合同及订单评审控制程序)

合同及订单评审控制程序)

文件编号 KW-QP-011-00‎ 版 本 D/0‎ 合同及订单评审控制程序 页 数 共4 页 第 4页 批准日期 ‎ ‎ 生效日期 ‎ 9‎ 制定部门 销售部 ‎ ‎ 合同评审控制程序 ‎***************** ‎ 修订记录 制/修订日期 制/修订者 修 订 内 容 摘 要 审 核 核 准 版本/版次 ‎■‎ 会审 V 发行 ‎■总裁室 ‎■质管部 ‎■工程部 ‎■生产部 ‎■销售部 ‎□财务部 ‎□计划部 ‎■采购部 ‎□人事行政部 文件编号 KW-QP-011-00‎ 版 本 D/0‎ 合同及订单评审控制程序 页 数 共4 页 第 4页 批准日期 ‎ ‎ 生效日期 ‎ 9‎ 制定部门 销售部 ‎ ‎ 1. 目的：‎ 本程序的目的是对公司接受的合同/订单进行评审，以保证公司能够充分满足顾客的要求和产品的规范，同时确保公司的正当利益。‎ 2. 范围：‎ 适用于本公司所有产品的合同评审。‎ 3. 权责：‎ 3． ‎1销售部负责该程序的有效运行。‎ 3． ‎2销售部负责合同的草签和合同评审中与顾客联络。‎ ‎3．3质管部负责:识别与确定通用的产品要求；评审品质控制能力能否满足要求,包括检测设备的能力、人员的培训及作业文件是否足够。‎ 3． ‎4相关部门参加合同评审。‎ 4. 定义：‎ 合同指销售合同，包括客户订单。‎ 5. 作业内容 工作项目/流程 工作内容 记录/证据 合同/订单的确认及自查 l 客户订单，无论是书面或非书面形式，由销售人员负责整理。书面合同或口头内容至少包括:顾客名称、联系人、产品名称、版本状态（如有）、数量、单价、交货期、运送方式、送货地址、发票地址等。‎ l 销售部审查顾客合同/订单是否已明确报价，如无则先执行报价确认程序 l 销售部审查是新订单还是后续订单。‎ 口头订单申请表 报价确认 l 销售员确定顾客合同/订单无报价后，即搜集客户产品信息，召开生产能力会议，同计划部审核原材料；同工程部审核顾客技术性要求（含版本状态和接收标准）。然后由销售员经销售总监确认后正式报价。‎ l 若有异议，则重新评审或与顾客协商，然后重新报价或得到客户认可，最终确认报价。‎ l 所有有特殊降价要求的报价须经销售总监同意方可报至客户。‎ 打样申请及记录表 新订单处理 l 销售审查合同/订单是否为新订单。‎ l 销售部取得包括报价在内的首次合同/订单后，确认价格、交货期、规格等是否与生产能力报告和报价单一致。‎ 合同登记及评审表 文件编号 KW-QP-011-00‎ 版 本 D/0‎ 合同及订单评审控制程序 页 数 共4 页 第 4页 批准日期 ‎ ‎ 生效日期 ‎ 9‎ 制定部门 销售部 ‎ ‎ l 若是，客服人员则把打样时的一些技术和生产参数,转换在主工单上,技术人员需对相关的参数进行审核确认,同时需开出工作清单，并同采购确认材料，同计划确认交货期,并记录在工作清单上，最终与客户确认交期，并将与客户确认的交期记录在原始定单上，并保存，由计划根据最终交货期安排生产。‎ 后续订单处理 l 销售部审查合同/订单，确认为后续订单。则直接填写工作清单, 并同采购确认材料，同计划确认交货期从而最终与客户确认交期，并将与客户确认的交期记录在原始定单上，并保存，由计划根据最终交货期安排生产。‎ 合同的修订和取消 l 若合同/订单价格与报价不符，或计划确认交货期合同/订单的交货期不符，则销售员/客户服务与顾客商量，需要重新修改合同/订单。销售/客户服务再与生产确认最终交期。‎ l 在合同执行过程中,如公司内部在生产安排或设备原料等出现突发异常情况（如设备故障造成停机、停电、及原材料运送中的意外延迟等）,不能完全满足顾客要求时,生产部需提请销售部与顾客进行协商,重新修订合同并确认(由销售部记录或顾客回传确认)后,方能安排生产；如顾客不同意,销售部负责协商或取消合同。‎ 合同更改评审表 工程变更 l 如顾客产品内容、颜色、尺寸等工艺技术要求变更时，销售部需会同生产部/质管部/采购部/技术人员进行协商，若能满足顾客要求，则执行《工程变更控制程序》。若不能满足，销售部负责向顾客解释，尽可能得到顾客的许可继续按原合同要求安排生产或取消合同。‎ ECN申请表 顾客让步接收 l 在生产中发现的任何与顾客质量要求不一致的偏差均应由生产部或工程部提出申请，由质管部确认，再由销售取得顾客的书面确认，即让步接收表的确认。‎ l 所有的让步接收表，应要求顾客相应的授权人员在让步接收表上签字批准。‎ l 所有让步接收表均应保存在销售部，工程部也应有拷贝件。‎ 顾客让步接收表 l 文件编号 KW-QP-011-00‎ 版 本 D/0‎ 合同及订单评审控制程序 页 数 共4 页 第 4页 批准日期 ‎ ‎ 生效日期 ‎ 9‎ 制定部门 销售部 ‎ ‎ 合同/订单的保存 所有的报价单、口头订单、合同登记及评审表和合同更改评审表将由销售部门存档；生产能力评估报告由工程部存档；保存最短周期为一年。‎ 1. 相关文件：‎ ‎《工程变更控制程序》‎ ‎ ‎ 2. 相关记录：‎ ‎《口头订单申请表》 ‎ ‎《打样申请及记录表》 ‎ ‎《合同登记及评审表》‎ ‎《合同更改评审表》 ‎ ‎《顾客让步接收表》 ‎ ‎ ‎ ‎8、附件： ‎ 无