书 " 的文件并非合同。这给我们 的教训就是，你怎么想，就应该怎么说。如果你想让你的文件成为具 有法律效力的合同，就要在标题中注明 " 合同" 字样。 18. write in short sentences. short sentences are easier to understand than long ones._ 写合同需要注意的事项。 18. 写短句子，因为短句子比长句子让人更容易理解。 19. Write in active t 本文： 内容仅供参考