员工入（离）职流程及档案管理制度

员工入（离）职流程及档案管理制度

员工入（离）职流程及档案管理制度 一、 目的 为进一步规范员工入职、离职流程，加强对档案的日常管理，特制定本管理制度。‎ 二、 适用范围 本制度适用于深圳工厂全体员工。‎ 三、 入职管理 1、 面试入职流程 ‎ 9 / 9‎ 1、 员工入职来源主要分为：新员工入职、其他公司调入、员工再次入职。‎ 2、 根据各岗位的任职要求，人力资源部组织招聘面试，员工通过招聘面试环节后，由人力资源部正式通知员工入职。‎ 3、 审核权限 ‎1）人力资源总监：审核主管及高级技术人员以上的入职资料、薪酬及离职相关手续；‎ ‎2）人力资源主管：审核主管及高级技术人员以下的入职资料、薪酬及离职相关手续；‎ 4、 入职手续办理 ‎1）入职手续办理流程 ‎ 9 / 9‎ ‎2）各岗位职责 根据各岗位的职责不同，每个岗位办理完相关入职手续后，均需在《档案清单列表》上签字确认，并与入职资料一并流转到下一岗位，最终由考勤专员或薪酬专员归档留存。‎ ‎1）招聘专员 ①、员工入职当天由招聘专员将员工《应聘登记表》、个人简历、《面试记录表》整理后，填写《档案清单列表》，交由培训专员。‎ ②、主管及高级技术人员以上职位的《面试记录表》直接交由薪酬专员。‎ ③、负责保安及司机岗位的家访事宜，并完成承诺书。‎ ‎2）、培训专员 ①、按公司规定组织新员工入职培训，并安排安全教育、新员工入职培训考试；‎ ②、组织员工提交相关资料及表单填报，具体包括： ‎ l 社会保险办理单的填报一份 l 毕业证复印件一份 l 健康证复印件一份 l 第二代身份证复印件一份 l 资格证复印件一份（例如：会计证、驾驶证等）‎ l 协议签订一份（采购岗位）‎ l 彩色一寸照片3张 以上需留存复印件的，必须审核原件；‎ ③、通知后勤部安排食宿事宜，并递交彩色照片一张办理床位登记；‎ ④、带领新员工到用人部门报到，并让用人部门签字确认。‎ ‎3）员工关系专员 ①、组织员工签订劳动合同，并最迟于员工入职第二天将双方签字盖章生效的劳动合同的一份反馈于员工，并要求员工做签收，另一份计入档案公司存档，签订要求如下：‎ l 每位员工必须于入职当天签订劳动合同，劳动合同一式两份；‎ l 合同签订日期为入职当天 l 合同签订期限为三年，包括三个月试用期；‎ ‎ 9 / 9‎ l 合同签订部门为实际用人部门，签订岗位为员工，合同履行地为深圳；‎ l 合同签订薪酬发放日为每月25日；‎ l 合同签订工资为员工试用期工资标准；‎ l 合同签订工作时间为A、标准工时制 l 合同签订字迹清晰，不能涂改；‎ l 员工在签名后需加盖手印；‎ l 员工劳动合同签收表必须附在合同上存档；‎ ②、将劳动合同签订信息录入人事系统，建立合同签订台账；‎ ③、根据员工填报的《社会保险办理单》，建立社会保险办理台账。‎ ‎4）考勤专员 ①、员工入职三日内将员工基本信息录入人事系统，建立员工基础档案；‎ ②、员工入职当天采集员工指纹信息，建立考勤指纹档案；‎ ③、员工入职当天办理员工厂牌；‎ ④、员工入职一周内收集整理员工档案，在归档前根据《档案清单列表》进行复查，入职所需手续是否齐全，并编号归档；（不包括主管及高级技术人员以上的人事档案）‎ ‎5）薪酬专员 ①、员工入职三日内根据《面试记录表》登记员工试用期及转正工资标准，建立员工工资台账；‎ ②、员工入职一周内收集整理主管及高级技术人员以上档案，在归档前根据《档案清单列表》进行复查，入职所需手续是否齐全，并编号归档；‎ ‎6）人力资源主管 ①、审核员工薪酬标准；（主管及高级技术人员以上的由人力资源总监直接审批）‎ ②、点检入职资料。‎ 二、 离职管理 1、 离职流程 ‎ 9 / 9‎ ‎1）员工离职类型分为：正常离职、即辞即走、终止劳动合同、辞退/开除、自离 ①、正常离职是指：试用期员工提前7天提交书面离职申请单，转正员工提前30天提交书面离职申请单，离职日到期后按正常流程办理离职手续的；‎ ②、即辞即走是指：员工没有按公司规定时间提前提交书面离职申请，而需立即办理离职手续离厂的；（此类离职，需要在结算离职工资时按工资总额20%扣除急辞工补偿金，并在离职申请单上签字确认）‎ ③、终止劳动合同离职是指：合同期满，或双方达成一致终止办理离职手续的；‎ ④、辞退/开除离职是指：员工严重违反公司规章制度或员工行为触犯法律法规的；‎ ⑤、自离是指：在员工没有办理任何离职手续的情况下，擅自不到岗工作，无故旷工连续3天以上（含3）的，自离人员无任何工资结算；‎ 1、 离职手续办理 ‎ 9 / 9‎ ‎1）员工离职，均需要填报<离职申请单>和<工作交接清单>，此表应在各部门文员处领取；以上①-④类离职，全程由员工自行办理手续，⑤类员工自离的，由部门文员代为填报办理；‎ ‎2）离职申请单 ①、员工申请离职时，根据离职不同类型及时间要求，将《离职表》上半联<离职申请单>填写完整，并在部门内部完成离职审批流程后，将整张《离职表》表交由部门文员保管；‎ ②、部门文员在收到《离职表》后，将上半联<离职申请单>分拆后，于两天内交人力资源部薪酬专员备案；‎ ③、薪酬专员于收到<离职申请单>当天，在人事系统中做离职登记，每周四在人事系统中确认到期离职人员。‎ ‎3）工作交接清单 ①、公司规定员工离职手续于每周五早上8:00—10:00办理，因此员工离职到期后，部门文员将到期人员的<工作交接清单>交于员工本人，由员工本人到各部门完成工作交接事宜；‎ ②、工作交接清单，根据岗位不同，具体涉及部门如下：‎ l 本部门内部交接 l 后勤部 l 人力资源部 l 财务部 l 信息管理部 说明：以上部门第1-3个部门为所有员工必须交接部门，第4-5个部门一般情况是月薪员工或公司规定的其他岗位需离职时交接的部门。‎ ③、员工按以上流程办理签批完<工作交接清单>后，将此单交人力资源部考勤专员备案，由考勤专员交于薪酬专员结算工资；‎ ‎4）员工离厂 ①、员工在办理完以上离职手续后，在考勤专员处，开具《放行条》，放行条一式三联，一联留底备案、另外两联保安签字确认后，一联交保安备案，另一联在结算离职工资时，交薪酬专员核查是否离厂；‎ ②、周五中午13:30前搬离宿舍，离开工厂。‎ ‎5）终止劳动关系协议 ‎①、每位员工离职时，需要附上《终止劳动关系协议》；‎ ‎②、此协议一式两联，由薪酬专员填写盖章，并在发放离职员工工资时，由员工签字生效，正本联交于员工自行保存，存档联由公司存档保存；‎ ‎ 9 / 9‎ ‎③、自离员工也需要附上此协议存档，只是员工签字处可空白，员工联暂由公司保管。‎ ‎6）离职工资结算 ‎①、薪酬专员在收到<工作交接清单>后，将已有的<离职申请单>合并备案；‎ ‎②、根据员工出勤及工作移交情况，核算员工离职工资；‎ ‎③、当月20日（含20日）以后离职的，上月工资将在25日与在职员工一并结算发放；‎ ‎④、每周五下午14:30-15:30，在厂门口保安室以现金或转账的形式发放工离职工资，员工凭厂牌领取，同时薪酬专员收回员工厂牌销毁。‎ ‎3、离职档案 ‎1）离职资料由薪酬专员统一整理，员工离职后，必须将离职资料进行点检整理，具体资料如下：‎ l 离职申请单 l 离职交接清单 l 终止劳动关系协议 l 放行条 l 其他交接单（如电脑设备交接单、部门内部工作交接附件）‎ ‎2）员工离职三日内，薪酬专员将员工离职资料交由人事档案归档人，归档人复查后由归档人和人力资源主管签字确认，完善《档案清单列表》，将离职资料归入人事档案袋中，并将离职档案，从在职档案中抽出，归入离职档案柜存放；‎ ‎3）离职档案按月归类，每月离职的人打包归档，并在封面粘贴当月离职人员清单，以便之后的销毁。‎ 一、 人事档案管理 1、 归档 ‎1）员工入职后三日内必须办理完所有入职手续，特殊情况未能按时完成的，需由档案归档岗位提报于人力资源主管，由人力资源主管跟进处理；‎ ‎2）归档权限 档案根据岗位的不同由考勤专员或薪酬专员负责统一装入专用档案袋内，编号归档；‎ 薪酬专员：主管及高级技术人员以上档案的归档管理；‎ 考勤专员：主管及高级技术人员以下档案的归档管理；‎ ‎3）归档资料 原则上根据《档案清单列表》的内容进行归档，具体有以下资料：‎ l 应聘登记表 l 个人简历 ‎ 9 / 9‎ l 面试记录表 l 培训考勤记录：新员工入职考勤、安全考试 l 社会保险办理单的填报 l 毕业证复印件 l 健康证复印件 l 第二代身份证复印件 l 资格证复印件（例如：会计证、驾驶证等）‎ l 协议签订（采购岗位）、承诺书（保安、司机）‎ l 彩色一寸招聘2张 l 培训考试记录 l 劳动合同及签收条 l 档案清单列表 以下离职人员档案，需增加存档资料：‎ l 离职申请单 l 工作交接清单 l 终止劳动关系协议 l 其他交接单（如电脑设备交接单、部门内部工作交接附件）‎ 1、 保管 ‎1）在职人事档案为永久保存档案，对于已离职的人员档案在员工离职2年后方可销毁；‎ ‎2）在职人事档案编号后必须按序号由小到大排列归入在职档案柜；‎ ‎3）离职人事档案按月分类归入离职档案柜；‎ ‎3）档案柜必须有明显标识本柜存放档案在职及编号区间、离职或离职年月；‎ ‎4）人事档案及档案柜钥匙必须由公司制定指定岗位人员统一保管，保管人员应保证档案的安全性、保密性，不得私自涂改、借阅、变更或销毁；‎ 2、 盘点 ‎1）人事档案每季度进行一次盘点，由人力资源部全体员工参与盘点；‎ ‎2）盘点时间原则上为季度的最后一周内，具体时间由人力资源主管视情况而定；‎ ‎3）盘点要素：‎ ‎①、根据在职花名册，清理档案数量；‎ ‎②、当季入职的人员档案，必须抽出复查档案完整性，如有缺失汇总台账，并于一周内跟踪完善；‎ ‎ 9 / 9‎ ‎③、清理离职档案数量，对于超过2年的离职档案，装箱打包存放在待销毁区。；‎ 1、 借阅 ‎ 1）人事档案的借阅必须因工作需要方才可以借阅，不能因私人或个人原因借阅；‎ ‎ 2）借阅审批权限 ‎ 主管及高级技术人员以上的档案必须由人力资源总监审批后方可借阅；‎ ‎ 主管及高级技术人员以下的档案必须由人力资源主管审批后方可借阅；‎ ‎3）档案借阅分为两类：‎ ‎①、短时间查阅，不离开档案保管人，需由以上审批人口头同意方可；‎ ‎②、需借出档案使用，由档案管理人如实填报《人事档案借还登记表》，并由借出人签字，由人力资源主管签字确认方可借出，原则上借出档案期限为2天内必须归还，如特殊情况需要超期借阅，必须备注说明，批准后可以超期；‎ ‎4）《人事档案借还登记表》由档案管理人保管，建立台账，每笔借出档案应逾期跟踪追回，如超期未归，应通知人力资源主管，并要求借出人应重新完善借出手续；‎ ‎5）档案一经借出，档案归还时，档案管理人必须与借出人当面重新点检人事档案资料，确认是否完整归还，如有遗失应立即上报人力资源部主管。‎ 一、 生效及解释 本管理制度从2013年7月10日起生效，最终解释权归人力资源部所有。‎ 编制：倪雪 审核： 郑莉莎 惠万明 批准：柳梅 ‎ 9 / 9‎