第七章　账簿（1—2节）

第七章　账簿（1—2节）

第七章 第1—2节 第七章　账簿 本章阐述各种账簿的设置和登记。要求理解设置和登记账簿对于系统地提供经济信息、加强经济管理的作用，熟悉日记账、总分类账、明细分类账的内容、格式、登记依据和登记方法，掌握登记账簿的各种规则，包括更正错账的规则。 第一节 账薄的意义和种类 一、 账簿的意义 账簿（账本）是按照会计科目开设账户、账页，用来序时、分类地记录和反映经济业务的簿籍。 登记账簿是会计核算的中心环节。 账簿的作用在于： 1 、为企业日常经营管理提供分类的会计信息； 2 、为定期编制会计报表提供数据； 3 、为经济活动的分析、考核和审计提供依据。 二、 设置账簿的原则 (一) 账簿的设置要能保证全面、系统地反映和监督各单位的经济活动情况，为经营管理提供系统、完整的核算资料。 (二) 设置账簿要在满足实际需要的前提下，考虑人力和物力的节约，力求避免重复设账。 (三) 账簿的格式，要按照所记录的经济业务内容和需要提供的核算指标进行设计，力求简明、清晰、实用。 三、 账簿的种类 （一）账簿按其用途分类　 账簿按其用途可分为四类： 序时账簿 分类账簿 联合账簿 备查账簿 1 ． 序时账簿 （也称日记账），是按照经济业务发生的时间先后顺序，逐日逐笔登记经济业务的账簿。 序时账簿按其记录内容的不同又分为： 普通日记账 特种日记账 （1 ） 普通日记账 （又称通用日记账、分录簿）。它是用来登记全部经济业务的日记账。凡设普通日记账的单位，不再设特种日记账。 （ 2 ） 特种日记账 。它是专门用来记录某一特定项目经济业务发生情况的日记账。如： 现金日记账 银行存款日记账。 2 ．分类账簿 分类账簿是指对全部经济业务按照总分类账户和明细分类账户进行分类登记的账簿。 分类账簿有两种： 总分类账簿 明细分类账簿。（ 1 ） 总分类账 （简称总账），是按照总分类账户或总分类科目开设账页，对企业单位全部经济业务进行总括分类登记、进行总分类核算的分类账，也称一级账。 （2） 明细分类账 （简称明细账）， 明细账是按照明细分类账户或明细分类科目开设账页，对企业某一类经济业务进行明细分类登记、明细分类核算的分类账。 3 ． 联合账簿 。 它是指日记账和分类账结合在一起的账簿。 如： 日记总账。 4． 备查账簿 （也称备查簿）。它是用登记不属于以上各种账簿登记的业务，但必须进行补充登记的账簿。如： 　 租入固定资产登记簿 应付票据备查簿 应收票据备查簿 （二）账簿按外表形式分类 账簿按外表形式不同可分为： 订本式账簿 活页式账簿 卡片式账簿。 1 ． 订本式账簿 　账簿采用订本式，可以避免账页丢失或被抽换，保证账簿记录的安全、完整。如：总账、现金日记账、银行存款日记账采用订本式。 2 ．活页式账簿（简称活页账） 如 , 材料明细账。 3 ．卡片式账簿（简称卡片账） 如 , 固定资产明细账采用卡片式。 第二节 账簿的设置与基本结构 一、 账簿的基本结构 各种账簿所记录的经济业务不同，账簿的格式可以多种多样。但各种主要账簿均应具备下列基本内容： (一) 封面。写明账簿名称和记账单位名称。 (二) 扉页 扉页填列账簿启用的日期和截止日期，页数、册次； 经管账簿人员一览表和签章； 会计主管人员签章； 账户目录等。 账户目录 是由记账人员在账簿中开设账页户头后，按顺序将每个账户的名称和页数登记的，其作用是便于查阅账簿中登记的内容。如果是活页账簿，在账簿启用时无法确定页数，可先将账户名称填写好，待年终装订归档时，再填写页数。 （三） 账页 账页包括下列基本内容： 1 ．账户的名称（ 总账科目、二级或明细科目 ) 2 ．登账日期栏（ 按记账凭证日期登记 ）； 3 ．凭证种类和号数栏（ 即凭证字号 ）； 4 ．摘要栏； ( 记录经济业务内容的简要说明 ) 5 ．金额栏（ 包括：借方栏、贷方栏、余额栏 ）； 6 ．总页次和分户页次。 二、日记账的设置与登记（一）特种日记账的设置与登记　 1 ． 现金日记账的设置与登记 　现金日记账是由出纳员根据现金收款凭证、现金付款凭证和银行存款付款凭证（记录提取现金业务），按经济业务发生的先后顺序，逐日逐笔进行登记的。 现金日记账有三栏式和多栏式。三栏式指设置“收入”、“支出”、“结余”三栏。为了反映现金收入的来源和支出方向，一般还增设“对方科目”栏。 现金日记账的登记方法如下： (1) 日期栏： 系指记账凭证的日期，应与现金实际收付日期一致； (2) 凭证栏 ：系指登记入账的收、付款凭证的种类和编号。 (3) 摘要栏 ：摘要说明登记入账的经济业务的内容。文字要简练，但要能说明问题。 (4) 对应科目栏 ：系指现金收入的来源科目或支出的用途科目。 例如，从银行提取现金，其来源科目 ( 即对方科目 ) 为“银行存款”。对方科目栏的作用在于了解经济业务的来龙去脉。 (5) 借方、贷方栏 ：现金实际收入的金额，登入借方栏；现金实际支出的金额，登入贷方栏。 每日终了，应分别计算现金收入和支出的合计数（即当日借方和贷方发生额），并结出余额，同时将余额与出纳员保管的库存现金核对，即通常说的“日清”。如账、款不符，应查明原因，并记录备案。月终，同样要计算现金收入、支出和结存的合计数，通常称为“月结” 。 2 ． 银行存款日记账的设置与登记 　 银行存款日记账，由出纳人员根据银行存款收款凭证、银行存款付款凭证和现金付款凭证（记录现金存入银行业务），按经济业务发生的先后顺序，逐日、逐笔进行登记。　 银行存款日记账有三栏式和多栏式两种。 三栏式银行存款日记账和现金日记账相比，增设了支票种类号数栏。　 记账凭证上“银行存款”为借方科目，则登记银行存款日记账时，金额应登入“借方”栏 ; 如记账凭证上“银行存款”为贷方科目，登入“贷方”栏。 银行存款日记账余额一定在借方，表示企业银行存款数。　 银行存款日记账也应做到“日清月结”。 3 . 多栏式日记账的设置与登记 　这种账簿是把收入栏和付出栏分别按对方科目设专栏进行登记。 由出纳人员根据审核后的收、付款凭证，逐日逐笔登记现金和银行存款收入日记账和支出日记账，每日应将支出日记账中当日支出合计数， 转记 入收入日记账中当日支出合计栏内，以结算当日账面结余额 。 注意： 出纳员可以登记现金日记账和银行存款日记账，但按照内部控制制度出纳员不得登记现金和银行存款总账。 三、 总分类账的设置和登记 总分类账是按照总分类科目设置、分类登记全部经济业务的账簿。 在总分类账中，应按照总账科目的编码和顺序分别开设账户。 由于总分类账一般都采用订本式账簿，所以事先应为每个账户预留若干账页。 由于总分类账能够全面、总括地反映经济活动情况，并为编制会计报表提供资料，因而任何单位都要设置总分类账。 总分类账的格式一般有三栏式和多栏式两种。 (一) 三栏式总分类账的设置 1 、 不反映对应科目的三栏式总分类账的设置 不反映对应科目的三栏式分类账，在账页中设有借方、贷方和余额三个金额栏，其格式和内容见表 7—7 。 2 、 反映对应科目的三栏式总分类账的设置 反映对应科目的三栏式总分类账，除在账页中设有借方、贷方和余额三个金额栏外，还分别在借方和贷方金额栏中设有对方科目栏，以便可以直接从总分类账户中了解经济业务的来龙去脉。 反映对应科目的三栏式的总分类账格式和内容，见表 7—8 。 (二) 多栏式总分类账的设置 多栏式总分类账，是把序时账簿和总分类账簿结合在一起的联合账簿，通常称为日记总账。它具有序时账簿和总分类账簿的双重作用；采用这种总分类账簿，可以减少记账的工作量，提高工作效率，并能较全面地反映经济业务的来龙去脉，便于分析各单位的经济活动情况。其格式和内容见表 7—9 。 (三) 总分类账的登记 总分类账可以直接根据各种记账凭证逐笔进行登记，也可以将一定时期的各种记账凭证先汇总编制成“科目汇总表”或“汇总记账凭证”，再据以登记总账。 总分类账的登记方法，取决于所采用的会计核算形式，这一内容将在第十章中作具体介绍。 四 、明细分类账的设置和登记 明细分类账 账页 按记录的内容不同，分别采用： 三栏式 数量金额式 多栏式 注意 ： 现金、银行存款只设日记账，不设明细账，应收票据，应付票据只设登记簿，不设明细账，累计折旧一般不设明细账。 (一) 三栏式明细分类账的设置与登记 三栏式明细分类账的账页，只设有借方、贷方和余额三个金额栏，不设数量栏。 三栏式明细分类账适用于只需要反映金额的经济业务，如“ 应收账款 ”、“ 应付账款 ”等不需要进行数量核算的债权、债务结算账户。 三栏式明细分类账账页的格式和内容见表 7—10。 （二） 数量金额式明细分类账的设置与登记 　数量金额式明细账的账页，分别设“收入”、“发出”和“结存”栏的数量、单价、金额专栏。 它适合于“ 原材料 ”、“ 库存商品 ”等账户的明细核算。其特点是既可进行金额核算，又可进行实物数量核算。　　数量金额式明细账账页的格式见表 7-11 。 (三) 多栏式明细分类账的设置与登记 多栏式明细分类账，是根据经济业务的特点和经营管理的需要，在一张账页内按有关明细科目或明细项目分设若干专栏，用以在同一张账页上集中反映各有关明细科目或明细项目的核算资料。 按明细分类账登记经济业务的不同，多栏式明细分类账的账页又分为： 借方多栏式 贷方多栏式 借贷方双多栏 式 1 . 借方多栏式明细分类账的设置 ， 如， “材料采购” “生产成本” “制造费用” “管理费用” “财务费用” “营业外支出” 借方多栏式明细分类账的账页的格式和内容见 表 7—12 。 2 、 贷方多栏式明细分类账的设置与登记 贷方多栏式明细分类账的账页格式适用于贷方需要设多个明细科目或明细项目的账户，如“主营业务收入”和“营业外收入”等科目的明细分类核算。贷方多栏式明细分类账的账页的格式和内容见表 7-13。 例如 ，根据 2004年2月6 日的银收字第 3 号收款凭证，由于贷方科目是营业外收入，所以先找出营业外收入明细账户。将收款凭证内“营业外收入”科目的金额 1500 元，登入营业外收入明细账户的“贷方”栏的“罚款净收入”分栏。 根据收款记账凭证登记营业外收入明细账示意图： 3 、 借方贷方多栏式明细分类账的设置 借方贷方多栏式明细分类账的账页格式适用于借方贷方均需要设多个明细科目或明细项目的账户。如“ 本年利润 ”账户的明细分类核算。 借方贷方多栏式明细分类账账页的格式和内容见表 7-14 。 4 、 多栏式明细分类账的登记 多栏式明细分类账是由会计人员根据审核无误的记账凭证或原始凭证逐笔登记的。 对于借方多栏式明细账，由于只在借方设多栏，平时在借方登记费用、成本的发生额，贷方登记月末将借方发生额一次转出的数额，所以平时如发生贷方发生额，应该用红数字在贷方多栏中登记 。 例如 ，某企业生产甲产品领用的材料，在月末剩余 1000 元，退回仓库。对这项经济业务所编制的会计分录为：（原始凭证为“ 红字领料单 ”） 借：原材料 1000 贷：生产成本 1000 根据这笔会计分录，登记账簿时，退料数字，总账登在“生产成本”账户贷方，而“生产成本”明细账则应该用红数字登记在“生产成本”账户借方的“原材料”栏中，表示抵减领用材料数。其登记结果见表 7—15 。 对于贷方多栏式明细账，由于只在贷方设多栏，平时在贷方登记收入的发生额，借方登记月末将贷方发生额一次转出的数额。所以平时如发生借方发生额，应该用红数字在贷方多栏中登记。 例如 ，某企业销售的甲产品由于质量不合格发生退货，按售价计算共 6000 元，增值税销项税额 1020 元，以银行存款支付退货款。该项经济业务所编制的会计分录为： 借：主营业务收入 6000 应交税金 —— 应交增值税 ( 项项税额 )1020 贷：银行存款 7020 根据这笔会计分录，总账登在“主营业务收入”账户的借方，而在登记“主营业务收入”贷方多栏式明细账时，则应该用红数字在贷方“主营业务收入”栏中登记 6000 元，表示抵减销售收入数。其登记结果见表 7—16 。 五、 总账与明细账的关系及其平行登记 总账与明细账是既有联系又有区别的两类账。 (一) 总分类账户与明细分类账户的内在联系主要表现在以下两个方面： 1 、二者所反映的经济业务内容相同 如“原材料”总账账户与其所属的“ A 材料”、“ B 材料”等明细账户都是用来反映原材料的收、发及结存业务的； 2 、 登账的原始依据相同 登记总分类账户与登记其所属明细账户的记账凭证或原始凭证是相同的。 (二) 总分类账户与明细分类账户的区别主要表现在以下两个方面 ： 1 、 反映经济内容的详细程度不同 总分类账反映总账科目核算内容增减变化的总括情况，提供总括性资料；明细分类账反映明细科目核算内容增减变化的详细情况，提供的是某一种材料增减变动的具体资料。有些明细账还可以提供实物数量指标和劳动数量指标 。 2 、 作用不同 总分类账提供的经济指标是明细分类账资料的综合，对所属明细分类账起着统驭、控制的作用；明细分类账提供的具体资料，是对有关总分类账的补充，起着详细说明的作用。 (三) 总分类账与明细分类账的平行登记 平行登记 是指经济业务发生后，根据同一会计凭证，一方面登记有关总分类账户，另一方面登记该总分类账所属各有关明细分类账户。   平行登记要点 ： 登记的期间和依据相同 登记的方向一致 登记金额相等 总分类账户期末余额 ＝所属明细分类账户期末余额合计 注意：对债权、债务结算账户上述等式右边合计是代数和。 例如 ，某企业 2003年6 月份，“原材料”总账账户及其所属 A、B 材料明细分类账户其 月初余额见表 7—17 。 本月 发生下列经济业务 ： 1、6月8 日购入 A 材料 50 千克，每千克 100 元（含税价）；购入 B 材料 20 千克，每千克 150 元（含税价），货款已用银行存款支付，材料已验收入库。假定该企业库存材料按实际成本核算。该企业为增值税 小规模纳税人 增值税（不存在增值税进项税额的抵扣问题，应按含税价计入材料成本）。应编制如下会计分录： 原材料总账借方登记 8000 元。  借：原材料 —— A 材料 5000 —— B 材料 3000 贷：银行存款 8000 2、6月25 日生产产品领 用 A、B 两种材料，其中 A 材料 40 千克，单价 99元； B 材料 10 千克，单价 152 元。应编制如下会计分录： 借：生产成本 5480 贷：原材料 —— A 材料 3960 —— B 材料 1520 根据上述资料及会计分录对“原材料”总账及 A、B 材料明细账进行平行登记，登记结果见 表 7—18 、表 7—19 和表 7—20 。 上述业务，在甲材料明细账收入栏的金额分栏登记 5000 ；在乙材料明细账上收入栏的金额分栏登记 3000 ；在材料总账借方栏登记 8000 。即库存甲材料增加 5000 元，乙材料增加 3000 元，材料总额增加 8000 元，也就是所说变动方向一致，金额相等。　 注意 ：原材料总账只提供资金变动总括情况，而原材料明细账除金额核算，还进行实物数量核算。为检查总账与所属明细账平行登记结果是否正确，可编制“总账与明细账发生额及余额对照表”进行核对。