企业档案管理制度汇编

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企业档案管理制度汇编 档案管理制度 一、总则 ‎1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。‎ ‎2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。‎ ‎3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。‎ 二、文件材料的收集管理 ‎1、公司指定专人负责文件材料的管理。‎ ‎2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审 阅后归档。‎ ‎3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。‎ 三、归档范围 ‎1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。‎ ‎2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。‎ ‎3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。‎ ‎4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。‎ ‎5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。‎ ‎6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。‎ 四、归档要求 ‎1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。‎ ‎2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。‎ ‎3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。‎ ‎4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。‎ ‎5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。‎ ‎6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。‎ 五、档案管理人员职责 ‎1、按照 有关规定做好 文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。‎ ‎2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。‎ ‎3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。‎ 六、档案的利用 ‎1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。‎ ‎2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。‎ ‎3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。‎ ‎4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。‎ ‎5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。‎ ‎6、不准转借，必须专人专用。‎ ‎7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。‎ 七、本制度即日起开始执行。‎ XX档案管理制度 ‎1目的 为加强公司xx档案管理，充分利用xx资源，发挥xx档案为xx工作服务的作用，使会xx案管理更加标准化、规范化、科学化，根据xx的规定，结合本公司的实际情况，特制订本制度。‎ ‎2 范围 本制度规定了xx档案保管、借阅、移交、保管年限及销毁等管理要求。‎ 本制度适用xx公司xx档案的管理。‎ ‎3 职责 ‎3.1 xx负责人负责xx档案保管的定期检查、监督，指定兼职档案管理人员整理、保管各种xx档案，并负责借阅档案的审批，保证xx档案的准确、安全、完整。‎ ‎3.2 档案管理人员按照xx档案的整理要求，负责定期整理各种xx资料，装订成册,统一编号，并移送档案室统一保管。‎ ‎3.3 档案管理人员要严格遵守档案保密制度，对档案的安全、完整负责。‎ ‎3.4 xx负责对xx档案的管理进行不定期的检查。‎ ‎3.5 xx负责对本制度的执行监督，并负责到期档案销毁的审查。‎ ‎4 xx档案的范围 xx档案包括：xx x xx xx ‎5 xx档案资料的整理 用纸、封皮、装订规格应尽量统一，以便于保管。‎ ‎6 xx档案的保管 ‎6.4 xx档案的存放应做到：防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防霉变、防高温。不允许随便堆放，保证xx档案完整无损。‎ ‎9 xx档案查阅、借阅及批准权限 ‎9.1 本公司内部人员借阅xx档案。经部门领导批准后，可直接到档案室借阅，档案保管人员应及时提供。‎ ‎9.2内部各公司，各部门因工作需要查阅会计档案时，必须经本公司或部门领导批准证明，xx负责人批准，方能查阅。‎ ‎9.3 外单位人员因公需要查阅xx档案时，应持有单位介绍信、查阅人身份证件，经xx负责人批准，报xx批准，方能由档案管理人员接待查阅。同时，档案管理人员应详细登记查阅人的工作单位、查阅日期、xx档案名称及查阅理由。‎ ‎9.4 xx档案一般不得带出室外。如有特殊情况，需要带出室外复制或借出本公司的xx档案，必须办理借出手续，经xx负责人、xx批准，同时在《xx档案借阅登记簿》上进行登记，注明借阅用途、归还时间。‎ ‎9.5查阅或借阅xx档案的人员不得在会计档案上涂画、拆封、抽换。‎ ‎10 xx档案的销毁 ‎10.1 xx档案保管期满需要销毁时，由xx档案管理人员提出销毁意见，编制《xx档案销毁清册》，列明销毁xx档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。‎ ‎10.2 销毁会计档案前，应当由xx中心和xx中心共同对应销毁的会计档案进行鉴定，报xx审批后，由xx、xx派人监销，销毁后需在销毁清册上签名或盖章，并将销毁情况报告xx。‎ ‎11 处罚 未按本制度规定充分履行xx档案管理职责的，给予 xx的处罚，造成经济损失的追究经济责任。‎ ‎12 附则 ‎12.1 本制度由xx起草。‎ ‎12.2 本制度经xxx批准发布。‎ ‎12.3 本制度自下发之日起实施。‎ 档案工作岗位责任制 一、 分管档案工作的局领导职责 ‎1、 组织全局性的宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。‎ ‎2、 加强对局档案工作的领导，将档案工作纳入局的整体发展计划，列入局议事日程，督促分管部门按上级和局档案部门要求做好应做的工作。‎ ‎3、 关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条 件，使档案工作与局各项工作协调发展。‎ 二、 局档案员职责 ‎1、贯彻实施《档案法》、《XX省档案条例》等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。‎ ‎2、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。‎ ‎3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。‎ ‎4、负责管理全局各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。‎ ‎5、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。‎ ‎6、按规定向档案馆移交应进馆的档案。‎ 三、 分管档案工作的各处(室)领导职责 ‎1、 配备具有较好政治业务素质的专(兼)职档案人员，并保持相对稳定。‎ ‎2、 将档案工作纳入本单位的议事日程(每半年研究一次档案工作)，帮助专(兼)职档案人员解决工作中的实际困难。‎ ‎3、 组织本单位人员学习档案法规，执行局档案工作的规章制度。‎ ‎4、 疏通渠道，严格制度，督促有关人员注意平时各类文件材料的形成积累，积极配合专(兼)职档案人员的归档工作 。‎ ‎5、 协同档案室监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。‎ ‎6、 负责检查本单位专(兼)职档案人员履行档案岗位职责情况。‎ 四、 各处、室专(兼)职档案人员职责 ‎1、 坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。‎ ‎2、 负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。‎ ‎3、 归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。‎ ‎4、 保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。‎ ‎5、 主动接收局档案员的业务指导和督促检查，按规定时间向 档案室移交。‎ ‎6、 积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。‎ ‎7、 按档案室要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。‎ ‎8、 按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。‎ 文件、材料收集归档制度 一、收集归档范围 本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。‎ ‎(一)本级文件 ‎1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。‎ ‎2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。‎ ‎3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。‎ ‎4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。‎ ‎5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。‎ ‎6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。‎ ‎7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。‎ ‎8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。‎ ‎9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。10、电报、重要电话记录、机关工作日记。‎ ‎11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。‎ ‎12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。‎ ‎13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。‎ ‎14、已故人员资料。‎ ‎15、重要的人民来信及处理材料。‎ ‎16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。‎ ‎17、本机关(包括上报和下批)干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。‎ ‎(二)上级文件材料 ‎1、上级(包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、工作组，下同)有关本机关、本地区工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。‎ ‎2、各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本机关、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。‎ ‎3、上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。‎ ‎4、上级报刊刊载有关本机关、本地区情况的文章。‎ ‎(三)同级文件材料 ‎1、有关单位与本机关联合召开会议，共同进行工作，协作查处案件或问题共同署名的文件材料。‎ ‎2、有关单位与本机关签订的合同、合约、协议。‎ ‎3、有关单位与本机关涉及比较重要的工作或问题的来往文书。‎ ‎4、有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。(四)下级文件材料 ‎1、年季度工作总结、重要的专题工作总结。‎ ‎2、重要的调查报告、检查报告、典型材料，比较重要的工作经验、重要的请示、法规性的备案文件。‎ ‎3、重要的名册、登记表。‎ ‎4、大事记、基本情况汇编、基础数字汇编。‎ 二、归档份数 文书档案一式两份，其中正文和签发稿各一份作存档用，一份作文件汇编用。‎ 三、归档时间和方法 ‎(一)凡经过打字室打印的文件，打印好后由打字员收集，交文书档案员归档。‎ ‎(二)凡各部门发出的文件，由各部门办公室的有关人员收集，交由综合档案室归档。‎ ‎(三)一项工作已完成时(包括一项已完成或一个会议已结束，一个问题已解决，一件案件已处理等)，由各部门办公室的有关人员，将进行该项工作形成的全部文件材料，系统整理后送交综合档案室归档。‎ ‎(四)外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时交由文书档案员归档。‎ ‎(五)年度工作总结、各种年报、党员、干部名册，应于翌年一月底前交文书档案归档。‎ ‎(六)每年的二月底前进行一次全面、彻底的归档，各部门要把上一年应归档而未归档的全部文件材料移交综合档案室归档。‎ 四、归档要求 ‎(一)应归档的文件、材料应由各办线资料员收集全齐。‎ ‎(二)正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。‎ ‎(三)归档文件材料注意：检查应盖公章是否盖了，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。‎ ‎(四)归档的文件材料应是原稿原件，不得用复制件。‎ ‎(五)归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。‎ ‎(六)凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。‎ 档案鉴定制度 ‎1、档案鉴定工作，是甄别和判定档案的价值，并据以确定档案‏“‏存毁”的工作。‎ ‎2、档案鉴定工作，是一项科学性很强的工作，必须坚持全面观点、坚持历史观点、坚持发展观点。‎ ‎3、档案鉴定，必须按照党和国家制定的鉴定工作原则和鉴定标准进行。‎ ‎4、档案鉴定工作，必须有组织、有领导地进行，一般应有领导、专业人员和有关单位代表参加的鉴定小组负责进行。‎ ‎5、凡是经过认真的鉴定，判定为保存或销毁的档案，必须按照规定的程序，办好鉴定手续。‎ ‎6、档案鉴定工作，是一项决定档案命运的工作，档案工作人员必须严肃、慎重地对待鉴定工作，严格遵守档案鉴定工作制度。‎ 档案借阅管理制度 为了加强本单位档案管理，搞好各门类档案的提供利用工作，特制定以下制度：‎ ‎1、本单位各部门借阅档案，必须按照单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。‎ ‎2、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经单位有关部门领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。‎ ‎3、机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。‎ ‎4、查阅各门类档案应在阅览室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的，需经部门负责人 批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。‎ ‎5、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。‎ ‎6、凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。‎ 档案保密管理制度 一、档案是国家的宝贵财富，企业各门类档案本身具有机要性质，因此，档案部门和工作人员，必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密十条原则，确保档案的安全。‎ 二、凡是利用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动用。‎ 三、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。‎ 四、利用绝密、机密档案以及引进技术资料、科研成果、发明创造、专利、新产品、新工艺等技术文件材料，须严格履行审批手续，未经批准的，严禁提供利用。‎ 五、外单位查阅档案，需持介绍信经公司领导和主管部门批准。复制档案和外供图纸和技术文件，统一由公司档案信息中心严格按照审批手续提供，任何单位和个人一律无权外供。对于擅自向外转借、提供图纸资料和技术文件等档案材料者，必须追查责任，对于严重损害国家和我公司利益者，要依法追查刑事责任。‎ 六、停产或已生产完毕的产品图纸和技术文件材料以及其他经鉴定审批拟销毁的档案资料，统一按公司下文件由公司档案信息中心组织回收，统一销毁，其他任何单位和个人一律无权处理或自行销毁。‎ 七、发现有关泄密事件，应立即报告，及时追查。‎ 八、不允许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。‎ 九、不允许将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友，出入公共场所。‎ 十、单位领导和保密小组要定期检查保密工作，总结经验，堵塞漏洞严防失密、泄密发生。‎ 档案复制制度 ‎1、本单位工因工作需要复制一般文件材料时要经档案室审批;本单位工复制本职工作范围以外的档案，需经有关业务部门负责人同意;复制机密档案材料(局会议记录等)须经局档案员和分管档案工作的局领导审批后方可复制。‎ ‎2、外单位一般不予复制，确因工作需要应持单位介绍信，经档案员同意方可复制。‎ ‎3、 复制后要及时进行登记。‎ 档案统计制度 ‎1、档案统计工作是以档案工作中大量的现象为对象，以表格、数字的形式揭示档案和档案工作中诸现象的现状、发展过程及其一般规律性的工作。‎ ‎2、统计作用。档案统计工作，为制定档案工作的方针、政策，编制档案事业发展规划，开展档案科学研究，进行定性分析与定量分析，提供科学的依据。‎ ‎3、统计内容。对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况，以及档案的构成、利用、机构和人员等情况的基本统计和其他专门统计。‎ ‎4、统计任务。对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析、提供资料，实行统计监督。‎ ‎5、统计对象。对档案实体及其管理状况的统计和档案事业的组 织与管理现状的统计。‎ ‎6、统计方法。档案统计工作，必须把零星的个别的原始资料，进行综合整理，使之成为能反映整体现象的资料，再进行分析和研究，总结出典型性的经验教训，以提高档案的科学管理水平。‎ ‎7、按期统计。平时必须积极收集资料，做好单项的统计;半年必须做好各项工作的初步统计;年终必须进行全面的系统的统计。‎ ‎8、专人统计。配备统计人员，熟悉统计业务;掌握统计资料，数字统计连贯;准确统计数字，按时统计上报。‎ 档案库房管理制度 ‎1、档案保管工作，是采用一定的技术设备、措施和方法，对档案实行科学保管和保护，防治档案损毁，延长档案寿命，维护档案安全。‎ ‎2、按专业类项进行保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保护管理。‎ ‎3、坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案‏“‏十防”(即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防 泄密)工作，确保档案完整安全。‎ ‎4、加强库房基础设施建设，逐步购置先进设备，改善库房管理条件;引用先进科学技术，实行科学管理。‎ ‎5、库房要保持温度在摄氏14-24°C，相对湿度在45-60%之内;保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。‎ ‎6、库房管理人员要做到天天打扫卫生，每天上下班各检查一次温湿度，每月清理二次档案柜卫生，发现有字迹褪变和纸张破损的案卷，及时进行抢救。‎ ‎7、接交进馆的档案，要认真清点，履行签字接交手续;档案外借，要认真清点，履行批准手续，并保证按期归还;非工作人员不得进库房，以防意外;在库房里不准吸烟。‎ 档案销毁制度 ‎1、档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。‎ ‎2、档案销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准，严格进行鉴定。‎ ‎3、经过鉴定确需销毁的档案，必须写出销毁档案内容分析报告，列出档案销毁清册。‎ ‎4、档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续。‎ ‎5、批准销毁的档案，应及时送造纸厂化为纸浆或焚毁，且要有两人鉴销;销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明某曰已销毁并签名盖章。‎ ‎6、档案的销毁，必须在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》和《案卷目录登记簿》上注明‏“‏已销毁”。‎