文件记录控制程序

文件记录控制程序

‎ 质量管理体系程序文件 ‎ ‎ ‎ ‎ ‎/QP-S8-1（B/1）‎ 文件与记录控制程序 ‎-12-02修订 -12-05 实施 ‎ 发布 ‎《文件与记录控制程序》（B/1） 第 5 页 ‎ 质量管理体系程序文件 程序文件 ‎/QPS8-1（B/1）‎ 编制：XXX 文件与记录控制程序 审核：XXX 批准：XXX 年12月05日生效 第1页 共5页 ‎1.目的 ‎ 对质量管理体系文件进行控制，确保在使用场所均能得到适用、有效的文件版本。加强对记录的控 制，以提供符合要求和有效运行的证据。‎ ‎2.适用的范围 适用于本公司对质量管理体系所使用的文件和记录的控制。‎ ‎3.职责 ‎3.1XXX是本程序的编制、修改并实施归口管理的部门；并负责技术文件的管理。‎ ‎3.2各部门配合并实施。‎ ‎4.工作程序 ‎4.1文件概念 文件是指信息及其承载媒体。媒体的形式可以是纸张、计算机磁盘、光盘、照片、标准样品或其他电 子媒体及其组合等。质量管理体系文件的目的是沟通意图、统一行动。‎ ‎ 标准、法规、指南等 ‎ ‎ ‎ ‎ 一级文件 程序文件 ‎ 公司总经理负责批准 《质量手册》； （包括质量方针和目标）‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ 二级文件 管理性作业文件 ‎ 总经理负责审核《质量手 （见程序文件目录） ‎ ‎ 册》；批准《程序文件》； ‎ ‎ 三级文件 ‎ 记录、表格 ‎ 属于三级文件和记录的由职能 ‎ ‎ 部门编制、审核、批准。 四层质量记录 ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎4.2 文件控制 ‎ 文件控制，指对质量管理体系文件的编写、评审、批准、发放、使用、检索、访问、更改、再 批准和标识、回收、作废等全过程活动的管理。‎ 本公司管理体系文件控制的主要内容如下：‎ ‎《文件与记录控制程序》（B/1） 第 5 页 ‎ 质量管理体系程序文件 ‎4.2.1文件发布前，应得到其适宜性和充分性的批准,批准权限见下表 区 分 制 定 审 核 批 准 质量手册 公司级管理团队 公司级管理团队 总经理 流程性文件 各过程责任者 公司级管理团队 总经理 规范/指导性文件 责任人员 文件编写人员直接上司 ‎4.2.2在文件实施中，由于各种原因发生变化时（例如公司的组织结构、产品范围、工作流程和适 用法律法规发生变化时），应对文件原文进行评审，确定是否需要更改。本公司的管理体系文件在每 年最少评审一次，由各过程责任者牵头，各职能部门对所管理的文件进行评 审。如果需要更改，应报公司相关的责任人对更改后的文件进行再批准。‎ ‎4.2.3识别所有文件的修订状态。文件修订的方法分为划线式修改（在文件原文上划线修改，在旁 边写好修订后的内容）换页和换版三种。修订由公司统一组织，修改申请人填写《文件更改 申请单》，经相关责任人审核，总经理批准后，由对受控文件统一修改，修改后的文件 需要再次按照4.3.2.1的规定批准。‎ ‎4.2.4文件的版本用大写英文字母“A、B、C，……”表示；若文件只作小部分修改时，可填写《修 订记录》作划线式修改或者换页修改（如果划线式修改超过三分之一需要换版发布），发行时为0次 ‎（即：A/0版），第一次修改为1次（即：A/1版），依此类推，当修改超过8次时，无论修改多少，‎ 均要换版发布。‎ ‎4.2.5各部门所持有的文件要编制的《受控文件一览表》，即把所使用文件的最新有效版本文件（含 外来文件，法律法规等）写入清单中。‎ ‎4.2.6要确保在各使用场所都能得到适用文件的有效版本并标识，填写分发号（包括外来文件）。‎ 撤出过期、作废的文件，填写《文件/记录销毁记录表》经技术副总批准后销毁，如需保留，需经 技术副总批准，并盖“作废文件”印章和“保留文件”字样的标识。‎ ‎4.2.7受控文件均进行编号，并填写在《受控文件一览表》中。受控文件在发放时，收文部门应在 ‎《文件分发表》中签名确认收到。‎ ‎4.2.8文件应保持清晰、可辨，易于识别。质量管理体系文件应单独存放，以保持受控状态。‎ ‎4.2.9受控文件为内部使用的有效版本文件，也是向认证机构报送的文件。受控文件再修改时应统 一跟踪更改，不可遗漏。持有受控文件的员工在工作调动或调离本公司时，应将文件交回本单位（部 门）。非受控文件可用于投标和向咨询单位报送,非受控文件不再跟踪修改。‎ ‎4.2.10收集与产品和服务有关的外来文件。凡不是本公司编制的使用文件，均属外来文件，包括 从书店购买的、上级发文、国家或地方政府、协会发文等。应使用外来文件的最新有效版本文件，列 入受控文件清单中。要控制外来文件的发放（发放范围经技术副总审批）。‎ ‎4.2.11质量手册应至少包括以下内容：‎ ‎ a)质量管理体系的范围，包括任何删减的细节和正当的理由；‎ ‎ b)为质量管理体系建立的形成文件的过程或对其引用；‎ ‎ c)组织的过程及其顺序和相互作用（输入和输出），包括任何外包过程控制的类型和程度；‎ ‎《文件与记录控制程序》（B/1） 第 5 页 ‎ 质量管理体系程序文件 ‎ d)一个显示组织质量管理体系内哪些地方满足了顾客特定要求的文件（即：矩阵）。‎ 注：可采用一个显示组织过程如何满足本汽车QMS标准要求的矩阵来辅助在组织过程与本汽车QMS 标准之间建立联系。‎ ‎4.3.文件编号规则 ‎4.3.1记录表格编号规则如下：‎ XXXX / XX - XX - XX 公司代码 - 类别代码 - 所属部门代码 - 流水号 如：XFYJ/QR-HR-001、XFYJ/QR-QC-001‎ ‎4.3.2规范/指导性文件编号规则如下：‎ ‎ XXXX /XX - XX 公司代码 - 部门代码 - 流水号 如：XFYJ-HR-001、BYT-HR-002‎ ‎4.3.2质量手册编号规则如下：‎ XXXX / XX - XXXX 公司代码/类别代码 –年号 如：XFYJ/QM/-2017‎ 程序文件编号规则如下：‎ XXX / XX - XXX - X 公司代码 - 类别代码 –过程编号-流水号 如：/QP-S7-1‎ ‎4.3.3类别代码:‎ 一级文件/质量手册: 类别代码为QM 二级文件/流程性文件: 类别代码为QP 三级文件/规范指导文件: 类别代码： 无 ‎ 四级文件/表单文件: 类别代码为QR 外来文件： 类别代码为WL ‎4.3.4部门代码如下：‎ ‎4.3.5若属外来文件应优先使用其原编号，无原编号的外来文件，按以上编号原则再编文件编号。‎ ‎4.3.4保留受控文件的正本,各部门使用受控文件的副本,文件发放时应在正面明显位置加盖 ‎“受控”章,非受控文件加改“仅供参考”印章，所有的受控文件不可以随意复制与外发。‎ ‎4.3.5负责定期(每年一次)向市相关部门查询有关外来标准的变更情况，以确保使用最新版本 的外来标准。‎ ‎4.4 外来文件的管理 ‎《文件与记录控制程序》（B/1） 第 5 页 ‎ 质量管理体系程序文件 ‎4.4.1外来产品标准、技术规范等技术文件由门进行识别、确认（有效版本），建立外来《受 控文件清单》，控制其分发。‎ ‎4.4.2对顾客提供的工程标准／规范及其更改，门应在5个工作日内完成评审。若存在更改应 征得顾客同意后及时分发、实施，并保存每项更改在生产中实施日期的记录。当顾客工程规范在设计 文件中被引用或影响PPAP文件时，需对相应的PPAP文件（控制计划，FMEA等）及时更新。当顾客 需要时，更改后的控制计划、FMEA等应提交顾客重新评审与批准。‎ ‎4.4.3设备采购附带的各种说明书、资质证书、清单、规程规范资料应由制造部门设备验收时进 行登记、存档，经制造部门允许方可由使用部门存档。‎ ‎4.4.4外部单位来文（包括公文、传真、来信等），办公室进行分类、登记，通知相关部门进行领取、‎ 签收。办公室应控制外来文件的分发，防止失效或作废文件的非预期使用。‎ ‎4.5电子文件的管理 ‎ 对公司使用的电子文件，应将文件建立且保存在电脑的非系统盘中，设置专门文件夹，并注明存放 的电子文件类别。将文件设置成“只读”或转换为PDF版本，以防止文件的修改和文件的丢失、损毁。‎ ‎ 对于公司使用的管理文件、通知通报，可以PDF格式发布在公司局域网上以方便各部门浏览。‎ ‎4.6记录控制 ‎4.6.1 记录概念 ‎----记录指阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。记录是一种特殊的文件。‎ ‎----记录的作用，可提供产品、过程符合要求的证据和质量环境职业健康安全管理体系有效运行的证 据，还可为采取纠正和预防措施以及为保持和改进质量环境职业健康安全管理体系提供信息。‎ ‎4.6.2 记录的控制内容 本公司对记录规定要控制标识、储存、保护、检索、保存期限和处置等主要内容。‎ ‎----标识：单个记录可用编号作标识，记录的储存袋（盒、夹）可用标准章节号、程序文件顺序号或 表格的编号作标识，以便于检索、快速查找。‎ ‎----储存：记录的储存环境条件要确保防潮、防腐、防鼠啃等，以确保记录在储存期间不丢失、不损 坏、不变质。为便于查找，按程序文件名称设置记录的袋（盒、夹）标识。‎ ‎----保护：当年的记录由本部门保管，跨年度的记录由公司建档保管，专业性记录平时可由相 关人员分散保管，审核时或归档时交由文件员统一保管。记录应与其他质量环境职业健康安全管理体 系文件一起存放在专门部位，保持受控状态。‎ ‎----检索：为便于检索和快速查找，各单位应建立相关记录表格清单，建立公司总的记录表格 清单。在日常保存记录的袋（盒 、夹）内建立记录目录，随时把已填写过的记录名称填入记录目录 中，以便于随时查找。在合同条件下，顾客如果需要查阅有关记录，应经技术副总批准，并履行借 阅手续，阅后及时收回。‎ ‎----保存期：一般的质量管理体系运行记录保存3年，产品特点、法规要求及合同要求另定保存期，‎ 施工工程质量及验收记录应长期保存。‎ ‎----处置：对过期、作废的记录归档要经公司主管领导批准、实施监督销毁。销毁记录的清单应存档。‎ ‎----填写记录应完整，保持清晰可辨，不准用铅笔填写记录。记录不准擅自涂改。如确需修改记录的 ‎《文件与记录控制程序》（B/1） 第 5 页 ‎ 质量管理体系程序文件 内容时，应经技术副总批准。‎ ‎4.7文件保密 公司文件资料按保密程度分为绝密文件、机密文件、普通文件、公开性文件、宣传资料。公司各部门 按照不同的保密等级对文件实施管控防止泄密。‎ ‎4.7.1绝密文件：指最重要的公司秘密，一旦泄露会使公司权益受到重大损害的文件资料。通常情况 下包括以下几类：‎ ‎---财务分析报告；‎ ‎---对高层管理者的考核报告；‎ ‎---对工资分配方案及所属文件； ‎ ‎---涉及项目成本、利润的报告或论证材料；‎ ‎---公司尚未实施或正在实施的经营战略决策、公司项目技术的核心资料；‎ ‎---公司其它认为应列入绝密范畴内的文件资料。 ‎ ‎4.7.2机密文件：指重要的公司文件，一旦泄露会使公司权益受到损害的文件资料。通常情况下包括 以下几类：‎ ‎---公司注册及相关文件；‎ ‎---技术资料、工程设计的重要图纸；‎ ‎---立项报告、业务进度分析报告；‎ ‎---涉及公司尚未公开或不宜公开情报的来往文书，以及合同、协议文本； ‎ ‎---公司其它认为应列入机密范畴内的文件材料。‎ ‎4.7.3普通文件：指一般性的，可以提供给所有的员工查考利用的文件资料。通常情况下包括以下几 类： ‎ ‎---平时各种工作流程、指引、标准、规章制度；‎ ‎---一般业务工作来往文件（不涉及绝密、机密的文件）；‎ ‎---各类一般性的请示、通知、会议纪要、简报、情况反映等；‎ ‎---行政管理工作的计划、总结、报告；‎ ‎---一般性的月、季工作计划与总结报告；‎ ‎---有关干部任免、调配、定级等的文件； ‎ ‎---财产、物资、档案等各类行政交接手续凭证。‎ ‎8.相关记录 ‎8.1 《文件分发表》‎ ‎8.2 《文件更改申请单》‎ ‎8.3 《记录一览表》‎ ‎8.4 《受控文件一览表》‎ ‎《文件与记录控制程序》（B/1） 第 5 页