- 2021-04-14 发布 |
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文档介绍
档案电子化建设的调研报告
- 1 - 档案电子化建设的调研报告 一、调查队档案电子化建设的必要性 所谓调查队档案电子化,是指各级调查队在工作中,以数 字形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、 处理并可在通讯网络上传输的各种数据、文件、 资料, 通过整理 并直接形成有价值的历史记录。它具有存储量大,涉及内容广, 信息传递速度快、 传递形式多样化的特点。 它是现代社会信息化 档案的重要组成部分, 亦是现阶段各级调查队办公自动化系统建 立的起点和基础。 搞好电子化档案建设不仅能提高办公自动化建 设水平, 也能促进整个调查队工作效率和管理效率的提高。 因此, 加快调查队档案电子化建设已是当务之急, 必须引起各级调查队 领导的重视。 二、调查队档案电子化建设的现状及问题 近年来,随着调查队系统内联网、互连网的开发使用,提 高了办公效率,节约了人力、物力和财力。但是,对电子文件资 料和调查数据的管理归档工作却落后于电子化的发展及普及速 度,仍停留在纸质档案归档和自行的电子备份, 在管理上仍没有 效的办法。主要有以下五个方面的问题需要关注: 1、电子文档处理软、硬件难统一。当前我国 it 行业竞争 - 2 - 加剧,不同载体、格式、设备环境的新产品层出不穷,为使用者 提供了更多的选择余地。 而对需要长期保存的电子档案来说, 在 不同机型、软件、硬件等环境下,通用性差,彼此之间不兼容, 在资源共享和公共检索等方面表现出明显的局限性。 加之计算机 更新换代快, 对于需要长期归档保存的电子数据来说, 设备依赖 性造成的问题会更加突出。 如十年前的 5 寸软盘出现保管完好的 电子文件找不到读取设备的问题。 2、软件、数据归档难成体系。 目前,调查队系统各项业务 都实行了电算化、网络化传输管理, 由于业务软件升级频繁, 且 在安装使用之前,都会配发系统软件、软件程序及其全套资料, 给归档管理带来了较多困难。 表现突出的问题: 一是系统升级程 序、补丁程序直接升级安装, 没有留下程序档案,使原始程序与 后来程序脱节; 二是业务人员经常轮岗, 不同人员在不同时期参 加程序使用或者升级培训后, 未进行集中统一管理; 三是由于业 务软件数据库文件所占用的磁盘空间大, 用一般软盘难以进行保 存,从而使业务软件和业务数据的归档管理不成体系。 3、电子文件资料归档管理滞后。 一方面, 由于现有的办公 自动化系统中, 电子数据资料的制发、 使用与档案管理是分开进 行的,电子档案的收集整理工作是在电子文件资料的产生之后进 行的,导致电子文件资料的归档工作滞后于产生传播速度; 另一 - 3 - 方面由于目前调查队系统的数据资料大多在通过电子文书传播 的同时, 为了增强文书的真实性, 仍然打印成纸质的作为执行依 据,形成纸质数据资料版本与电子版本同时并存的现象。 4、电子文件资料容易被删改。 档案只有具备原始性和真实 性, 才能具有法律意义上的凭证作用。 对于调查队业部门的调查 数据、调研报告、人事档案、财务档案等统计资料来说,电子数 据的真实性涉及到国家的宏观调控、 经济预测、 领导决策的重要 参考依据, 必须十分真实。 而电子文件资料的易删改性使信息资 料面临着被随意改动、 删除和剪接的可能性, 容易造成信息失真, 又不会留下任何痕迹。 5、档案设备和人员素质均有差距。 由于电子文件资料的存 储介质如软盘、 光盘属于高分子化合物, 易受外界环境变化的干 扰,磁场、雷电、周围环境温度、湿度改变等各种自然现象都可 能对电子文件资料造成不良影响,破坏介质上的信息。 目前, 调 查队系统有档案室的队极少数, 基本上是数据、 文件档案在各科 室自行保管, 使用的档案设备与电子档案所需标准相差甚远, 容 易导致电子档案破坏。与此同时,在电子档案的管理上,既不是 传统的档案管理人员能够胜任, 也不是科技人员可以替代, 它需 要管理人员既具备档案管理的基础知识, 熟练掌握档案工作的基 本原则和方法, 又要熟练掌握电子计算机技术、 数字通信技术等。 - 4 - 三、调查队档案电子化建设的对策 面对电子化的飞速发展和普及,各级调查队领导应以高度 的责任感和使命感努力解决电子化档案建设工作中的实际问题, 为未来档案工作电子化、信息化的发展奠定坚实的基础。 一要采用先进技术,确保归档电子文件真实性。对电子文 件的制发, 建议由其上级部门设计出专用程序进行管理, 使文件 从草拟、审阅到领导签发, 都建立一套完整的可控制系统, 建立 加密的机内操作日志, 监督系统操作。 这样既能保证电子文件的 真实性, 又可使文件资料形成过程真实记录下来, 展现出历史原 貌。在日常工作中应给不同的使用人员赋予不同的操作权限, 防 止越权使用。 二要加强部门之间协调配合,确保文件资料收集完整性。 调查队各部门要根据不同业务特点, 对各类电子文件格式进行统 一要求, 这样既方便信息的汇聚接收, 又利于电子文件资料的归 档管理, 还能保证数据的可靠性和通用性。 特别是内部之间要加 强配合,对自身产生的电子文件资料尽可能地转换成归档所需格 式,如 word、excel 文件格式。此外,由科技人员协助负责将日 常工作中形成的具有保存价值的电子文件资料归档, 解决信息存 储载体分离,脱机保管信息, 无疑是最佳归档途径之一,进而提 高电子档案的完整性。 - 5 - 三要不断完善档案信息采集功能,达到完整统一要求。档 案管理人员应该积极参与办公自动化系统的设计应用, 根据档案 管理的要求提出相应的设计要求,以便于档案信息的采集整理。 同时, 对于档案重要组成部分的机关文件管理系统设计时, 力求 使文件资料的形成制发与分类归档同步进行, 让系统根据事先拟 定的归档范围将有价值的文件自动备份保存下来, 避免重复劳动 带来的资源浪费。与此同时,对业务软件的补丁、升级程序,操 作人员要及时向档案人员报备, 及时进行归档和管理, 以避免工 作人员岗位流动带来的信息转移丢失。 四要注重做好电子档案安全防护工作,实现电子档案安全 性。 目前调查队系统的内联网与互联网虽实行了物理隔离, 但部 分员工从互联网上下载的资料中可能藏有各类病毒,造成危害。 对此,一方面科技部门和信息管理部门要加强计算机安全管理, 经常检查,密切监控, 定期发布病毒预警公告, 防范互联网病毒 在内联网上恶意漫延传播; 另一方面档案人员在进行电子文件资 料归档鉴定工作时,要认真进行查毒、 杀毒, 通过检测处理后方 可归档保存。 五要搞好库房建设,切实提高人员素质。在电子档案管理 工作中应特别注意选用质量好、 可靠性高的存贮介质, 以延长存 储时间。 对存放在存贮介质上的电子档案资料应写好保护, 存放 - 6 - 在防潮、防热、防尘、防磁的场所,对需要永久、长期保存的电 子文件资料,要制定严格的定期复制管理制度, 转换载体, 以防 止信息的丢失。 出于风险防范的目的, 电子档案一般要采用双备 份制,在档案库房和计算机中心各存放一套,确保不受到损坏、 数据丢失或单方面修改数据。 与此同时, 还要全力抓好业务培训, 加强对电子文件制作和档案管理人员的技术培训, 提高从业人员 的素质和责任心,担负起电子文件资料归档工作的重任。查看更多