行政制度-当家装饰

行政制度-当家装饰

行政制度 一、 总则 ‎1.为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使 各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。 2.本规定所指行政事务办公室管理制度、员工福利建设、物资管理、印章证件管理、及会议室管理等相关行政事务。‎ 二.办公室管理制度 ‎ 为规范员工行为，提升企业形象，更利于公司管理和企业文化的建设，特制定办公室纪律管理制度如下：‎ ‎2.1办公纪律管理制度 ‎2.1.1.上班期间所有人员必须佩带持有本人照片的工作牌上岗，工作证遗失需当天及时到人事部登记补办。（补办工作证20元）。‎ ‎2.1.2.上班时间内严禁外出吃早餐或在办公区域内就餐、吃零食、吸烟、嚼槟榔。 ‎ ‎2.1.3.员工应按时上应坚守各自工作岗位，不得擅自离岗、串岗、聚堆聊天。不得做与岗位工作无关的事情（例如玩电脑游戏、打牌、睡觉、闲聊QQ、下载电影等行为）。不得大声喧哗，不得嬉笑打骂，应保持办公室安静的氛围。‎ ‎2.1.4.上班时间不得煲电话粥，不得因私事长期占用公司电话或拨打国内、国际长途电话。‎ ‎2.1.5.员工如有需要使用他人的电脑、物品时，应征得他人同意，否则不得随意使用，动用他人物品。‎ 9‎ ‎2.2.办公环境管理制度 ‎2.2.1.员工上班期间，着装得体，不得穿奇装异服，不得留怪异发型，不得打赤膊、穿拖鞋。‎ ‎2.2.2.员工个人办公桌自行打扫，办公桌上不能随意摆放与工作无关的物品，办公区域内，不能乱堆、乱放，必须保持办公区域内桌面、地面以及其他物品陈列整洁、整齐。‎ ‎2.2.3.上班时间坐姿必须端正，不得在办公室内随意斜躺。‎ ‎2.2.4.办公区域内提供开水、微波炉等服务，严禁乱拉、乱接，使用高能耗电器（如电烤炉、热水壶等），保证办公区正常用电及用电安全。‎ ‎2.2.5.下班、或离开座位时，必须自行关闭电脑、照明电源和门窗，保证人离机停、灯灭，并且将纸质资料必须放入规定的文件夹内，将桌面整理干净。‎ ‎2.3.办公氛围的维护 ‎2.3.1.上班期间，员工应注意礼貌用语，说话和气，举止大方，不得说脏话、粗话、俗语。‎ ‎2.3.2.客人来访或洽谈应在会议室.接待室进行，接待人或洽谈人应热情、大方、笑脸相迎，并及时给来客倒水倒茶。‎ ‎2.3.3.办公室属于公共环境，需要大家共同维护，保持室内空气流通，创建舒适、干净、简洁的工作环境及氛围。‎ ‎2.3.4.以上管理制度由行政部进行监督、实施，不定时进行巡查，一经发现以上不文明行为出现，给予20元/次的行政处罚，情节严重的给予100元的处罚 9‎ ‎，同时进行通报批评。‎ 三、 员工福利管理 ‎3.2.法定节假日 ‎3.2.1.公司采用单休制，月休四天，员工可根据部门领导要求进行调休，周休不累计到下月执行，当月清零。如未调休完，公司不再进行额外加班补助。‎ ‎3.2.2.国家法定节假日放假由公司根据实际情况给予假期，具体放假时间由行政部经总经理批示后下发具体通知。以行政部下发通知为准。‎ ‎3.2.3.如遇中国传统节日（如：三八妇女节、六一儿童节、端午节、中秋节、圣诞节），行政部根据节日类型为公司各位员工准备礼物，以表慰问。‎ ‎3.3礼品、礼金管理 ‎3.3.1.公司根据员工入职日期起，工龄满一周年的员工可享受公司赠送的礼品，工龄可累加，工龄越高礼品价值越高 在职年限 礼物价值 满1周人员 价值在200元以内 满2周年人员 价值在200—400之间 满3周年人员 价值在400—600之间 满4周年人员 价值在600—800之间 满5周年人员 价值在800-1000之间 9‎ ‎5周年以上人员 价值在1000元以上 ‎3.3.2.行政部适当的准备常用药品及当季的服务用品，保证办公环境的舒适宜人。‎ ‎3.3.3.行政部可根据部门性质，员工需求定期的准备饮品，以备不时之需。‎ ‎3.3.4.对于员工家庭的喜宴、重大病情、困难的探视，行政部代表公司参加及慰问，具体的礼金、礼品根据年度行政费用预算进行安排。‎ ‎3.3.5.为方便公司员工，劳逸结合。公司设立内部商店，下午茶时间（15:40-16:00）可供员工休闲、放松。‎ ‎3.4员工家属福利 ‎3.4.1.公司注重人文关怀，公司理应对于在职员工的家庭给予一定的关心与慰问。‎ ‎3.4.2.公司在传统的家庭节日中（六一儿童节、重阳节），给予在职员工父母准备相应的礼品以表关心。‎ ‎3.4.3.对于年度优秀贡献的员工，邀请优秀员工家属参加公司的活动及年会，并且负责所有的费用，公司重视员工家庭关怀。‎ 三、 物资管理 ‎4.1固定资产管理 ‎4.1.1.总则：为加强公司固定资产管理，合理购置、正确使用各类固定资产，充分发挥资产效能，提高资产使用效益，确保公司各项工作的正常开展，结合公司实际情况，特制订本制度。‎ 9‎ ‎4.1.2.固定资产定义：单品价值在2000元以，使用期限在一年以上，能独立使用，并且在使用过程中基本保持原有物资形态的交通工具，办公家具、电子电器等办公设备，单价虽未达到规定标准，但耐用时间在一年以上的同类办公设备，亦纳入固定资产管理范畴。‎ ‎4.1.3.固定资产管理原则：实行:管理规范、责任明确、配置管理、效益优先的原 则进行管理。‎ ‎4.1.4.固定资产管理部门：行政部为公司办公固定资产统一管理部门，主要负责固定资产的计划、采购、验收、入库、编号、登记、发放、维修及报废管理工作，财务部负责固定资产的资金筹措，折旧等财务管理工作。使用部门直接负责固定资产实物的保管与使用工作。‎ ‎4.1.5.固定资产分类：办公家具（办公桌、置物柜、沙发、茶几、会议桌椅）、办公电器（冰箱、微波炉、净水器等）、办公电脑（显示器、主机、打印机、复印件等）‎ ‎4.1.6.固定资产领用、调拨：固定资产实物采购回公司后，行政部做好验收、入库编号后由申请部门进行领用登记。如出现部门之间固定资产调拨情况，必须双方部门负责人及行政部同意方可进行调拨，未经程序私自进行调拨的固定资产出现丢失、损坏的由领用部门照价赔偿，发现一次处以100元/次的处罚。‎ ‎4.1.7.固定资产申请流程图：‎ 物品调拨管理 调用部门需到行政部填写固定资产 调拨单，由双方部门总监签字 行政部进行审核无误后进行调拨 行政部更改固定资产信息表，更改保管部门 所需部门填写申购单（由本部门总监签字、行政部总监签字、总经理签字）‎ 行政部根据物品的情况统一安排人员进行采购、验收、入库、编号，通知领用 申请部门至行政部领用、登记 使用部门进行保管 9‎ ‎4.1.8.固定资产维修、报废管理：电脑、打印机等设备需维修的，可以在行政前台处进行登记，行政部于每月5号、20号统一进行两次维修，如出现特殊情况则需要提前报备，行政部将酌情处理。‎ ‎4.2办公用品管理 ‎4.2.1.总则：为加强办公用品管理，规范办公用品领用程序，提高利用效率，降低办公经费，特制定本制度。‎ ‎4.2.2.办公用品采购计划：行政部统一管理办公用品，于每月25号将办公用品申购单下发至各部门负责人，各部门人员根据本部门办公用品消耗和使用情况计划次月所需办公用品数量，由部门负责人签字后于每月27号下班前交行政部进行审核、购买，如行政部27号下班前未收到部门次月办公用品申购单，则视为次月不需要办公用品，不将进行第二次采购，给工作带来的不便自行承担。‎ ‎4.2.3.办公用品采购：行政专员于每月1号前将各部门次月所需办公用品进行汇总统计、审核，对于可循环利用的物品将不再进行采购，统计确认无误后交行政总监签字，再发给采购部进行统一采购，采购于每月五号前完成，行政部验 收数量后通知各部门负责人领取当月办公用品。‎ ‎4.2.4.办公用品发放、领用：每月5号统一发放当月办公用品，由各部门负责人至前台领取签字后，当月不再进行办公用品领取。新员工入职每人按标准配备发放，签字笔一支，笔记本一个，文件夹一个。‎ 9‎ ‎4.2.5.办公用品的交接、回收：在员工离职时行政部应回收可循环利用的办公文具（例如：文件栏、文件夹、剪刀、订书器），对于办公用品损坏、不能使用的则需要依旧换新进行回收后方可领取新的办公用品，行政部做好领用登记。‎ ‎4.3低值易耗品管理 ‎4.3.1.低值易耗品包括:纸巾、纸杯、垃圾袋、垃圾桶、洗手液等清洁用品。‎ ‎4.3.2.行政部保洁每月27号下班前报备次月所需的低值易耗品，行政部与次月5号同办用品一起购买。‎ ‎4.3.3.公司低值易耗品由保洁统一保管，及时更换垃圾桶，清洁洗手间生活垃圾。‎ 五、印章、证件管理 ‎ 为加强公司印章、证件的管理，合理使用公司各类印章、证件，规避公司各类风险，特制订本制度。‎ ‎5.1管理办法 ‎5.1.1.财务部负责印章、证件的保管、实施工作，行政部作为印章、证件使用审核部门，负责审核使用各类印章、证件的文书内容。‎ ‎5.1.2.各部门因工作需要使用印章或证件，需到行政部填写《印章使用申请单》/《证件使用申请单》经部门负责人签字，附带相关的文书或使用证件的事由一起交大区行政总监审核无误后签字并且跟财务部提前报备使用印章、证件的时间，财务部门做好使用登记。‎ ‎5.2.使用流程 使用人填写《印章使用申请单》/《证件使用申请单》/《印章外界申请单》‎ 部门负责人审批 提供文件给行政总监审批 财务部给予办理，并且登记备案 9‎ ‎5.3.使用注意事项 ‎5.3.1.借用部门使用完印章、证件必须在借用时间内归还到保管部门财务部，在借用期间必须保证印章、证件的完好，不许擅自使用公司印章、证件进行各种担保、贷款、抵押，不得使用公司印章、证件签订各种假合同或进行违法活动。‎ ‎5.3.2.公司公章、证件在未经行政部审核、批准，财务部不能擅自给予盖章、借用。‎ ‎5.3.3.行政部作为协助各部门工作的正常开展，需使用到印章及证件的人员必须提前一天到大区行政部进行报备，以免工作带来不便。‎ 六、 会议室管理 ‎6.1管理办法 ‎6.1.1.公司会议室由行政部负责管理、使用登记与调度、设备维护等相关事宜，未经允许不得擅自使用、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。‎ ‎6.1.2.会议室实行提前预约制度。为避免会议发生冲突，需要使用，须提前3天到行政前台进行登记，便于统一安排。临时召开的紧急会议需用会议室时，行政前台需查看会议室有没有预定，在已预订的情况下，双方进行沟通。‎ ‎6.1.3.各部门申请使用会议室时，需明确使用时间、参加会议人数等有关信息，有需行政部协办的事项请提前注明，行政部可根据实际情况做好相关工作的的准备工作。‎ 9‎ ‎6.1.4.如高管会议，行政部需要准备好茶歇，做好会议服务工作，确保会议顺利进行。‎ ‎6.1.5.会议室使用遵循高管会议优先，先登记先使用，各部门可本着重要、紧急、优先的原则自行协商解决。‎ ‎6.1.6.部门应在预约时间内到达会议室，并开始使用，若长时间未到，视为放弃，会议室则由行政部另行安排，如部门临时取消会议，再使用会议室时必须重新登记预约。‎ ‎6.2注意事项 ‎6.2.1.与会人员要爱护会议室内的公共设施，损坏赔偿，任何部门和个人未经行政部同意不得将会议室的各种设施拿出会议室或转做他用。‎ ‎6.2.2.会议结束后，使用人应进行必要的检查，关闭会议室内各种电器设备的电源，特别注意必须等待投影仪散热，指示灯变红后方可切断电源，关好门窗。相关人员及时整理会议场地，如发现设备故障或公务损坏及时报至行政部，及时维修，确保其他会议的准时进行。‎ ‎6.2.3.使用会议室的部门，必须爱护会议室的设施，保持会议室清洁。用后应及时整理:检查安全(电源)，关好门窗、空调后离开会议室。‎ ‎ ‎ 9‎