71_第十章办公室工作绩效测评标准

71_第十章办公室工作绩效测评标准

第十章 办公室工作绩效测评标准 第一节 办公室基础工作绩效测评标准 ‎ 一、CI规范化绩效测评 ‎1.管理规范 ‎(1)根据公司的章程和业务发展需要，合理地制定公司的组织规程和基本制度以及各类管理事务的作业流程。‎ ‎(2)形成统一、规范和相对稳定的管理体系，通过对该体系的实施和不断完善，达成公司管理动作的井然有序、协调高效的目的。‎ ‎2.业务目标 ‎(1)逐步将公司的管理工作纳入“法制”管理的轨道，减少工作中的“盲目性”、“随意性”。‎ ‎(2)明确界定各管理层上下之间、横向之间的责权关系，减少摩擦，提高工作效率。‎ ‎(3)系统地开发和建立公司的“管理软件”，使公司管理水平的提高和管理经验的积累有一个基本生长点。‎ ‎(4)在公司章程的规定范围内，对公司的基本组织规程和各业务领域的管理制度作基本规定。‎ ‎(5)对公司各类动态管理事务的工作流程作基本描述和规定。‎ ‎(6)对公司各类图表有关格式、内容、编号、流向、存档、审核等进行规范化处理和运作。‎ ‎3.管理组织规范 ‎(1)由公司主要高层领导组成规范化管理委员会。‎ ‎(2)为公司的规范化管理提出指导性意见，确定基本原则，并确定规范化管理工作小组的人员的构成。‎ ‎(3)定期听取规范化工作小组的工作进展汇报，提出指导意见。‎ ‎(4)讨论通过各类规范管理文件，并签发实施。‎ ‎(5)解释和仲裁在执行规范管理文件时出现的纠纷与冲突。‎ ‎(6)每年组织一次对规范管理文件的修订，通过对规范管理文件的不断修改补充，使公司的各项管理工作日趋完善。‎ 二、办公程序设计绩效测评 ‎1.办公程序设计 ‎(1)明确办公程序设计的内容，包括确定事务处理的数量；组成程序的步骤顺序及性质；为设计程序研究相应的方法、方式、技术手段；程序使用的最佳时间和空间条件；将程序用文字或图表表述出来；设计统一程序。‎ ‎(2)确定办公程序设计的组织。‎ ‎(3)分析调查材料、各项工作的程序和事务处理周期以及工作人员的职能、职责等。‎ ‎(4)研究与程序设计有关的情报资料。‎ ‎(5)了解先进的程序合理化的经验。‎ ‎(6)在某些部门进行试验和模拟。‎ ‎(7)进行技术经济计算，优选设计方案，制定程序所需的基本数据。‎ ‎2.办公程序设计应达到的标准 ‎(1)简单易行，便于管理。‎ ‎(2)有明确的分工，每人都知道自己应该干什么，在何时、何地干以及在整个办公室工作中处于什么位置。‎ ‎(3)各个环节工作量比较均衡，业务流程合理化，无堵塞现象。‎ ‎(4)避免工作重复，特别是文件、表格性质的工作。‎ ‎(5)避免不必要的书写、走动或其他形式的精力耗费。‎ ‎(6)在执行规章制度时要尽可能避免例外现象。‎ ‎(7)避免不必要的审查批复。‎ ‎(8)合理地划分由低到高的工作职责，做到每件事都有专人负责，以避免扯皮和互相推诿。‎ ‎(9)考虑到工作过程的连续性，尽量使工作过程连续管理。‎ ‎(10)文件性的工作应限制到最小量，每份文件的字数也应限制在最少。‎ ‎(11)有一定的灵活性，允许工作人员根据变化了的条件适当地进行调整。‎ ‎3.办公程序实施 ‎(1)组织印发一些办公室工作程序手册，推广标准化办法来管理办公室的具体事务。‎ ‎(2)制作办公室工作程序图表，描述出工作系统及系统中各项工作的相互关系和流动状况。‎ ‎(3)组织办公人员学习运用办公工作程序。‎ ‎(4)督促、检查办公程序的运作情况，对于不合适、文件来回周转、工作出现堵塞等情况，及时实施改正措施，不断完善工作程序。‎ 三、办公效率提升绩效测评 ‎1.办公目标效率 ‎(1)树立时效观念，及时而有效地解决问题。‎ ‎(2)以最短的时间完成办公室工作目标。‎ ‎(3)‎ 在办公室工作目标确定后，用最短的时间对所要实行的行动方案和工作措施作出最佳选择。‎ ‎(4)在办公室目标执行过程中，能保证信息快速反馈，以最快的速度对各种突发事件作出反应，并修正计划或排除障碍。‎ ‎(5)办公室工作必须准确，即承办事情、履行公务、处理信息、决策实施等既要快，更要准确。‎ ‎2.效率提升 ‎(1)实现办公机构设置的合理化，即依据职能的变化及实际需要设置机构。‎ ‎(2)配备相关办公人员，并不断提升全体办公人员的业务素质和管理知识，定期组织知识培训，实现办公人员的知识化、专业化。‎ ‎(3)将不同能力的办公人员安排到与其适应的岗位上，并加强培训的针对性，做到人尽其才。‎ ‎(4)采取正确的领导方式，不断激励和提高办公人员的工作热情。‎ ‎(5)树立良好的领导作风，处处以身作则，营造一个和谐的工作环境。‎ ‎(6)建立有效机制，确保办公室中的决策中心、信息、咨询、行政、监督系统各司其职，各负其责、相互配合、相互制约，使整个办公室高效有序。‎ ‎(7)在定编定员的前提下，根据职、权、责、利统一的原则，层层分解任务，对每个岗位工作的数量和质量，完成工作的程序、标准和时限，应有的权限、应负的责任和应得的利益等作出明确的规定。‎ ‎3.办公效率评价 ‎(1)设置办公室工作效率测评标准，从不同的方面、不同的层次来测评办公室的工作效率，组成一个全面合理的测评标准体系。‎ ‎(2)根据不同的效率标准，确定采用相应的测评方法。‎ ‎(3)定期组织实施办公效率测评。‎ ‎(4)根据办公效率测评结果，实施奖惩。‎ 四、办公环境管理绩效测评 ‎1.办公空间规划要求 ‎(1)在保证正确、有效的前提下，办公室的分布应有利于尽量缩短信息沟通的距离。‎ ‎(2)根据工作需要而不仅仅是级别来为不同工作人员分配办公空间。‎ ‎(3)合理利用一切空间，除特殊需要外，设备机具和每个工作人员所占的空间均不能过大或过小，以免增加开支或碍手碍脚，妨碍有效工作。‎ ‎(4)尽量设置大而开放的办公室，以缩短工作流程，降低办公空间成本，便于沟通联系和控制监督，便于环境控制。‎ ‎(5)各种共用设备机具尽可能置于共用办公区域并靠近窗户。‎ ‎(6)工作人员的办公位置应主要依工作程序规定的次序排列，尽量成直线，减少交叉。‎ ‎(7)应使与外界联系多的部门或人员所处区域便于与外界接触，同时又不干扰其他部门或工作人员的工作。‎ ‎(8)应使带机密性的部门不利于与外界接触。‎ ‎(9)注意遵守各种安全规则，保证安全。‎ ‎(10)留有重新规划和扩展的余地，适时根据工作的变化和需要调整空间分配比例，不断完善规划方案。‎ ‎2.辅助空间规划要求 ‎(1)适用，即要使辅助空间各区域适合于人们方便地使用和维护，以充分发挥其支持、承载、服务、保护的使用。‎ ‎(2)有序，即要使辅助空间的各区域有满足功能需要的适当位置和区域范围，各区域归置有方、错落有致，相互之间能紧密配合、协调一致。‎ ‎(3)和谐，即要使辅助空间各区域的外形、布局、颜色等与办公空间保持和谐一致，以更好地服务于工作。‎ ‎(4)完好，即要有利于对辅助空间内建筑物及其附属设施，以及其他各种设备、线路、装饰物、覆盖物、林木等进行维护保养，保证它们能完好存在、有效运行，充分实现功能。‎ ‎(5)美观，即要使辅助空间整洁、朴素、卫生，充分绿化，能产生较好的视觉效果，有利于人们的身心健康。‎ ‎3.单位标识系统管理要求 ‎(1)制定和组织实施统一规范，以及统一制作、配置、专人监管等方式，使标识系统管理达到规定标准。‎ ‎(2)标识系统充分，即标志、指南的门类齐全，一切为工作有效性所需要的项目均要涉及。‎ ‎(3)标识警醒，即标志、指南的设备及内容要显眼、醒目，便于人们发现和使用。‎ ‎(4)标识简明，即标志、指南的内容要简要明确，便于人们及时、清楚地了解和理解。‎ ‎(5)标识准确，即标志、指南的内容要准确反映客观实际，情况发生变化时，必须及时更改，保证其有效性。‎ ‎(6)标识标准，即标志、指南的内容与表达形式(使用的标记符号、图形等)要统一规范，有国际标准、国家标准、专业标准、本单位标准的，要严格执行。‎ ‎4.办公机具的选择与安置 办公机具的选择应达到以下要求：‎ ‎(1)适用。办公机具的功能、性能、形体尺寸等都应适合工作需要，使用方便，没有不适感。‎ ‎(2)可靠。办公机具的品质应良好，符合规定的质量标准。‎ ‎(3)经济。各种机具必须在一个或几个方面确有效益，如能取代人做单调的重复性操作并比人效率更高、更精确，在紧急情况下更迅速等。‎ ‎(4)通用。办公机具应有较强的通用性，便于配套，便于相互之间的衔接配合。‎ ‎(5)便于维护。办公机具应结构简单合理，有齐全充足的备件、易损件供应。‎ ‎(6)办公机具的形体、尺寸应有利于人与设备用具之间正确地传递信息，尽可能减少操作疲劳，以提高工作质量与效率。‎ ‎(7)办公机具的性能价格比应适当，批量购进时应能降低价格。‎ ‎(8)办公机具的色彩应与办公室环境气氛相协调，能起一定的美化作用，并使操作者在操作时感到轻快自如。‎ ‎(9)办公机具应不对环境产生污染或污染很少。‎ ‎(10)桌椅、柜架等基本规格尺寸应统一一致，其中某些部分可选择可调式的，以便适用于不同身材的工作人员。‎ ‎5.办公机具安置要求 ‎(1)办公室内只摆放必要的办公设备和用具，工作人员个人的日常生活用具、用品不应放置在办公室内。‎ ‎(2)机具的摆放位置应与工作程序的需要相一致，尽可能缩短工作人员在工作中移动的距离，便于各级工作人员之间的信息沟通。‎ ‎(3)机具的安置应有利于减少工作人员操作动作的幅度，使其取放文件、物品时方便自如，操作动作轨迹平滑，减少有方向突变的直线运动；应有利于双手同时对称反向动作，使动作自然而有节奏。物品、用具的排列应有合理次序，以减少多余动作，减少身体的转动次数。‎ ‎(4)机具的安置应有利于减少和避免对工作的干扰。共用机具应置于共用区域内；办公桌摆放方向应基本一致，尽量不使工作人员面对面相向而坐；与外界联系广泛的工作人员使用的机具应置于远离一般工作人员和靠近通道的位置上。‎ ‎(5)机具的安置应有利于充分利用空间和自然光。‎ ‎(6)注意为特殊设备和用具提供适宜的温湿度、通风、隔音、防尘、防震动等环境条件。‎ ‎(7)同一区域内各种柜架的高度应一致，尽可能倚墙、倚角而立或背靠背安置，尽量方便使用者随手取用。‎ ‎6.照明环境控制 ‎(1)根据工作性质与工作点的分布正确选择照明方式。‎ ‎(2)办公照明中尽量采用自然光源，人工光源只作补充性照明光源。‎ ‎(3)采取措施如限制光源亮度、合理分布光源、适当提高环境亮度减少亮度比等来防止办公室眩光。‎ ‎(4)通过灯具的合理布置，使办公室照度接近均匀和比较均匀，通常需要使办公室内的最大、最小照度分别与平均照度之差小于平均照度的1/3。‎ ‎7.颜色环境控制 ‎(1)办公室的颜色环境条件指标中的色调应在人的生理反应方面接近中性，能给人以平静感，有利于保护视力。‎ ‎(2)办公室的明度指标应在6.5以上，给人以阳气感、前进感和轻快感。办公机具工作面的明度应在7.5～8左右；天花板、墙壁的明度在7.5左右，常需搬动的沉重机具的明度应更高一些；狭小办公室应用明度高的绿色，以产生宽大感。‎ ‎(3)办公室的彩度不宜过高，基本彩度应在4以下，除警戒色彩度很高外，房间内用色的彩度都应较低，以减少颜色对人眼的刺激，降低视觉疲劳。‎ ‎8.微气候环境控制 ‎(1)在建筑物内外采取各种有利于隔热的措施，以减少外部气候环境对办公室微气候的不利影响。具体做法如：在建筑物四壁和顶部铺设各种隔热层；增设各种遮阳、防风设备等。‎ ‎(2)在可能的条件下，在办公室内安装各种冷暖设备、通风空调设备、湿度调节设备等，以使室内微气候诸指标达到规定的标准。‎ ‎(3)隔绝有大量热量、湿气漫溢放散的热源、气源(如功率较高的电热设备或器件，锅炉及厨房设备等)对办公室的直接影响，使办公室与其保持适当的距离。‎ ‎(4)合理分配办公空间，使单位面积办公处所内工作人员的数量保持在一定限度之内。‎ ‎(5)搞好办公室内外的绿化工作。‎ ‎(6)根据具体条件和微气候指标的变化情况，适时地采取开窗闭窗、通风换气、洒水、吸潮等简便易行的调节措施。‎ ‎(7)指导办公室工作人员正确着装。‎ ‎(8)以各种方式将办公室噪声控制在规定的标准以下，减少或消除噪声所带来的危害。‎ 五、各部门布置绩效测评 ‎1.布置原则 ‎(1)采用一大间办公室，对于光线、通风、监督、沟通，比采用同样大小的若干小办公室更好。‎ ‎(2)使用同一大小的桌子，可增进美观、并促进员工相互平等感。‎ ‎(3)工作流程应成直线，避免倒退、交叉与不必要的文书移动。‎ ‎(4)采用直线对称的布置，避免出现不对称、弯曲与成角度的排列。‎ ‎(5)使用在同一地区的档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。‎ ‎2.布置的程序 ‎(1)考察并分析工作。对各部门的业务及工作内容与性质，加以考察与分析，以明确各部门及各员工间的关系，以供决定其位置时的依据与参考。‎ ‎(2)将各部门的工作人员及其工作分别记载下来并列表。‎ ‎(3)按工作人员数量和办公室所需的空间，确定其空间的大小。‎ ‎(4)根据工作需要，决定所需的家具、椅桌等，并列表分别详细记载。‎ ‎(5)根据所得结果，研究并作出计划，绘制办公室座位布置图。‎ ‎(6)依照布置图进行布置。‎ ‎3.布置要求 ‎(1)相关的部门，应置于相邻的地点，并使性质相同的工作便于联系。‎ ‎(2)将通常有许多来访者的部门，置于入口处；若不可能时，也应规定访客须知，使访客不干扰其他部门。‎ ‎(3)应将自动售货机、喷水池、公告板置于不会引起员工分散精力及造成拥挤的地方。‎ ‎(4)要避免在总办公室相邻之处，设私人办公室，因其会切断总办公室的自然光线。‎ ‎(5)将需要使用嘈杂设备与机器的单位，设于防声隔音之处，以避免干扰其他部门。‎ ‎(6)设休息处，作为工余休息、自由交谈及用午餐处。‎ ‎4.室内空间及设备布置 ‎(1)应预留充分的空间，以备最大的工作负荷的需要。‎ ‎(2)应使工作位置方便工作者移动，而不是工作者移动工作位置，并且使工作者的移动减至最小程度。‎ ‎(3)主管座位应位于下属座位之后方，使主管易于观察工作地点发生的事情。‎ ‎(4)要使全体员工的座位面对同一方向，不可面对面。‎ ‎(5)常用的设备与档案，应置于使用者的附近，切勿将所有的档案柜都置于墙角之外。‎ ‎(6)档案柜应背对着背放置。‎ ‎(7)应考虑尽量将档案柜放在墙角的可能性。‎ ‎(8)供应便利充分的休息室设备。‎ ‎(9)装设充足的电源插座，以供办公室设备与机器使用。‎ ‎(10)对以后的变化，应有预测性，并加以防备，使布置易于变化。‎ ‎5.光线与通风状况 ‎(1)自然光应来自桌子的左上方或斜后上方。‎ ‎(2)不要使员工面对窗户、太靠近热源或坐在通风线上。‎ ‎(3)应采用屏风当墙，因其容易架设，且能随意重排。可采用平滑或不透明玻璃的屏风，可提供良好光线及通风。‎ 六、办公室6S管理绩效测评 ‎1.办公桌 ‎(1)桌面无灰尘、水渍、杂物，下班前要清理桌面。‎ ‎(2)重要纸面文件、保密资料(包括发票、箱单、客户信息、工作联络单)等一律入柜。‎ ‎(3)其他纸件全部整齐放置在文件架、文件夹或书柜中，不得散放在桌面上。‎ ‎(4)办公用品要摆放整齐。‎ ‎(5)桌下不得堆放与工作无关的文件和物品(如报纸、杂志、废纸箱等)。‎ ‎2.办公椅 ‎(1)保持干净清洁。‎ ‎(2)摆放整齐，离开时办公椅要靠近办公桌，摆放在座位下方。‎ ‎(3)不用的折叠椅应折起整齐地放在不影响走路的地方。‎ ‎3.抽屉 ‎(1)下班离开前要锁好。‎ ‎(2)内中物品摆放整齐。‎ ‎(3)定期清理。‎ ‎4.保密柜、文件柜 ‎(1)有标识(部门、编号、责任人)。‎ ‎(2)内中物品、文件等摆放整齐，标识明确，便于查找。‎ ‎(3)文档保存规范(参见文档管理规范)。‎ ‎5.计算机 ‎(1)摆放端正，保持清洁。‎ ‎(2)下班时关闭电源。‎ ‎(3)便携机锁到个人物品柜中。‎ ‎6.打印机、传真机 ‎(1)节约用纸，纸张存放整齐。‎ ‎(2)及时取回打印、传真的文件，以免丢失、泄密。‎ ‎(3)不允许用传真机复印大量文件(单张或紧急时候可特殊对待)。‎ ‎(4)打印机、传真机、碎纸机有资产编号和标识(注名部门、放置地点、保管人姓名)。‎ ‎7.地面 ‎(1)保持干净。‎ ‎(2)计算机电源线、网络线、电话线等扎放整齐。‎ ‎(3)桌垫、纸袋、纸张、纸板、纸箱、塑料、泡沫等易燃物品不与电源线、网线、电话线放置在一起，保证安全。‎ ‎8.通道 ‎(1)保持通畅。‎ ‎(2)不得摆放影响美观或走路的纸箱等。‎ ‎(3)垃圾篓应置于桌下内侧，不得放在通道上。‎ ‎9.临时摆放物品 ‎(1)原则上公共场地不允许摆放纸箱、物品等。‎ ‎(2)如特殊情况需临时摆放，必须放置整齐，不得影响整个办公场所美观及行走方便。‎ ‎10.公用、流动座位 ‎(1)使用人员均有责任和义务在使用和离开时做好办公区域的清洁工作。‎ ‎(2)办公室人员有责任监督。‎ ‎11.个人行为 ‎(1)工作时应保持良好精神状态。‎ ‎(2)不可随意谈天说笑、串岗、呆坐、看杂志、打瞌睡、吃零食。‎ ‎(3)着装得体大方，工卡配带规范。‎ ‎(4)爱护公物，用完归位。‎ ‎(5)待人接物诚恳有礼貌，乐于助人。‎ ‎(6)遵守公共秩序与规定。‎ ‎(7)离开办公室前关闭所有电源。‎ ‎(8)提高修养，追求并创造良好办公环境整洁的自律精神并按规则做事。‎ ‎12.基本修养 ‎(1)乘电梯 ‎①电梯内，不宜大声谈话。‎ ‎②电梯里不准吸烟。‎ ‎③当看到有人赶来时，应用手挡住电梯门，防止关上。‎ ‎(2)开放办公间办公 ‎①不要大声喧哗，接听电话或与别人讨论的声音要控制在隔壁间的同事听不到为准。‎ ‎②团结并尊重每一位同事。工作中保持经常沟通，有不同意见时，要通过恰当方式解决，任何情况下都不可恶语相向或采取他种过激行为。‎ ‎③如有客人来访，要做到彬彬有礼。最好在会议室或公共会客厅会客。‎ ‎(3)手机的使用 ‎①开会、上课、培训时手机关机(或设置为震动)。‎ ‎②建议在开放办公期间，将手机转到座机上，或将声音调至不影响到别人工作为宜。‎ 第二节 日常事务处理工作绩效测评 一、组织协调绩效测评 ‎1.协调职责 ‎(1)全面履行协调职责 要着力做好纵向协调、横向协调、内部协调等多方面的工作。 ‎ ‎(2)纵向协调 ‎①当上级的决定、决议、指示、命令形成后要尽快向下传达，使之得以认真贯彻执行，以保证政令畅通，上令下行。 ‎ ‎②当下级对上级的某一决定、指示不理解或不完全理解时，要以认真负责的精神去做解释、说服工作。 ‎ ‎③当下级对上级的指示、决定、命令有不同意见时，要及时、准确地予以反映，使下情得以“上达”，以利于上下沟通，步调一致。 ‎ ‎④当下级某一单位某项工作领先时，应积极组织力量去调研，认真总结经验，及时予以推广，“以点带面”。 ‎ ‎⑤当下级某一单位某项工作处于落后状态时，要积极主动地协助领导进行重点帮助，“以面促点”，“以面带点”，使之尽快赶上前进步伐。 ‎ ‎(3)横向协调 ‎①业务部门的一些部门性文件、规定，一般均须先报送部门主管修改、审阅，进行协调，以免对同一事项的规定不一致，使下级难以适从。 ‎ ‎②业务部门的一些重要工作部署、安排，如召开请上级主管参加的会议、开展由上级主管领导的突击性、临时性工作任务等，一般也须经部门主管统筹平衡、统一协调，以避免部门之间“撞车”和上级主管“超负荷”现象的发生。 ‎ ‎③当各业务部门、各单位因认识和处理问题的角度不同引起矛盾时，办公室主任更应充分发挥其协调职责，对过去已有明文政策规定的事项，要维护政策的严肃性，督促有关方面或协助领导督促有关方面加以认真贯彻落实。 ‎ ‎④对过去尚无明文规定的，要在认真听取各方意见的基础上，处理好各有关政策精神的衔接关系，并向领导提出解决的意见和建议，协助领导作出裁决，把各方的意见统一到总政策上来。 ‎ ‎(4)内部协调，即以办公室内部的人员、工作为对象，使之融洽、和谐地协调工作。 ‎ ‎2.计划协调 ‎(1)在计划的制定阶段，首先要考虑计划内容与系统区域性工作目标以及本单位的长远规划是否一致。其次，要考虑工作的轻重缓急，把人力、物力、财力用到最重要、最急需的地方和时刻。 ‎ ‎(2)上级部门要对下级部门的工作计划审阅、检查、统筹和协调。在这个阶段的协调过程中，办公室人员的具体任务是：会同有关职能部门，对业务部门初步拟定的计划中所需要协调的问题，逐一提出协调意见，然后将计划和协调意见一并送交上级主管审定。‎ ‎(3)在计划的执行阶段，办公室人员要经常与有关部门联系，注意各种因素的变化，及时向上级反馈、并在自己的职权范围内进行积极地协调。 ‎ ‎3.工作协调 ‎(1)建立健全规章制度。 ‎ ‎(2)合理设置组织机构。 ‎ ‎(3)在日常工作中，协助有关领导对各职能部门、各单位之间的工作关系和工作纠纷进行仲裁，使有关各方和谐、匹配、步调一致地开展工作。 ‎ ‎(4)对平行各部门，各单位日常重大问题或纠纷的协调，办公室主任的主要任务是做好调查研究，在调查研究的基础上提出协调方案，供有关领导参考，然后或由领导直接出面协调，或由办公室主任转达领导人的协调意见，并负责督促检查协调方案的贯彻落实。‎ ‎(5)就同级领导班子成员之间的协调而言，办公室主任主要统筹平衡、及时沟通，以避免同级领导班子成员在部署、开展工作时的相互撞车和业务交叉、重复等现象的发生。‎ ‎4.人际关系协调 ‎(1)力求客观公允地协调领导人之间的关系。 ‎ ‎(2)对于办公室主任与办公室其他人员之间的关系协调，基本原则应当是：公道正派， 体贴下情，工作上多指导、多爱护，生活上多帮助、多关心。 ‎ ‎(3)对办公室内部人员之间的关系协调，对各部门、各单位人员(主要是负责人)之间的关系协调应做到公平、公正，有说服力。 ‎ 二、值班管理绩效测评 ‎1.值班工作要求 ‎(1)掌握上级主管及各层管理人员的电话、住址等系统性资料，最好编印成册，以备查找。‎ ‎(2)掌握所辖工作范围的变动、办公地点的变动及电话号码的变动等情况。‎ ‎(3)熟悉车站、机场、码头、医院等有关情况。‎ ‎(4)熟悉和了解本单位的业务状况，熟悉本部门的工作任务、职权范围，掌握有关业务的知识和要求。‎ ‎(5)值班工作制度化。各级各类值班室所担负的公务接洽，各类会议及活动的安排，都形成一套切合实际、行之有效的办法和工作程序。‎ ‎(6)要求值班人员具有一个良好的工作作风，做到：对发生问题的具体情况了解清楚，避免反映不实；对没有把握的问题，处理上要慎重，不轻易许诺，随便表态；待人要热情，谈话要和气，办事要考虑周密，传递信息要及时准确；要注意文明礼貌，注意仪表谈吐。‎ ‎(7)要求值班人员必须具备较深的组织纪律观念，要将值班工作中遇到的重要情况和问题，如实地反映，需要作出答复时，需经领导作出指示后，及时答复，不应无故推拖。‎ ‎(8)值班人员应保守单位的秘密。对身份不明的人员，要查询清楚；对各种灾祸隐患，要搞好防范；对有些重大社会动态，或高级领导人的活动情况，未经允许不得对外泄露；机密文件和个人信函要妥善保管好，不得擅自拆阅，其中标明“急件”的要随收随时处理，标明领导人“亲启”的由机要人员直接送达。‎ ‎2.值班工作组织 ‎(1)设置专门的值班机构(值班室)或专职值班人员，负责每天24小时及周休日、节假日的全部值班工作。也可采取轮流值班制，负责下班后和周休日、节假日的值班任务。‎ ‎(2)编排值班表。凡安排的值班表应印发至参加值班的各位人员，以便按时接班。‎ ‎(3)确定值班人员的职责和权限，要求值班人员坚守岗位，按时交接班。明确交接班时间和方式。‎ ‎(4)制作各项值班工作程序。‎ ‎(5)建立值班规则，明确值班人员应遵守的规则。‎ ‎(6)建立请示汇报制度。值班期间，如遇重大和紧急情况，值班人员应及时向有关领导汇报，根据领导意见迅速处理，对于不明确，没有把握的问题不得擅自答复。‎ ‎(7)建立值班日志制度。值班时要认真记好值班日志。凡在值班期间接到的外来电报、信函、公务电话等，都要详细地记入值班日志，以备查考。当班未了事项，必须向下一班值班人员作出交代，使接班人员了解情况并继续进行处理。‎ ‎3.值班记录及资料管理 ‎(1)值班应准备好以下资料 ‎①电话表(本)。‎ ‎②值班人员涉及的机关、单位，特别是上下级单位的机构设置，职责分工、办公地址、领导分工等情况都应记录清楚。‎ ‎③本单位的领导职责分工，内部机构职责范围，全年工作计划，当前中心工作安排及有关规章制度等。‎ ‎④常用的工具书、邮政编码、本地区常用电话表、地图册、列车时刻表、航班表、船期表等。‎ ‎(2)值班时应记好值班日志 ‎①按照有关规定，在有固定格式的本册上将收到的各种信息、信函、电报及处理情况、备忘录等记载下来，以备其他值班人员继续办理、交流情况、检查督促和事后查考。‎ ‎②值班日志应包括值班时间、值班人员、事项内容、处理情况。‎ ‎③值班日志应按档案管理的要求及时存档备查。‎ ‎(3)做好电话记录 ‎①电话记录应有固定的格式，并应具备以下几方面内容：来电时间、来电内容、来电单位、姓名、职务、接电人姓名、领导批示、处理情况。‎ ‎②电话记录一定要简明、完整、准确、字迹清楚，对人名、地名、时间、数字等都要认真核对，确保准确无误。‎ ‎③接收重要电话时值班人员须将电话内容向对方重复叙述一遍，以保无误。‎ 三、会议管理绩效测评 ‎1.会议数量控制 ‎(1)提高各级管理者的素质，提高其管理水平，使其掌握包括会议在内的各种工作方式(面谈、现场指导、打电话、制发文件等)，并能根据客观实际的需要与可能选取其中最适用、最有效的工作方式。‎ ‎(2)合理设置机构，正确分割职能与权利，避免或减少职能的交叉重复，避免事权的过于集中或过于分散；放权简政，明确各部门、各级工作人员的职责使各级管理者能在自己的职责范围内独立工作，不必事事集体研究讨论，处处协调商量。‎ ‎(3)建立并严格实施会议审批标准和审批权高度集中的制度。会议不经审批一律不得召开，审批权应集中于机关首脑中的一个人，由一个人把关，其他人在一般情况下无权批准召开会议。‎ ‎(4)建立会议协调安排机制，由行政部统一协调安排各部门召开的会议。合并召开有关会议，避免会出多门，重复浪费。‎ ‎(5)全面控制会议质量，提高会议效果，避免或减少连锁会议。‎ ‎(6)加强会议成本控制，严肃财经纪律，以包括经济手段在内的多种手段惩处滥开会者，特别是其中直接挥霍国家资财的与会者及有关责任者。‎ ‎(7)对例行会议作定期检查分析，取消已无存在价值的例会，合并功能不高的例会。‎ ‎2.会议质量控制 ‎(1)严格执行会议审批制度，不合乎标准的会议一律不准开，不能开。能小开的决不大开，能短的决不拖长，能低规格开的，决不搞成高规格的。‎ ‎(2)建立健全并严格实施包括会议规则在内的一整套会议制度，以这些严格的制度约束与会议有关的行为，刹住不良会风。‎ ‎(3)科学、有效、充分地做好会议准备工作，会前应注意使每一位与会者明确会议目的、宗旨、议题，掌握有关文件材料并做好发言准备，不开“空手”会，不开无准备的会。‎ ‎(4)主持人和与会者应具有足够的权利和明确的责任，以保证议而有决，决而有行。‎ ‎(5)严格控制会议人数、不允许无关人员与会，尽量将人数控制在能有效交流信息、形成法定有效决议认可的最低限度内。‎ ‎(6)保证会场秩序，尽最大可能为会议创造各种有利的物质条件、环境条件、卫生条件。‎ ‎(7)议题应集中，不宜太多，日程务必高度紧凑，尽量缩短时间，保证与会者能集中精力。‎ ‎(8)以各种方式如明确制度、举办训练班等，培训与会者，使其掌握正确与会的要领，掌握有效与会的技巧，提高其与会水平。‎ ‎(9)以切实可行的制度和措施监督会议决议的执行过程，避免只开会而不管不问效果的偏向，以保证会议有效。‎ ‎(10)‎ 充分运用现代化技术手段，灵活运用图板、实物、模型、照片、广播、电话、录音、录像等用具和设备，提高信息传递的效率与质量，节约时间、缩短会议，提高会议效果。‎ ‎(11)提高会议主持人控制会议进程的能力与水平，使其掌握有效主持会议的规则与技巧。‎ ‎3.会议进程管理 ‎(1)根据会议的总体情况，制定出详实的会议管理计划及具体的实施措施。‎ ‎(2)做好周密的会议准备工作，如会议通知书的下发，与会人员的编组、会议资料的印制、会议接待人员和服务人员的安排及职责分配等。‎ ‎(3)制定会议议程，并让与会人员知晓。‎ ‎(4)会议进行中营造与会议相适应的会议气氛，科学安排会议中的高潮和低潮，及时分发会议文件资料，监督工作人员及时认真地做好会议总结。‎ ‎(5)合理安排多议题的议题次序，以各种方法和措施，避免或减少与会者中途退席。‎ ‎(6)会议结束，及时召集全体会议工作人员，对整个会议的组织与服务工作进行全面总结，并在全面总结的基础上，写出书面的会务总结报告。‎ ‎(7)对会议的组织与服务过程中的有功人员进行表彰和奖励。‎ ‎(8)做好会议文件资料的收退与立卷归档工作。‎ ‎(9)做好会议代表离开、返回原单位的安排服务工作。‎ ‎4.会议生活管理 ‎(1)根据会议的基本情况，制定出详细的计划和实施方案，报请上级主管审批。一经审批，立即着手实施。‎ ‎(2)各项准备工作基本完成后，进行一次详细地检查，确认无问题，将准备情况向上级主管汇报，并将计划即制成图表，分发大会使用。‎ ‎(3)编制会议伙食经费预算，制定食物供应计划。同时，印制会议专用餐券，发给与会人员使用。‎ ‎(4)认真进行会议经费的预算，编制会议经费预算审批表，上报审批，会议结束后，做好会议经费的决算。‎ ‎(5)做好会议用具和资产的管理，指派专人负责。‎ ‎(6)安排会议的清洁卫生及医疗工作。‎ ‎(7)制定计划，精心准备迎候工作。‎ ‎(8)做好会议的车辆管理。根据会议用车情况，制定出详细的用车计划，抽调或租用车辆，购满车辆用油，安排好停车场地，并集中调度驾驶人员，宣布用车计划，使各级人员心中有数，工作有条不紊地展开。‎ ‎(9)会议结束，安排工作人员细心进行各项检查、清点工作。‎ ‎(10)每次会后都总结经验，有会务工作总结报告，以不断提高会议生活管理工作水平。‎ 四、文书管理绩效测评 ‎1.文书管理要求 ‎(1)外来文件收文由公司行政部收发室承办，外来文件收文时，由收发室登记入“收发文登记簿”。内部制发文件收文时，由各部门编号及填写“公文会签单”后，送收发室登记入“收发文登记簿”。‎ ‎(2)制发应填写“发文呈批单”，编列文号，并填写“公文会签单”，注明本案应会签部门后送总公司收发室登记处理。‎ ‎(3)收发室收文登记后，根据业务性质分送各有关部门处理；内部发文呈批单做收文登记后，根据文件内容性质分送有关单位会签处理。‎ ‎(4)会签：各部门收到需参与会签的呈批件时，须本着本部门的职责认真表达对本件草案的意见，并尽量提供相关资料供起草部门参考。公文会签后，再依“公文会签单”内所指定会签顺序，转送其他会签单位，若本部门为最后一个会签单位，则处理后将本呈批件转送办公室处理。‎ ‎(5)审核：办公室根据各部门签办意见，汇总整理出一个结论(若各部门意见不一致，需由办公室居间协调送总经理核定)。‎ ‎(6)批示：总经理或其他被授权批示者作最终的肯定、否定等批示，并签字。‎ ‎(7)执行：‎ ‎①办公室根据总经理批示内容将公文影印一份送执行单位办理，公文正本送收发室归档存查。‎ ‎②需对外发文时，交由收发室打印、盖章、封装、寄发，呈批件原件和批件打印件2份归档存查。寄发文件前须填写“收发文登记簿”。‎ ‎(8)归档：‎ ‎①任何签呈正本均需交由总务部(科)归档存查。‎ ‎②若执行单位必须使用正本时，可暂时借出使用后归还，若正本必须寄出且无法取回，可存档复印件。‎ ‎③存档文件普通件保存3年，机密文件保存10年，届时列表报准监销。‎ ‎(9)确定公文机密等级及处理规定。各级人员处理密件资料，须严守秘密。因泄密而造成损害，由泄密人员负责并接受处分。密件文件递送时，应以信封袋加密封装，递件人及收件人拆阅时均须在登记簿上签名。‎ ‎(10)公文处理时限：特急件，随到随办；急件，一天内处理完毕；普通件，三天内处理完毕。超过处理时限的文件，由办公室催办。各级审核人员及会签人员均须在公文签呈上签名，并标示日期，以明确责任。‎ ‎2.公文写作 ‎(1)熟知公文的种类、结构、特点及公文写作的一般程序。‎ ‎(2)了解组织的行文规范、格式及公文处理办法。‎ ‎(3)具备公文写作的知识结构：基础知识、管理学知识、专业知识及经济学、法学等辅助知识。‎ ‎3.公文制发 ‎(1)规范公文制发的各个程序和环节，使之有严格的标准要求，都能按一定的轨道运行。‎ ‎(2)建立、健全以岗位责任制为中心的各项制度。‎ ‎(3)对各项标准、制度、程序经过比较选择，使之符合科学规范、制度化，集中反映公文工作的内在规律及其指导原则和方法，贯穿于公文工作的全过程，贯穿于整个公文处理程序的每一个具体环节。‎ ‎4.文件的收发 ‎(1)明确文件管理责任制度，指派专人负责文件的收发工作。‎ ‎(2)发文指定专人统一登记编号、送印、盖章，分发后，负责将原稿、印本及附件等收集齐全完整，随时向立卷环节集中。‎ ‎(3)根据本单位的实际情况，建立文件收发登记制度。‎ ‎(4)根据本单位的文件特点，确定文件的收发、分类登记的方法和程序，并监督执行。‎ ‎(5)经常检查文件的收发工作情况。‎ ‎5.文件的整理与配套 ‎(1)结合实际，确定文件立卷的范围。‎ ‎(2)将需要立卷的文件材料，集中以后，适时进行整理配套，确保集中的文件材料齐全完整，在组卷时不会因某些文件缺页或少件影响立卷工作的正常进行。‎ ‎(3)文件整理要有重点，分清主次，进行系统整理，在整理配套过程中，以本单位所形成的文件为主线进行整理。‎ ‎(4)对集中的文件进行分类，分类应结合实际情况，科学、合理，层次清楚，概念明确，相互之间界限分明。分类的标准统一，做法一致，分类便于管理及查找利用。‎ ‎(5)拟制案卷类目，对随时集中来的各类文件，可以对号入座，放在案卷类目所设条款中去，并方便查找和利用。‎ ‎(6)将已经办理完毕的文件材料，在平时归卷的基础上，将各条款内的文件材料加以适当调整，进行卷内文件系统排列，并拟制案卷标题，为文书归档作好充分的准备。‎ ‎6.案卷归档、移交 ‎(1)确定案卷归档范围。‎ ‎(2)制定案卷移交目录。‎ ‎(3)归档移交前，必须经过档案部门检查验收。‎ ‎(4)确定案卷移交、归档的时间。‎ ‎(5)与档案部门办理移交手续。案卷移交手续清楚，交接双方经手人在移交清单上均有签字并加盖交接单位公章。‎ 五、档案管理绩效测评 ‎1.档案管理规范 ‎(1)依据《中华人民共和国档案法》，结合本单位实际情况，制定相应的档案管理制度，并监督执行。‎ ‎(2)设立专门的档案管理部门，配备专门的档案管理人员。‎ ‎(3)设置专门的档案室及其相关设施。‎ ‎(4)制定档案管理工作流程。‎ ‎(5)定期组织档案管理人员学习《中华人民共和国档案法》有关制度、档案工作理论、技术和业务知识，掌握归档的基本方法。‎ ‎2.立卷归档 ‎(1)根据国家相关法律法规，确定本单位文件归档的范围和时限。‎ ‎(2)对文件的归档有明确的要求，并培训档案管理人员严格按要求处理。‎ ‎(3)对本单位各种文件，根据政府有关法律法规要求，设定其保存期限。‎ ‎(4)明确档案名称及编号规则，档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，须事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。‎ ‎3.档案修复 ‎(1)接收登记。‎ ‎(2)除尘。需要修复的文件，应先将灰尘清除干净，以免修复的过程中灰尘遇湿后污染文件。‎ ‎(3)鉴定。对需要修复的文件，要进行全面地技术鉴定，应根据其字迹、纸张的成份和质量以及损毁的程度和性质，选择合理的修复的方法，以避免因修复方法的失误，使文件遭受不应有的损失。‎ ‎(4)消毒。受过微生物感染或虫害的文件，应做消毒处理。用浸过1%或2%的福尔马林溶液的脱脂棉球捏干后擦拭文件，便可除去菌迹。‎ ‎4.档案鉴定 ‎(1)制定档案价值的统一标准及各种类型的档案保管期限表。‎ ‎(2)具体分析档案的价值，划分和确定不同保存价值的档案的保管期限。‎ ‎(3)拣出无保存价值的和保管期满的档案予以销毁。‎ ‎(4)围绕上述工作而开展的一系列鉴定组织工作。概括上述内容，主要是确定哪些档案需要保存和保存多长时间，哪些档案无须保存即可销毁。‎ ‎5.档案借、调阅管理 ‎(1)建立档案借阅管理制度，明确借阅的工作流程及借阅人和档案管理人员的权利与义务。‎ ‎(2)督促、检查档案管理人员严格按程序办理档案借阅手续。‎ ‎(3)有完善的调卷程序和调卷管理制度。‎ ‎(4)明确规定调卷人员的责任和义务。‎ ‎(5)定期组织培训档案管理人员，严格遵守档案借、调阅制度以确保档案的完整、无遗失、无损失。‎ ‎6.档案库房管理 ‎(1)制定档案库房管理制度，明确库管人员的岗位职责。‎ ‎(2)对档案库房及档案架(柜)有序排放和编号。‎ ‎(3)按照档案保护的技术要求，科学地控制温度和湿度，保持库房的环境和库内卫生，坚持进行各种测定和防治，采取一系列必要的具体措施。‎ ‎(4)加强档案库房的各项保卫保密工作，保证档案的安全。‎ ‎(5)建立防火制度，配备一定的消防设施设备，训练库房管理人员掌握消防知识，拟制档案抢救方案。‎ ‎(6)制定档案搬动中的保护措施，并经常检查其执行情况。‎ ‎(7)定期和不定期地对档案进行检查，确切了解档案安全保管的制度，从而采取有效的措施改善保管条件。‎ 六、办公用品管理绩效测评 ‎1.采购管理 ‎(1)掌握办公用品的有关知识。‎ ‎(2)充分了解各个部门对办公用品的要求。‎ ‎(3)办公用品负责人需要将企业全体共同使用的办公用品和特定部门用于特殊目的的办公用品分开，将采购全体共同使用的物品作为主要目标和中心。‎ ‎(4)特定部门用于特殊目的的办公用品，办公用品负责人需要在采购时向特定部门询问清楚。‎ ‎(5)对市场上的办公用品进行调查，把握其性能、功能及价格，然后选择最适合企业的产品。‎ ‎(6)办公用品负责人需要经常对新产品加以注意，以便寻找符合组织要求的物品。‎ ‎(7)办公用品负责人需要经常接触办公用品供应商以取得商品目录，或者经常出入展览会场等，一旦发现好的办公用品便介绍给企业的业务负责人以促其使用。‎ ‎(8)办公用品负责人提出购买要求，由购货负责人订货。‎ ‎(9)购货负责人就购货处价格及交货期进行协商。‎ ‎(10)购货处的选择由提出购买要求的办公用品负责人决定，或者由购货部门决定。‎ ‎(11)办公用品负责人在制作购买计划时，必须决定购入数量与交货期，决定购入数量和交货期的依据是办公用品的需要计划和该年度的预算。低值易耗品的供给工作应做到下一批物品在存货用尽前购入并到货。‎ ‎2.发放与分配 ‎(1)对办公用品的发放管理，要建立正常的发放和使用制度。‎ ‎(2)严格掌握办公用品的发放范围，根据实际需要进行发放，避免浪费。对经费已经超支的部门，要限制领用。‎ ‎(3)在办公用品领取和发放工作中，保管员要坚守工作岗位，服务要热情周到。‎ ‎(4)对不符合领取规定的，要做好解释工作，使之能够理解。‎ ‎(5)办公用品的使用，一般应遵循经济化、有效化、标准化和制度化的原则。经济化原则，要求工作人员消耗办公用品的数量，必须和其工作成就的价值等值。‎ ‎(6)属于工作人员按惯例需用的办公用品，实行定期定量的发放，各使用人自行领用并实施登记。‎ ‎(7)属于工作人员非惯例使用的物品，应填报领物单或借用单，由主管人员审核批准，交保管人发放。保管人发放时，应备簿登记，每月统计一次，送主管人员查阅，使之了解企业办公用品消耗情况，改进工作。‎ ‎(8)协调采购、保管和使用的关系。购置前要了解办公用品的使用情况，同时检查库存，找出各种物料的最佳库存量。使用时，要对库存情况、行政经费实力以及市场供应心中有数，以免办公用品使用中有浪费或中断供应的现象。‎ ‎(9)办公用品的分配由办公用品负责人从其管理的保管库中配用给各部门。‎ ‎3.保管与维护 ‎(1)办公用品的保管一般要设专门的库房和专人进行管理。保管员对采购员购入的办公用品，按照规格、数量、质量，认真验收、登记、上账、入库、精心保管。‎ ‎(2)库房内的各种物品要摆放合理，并做到整齐、美观。‎ ‎(3)在保管工作中，要及时登记保管账卡，定期(季度或半年)清理库存，做到账物相符。‎ ‎(4)保管员还要根据库存和需求情况，定期提出采购计划。‎ ‎(5)对办公用品定期进行盘点，调查易耗办公用品的存货量。在特定时日使用办公用品一览表对存货量进行检查。‎ ‎(6)在工作人员自由拿取办公用品的地方把握存货数值。与过去的存货数值比较，若数值过小，则需要调查大量分配的原因所在。‎ ‎(7)若办公用品是由办公用品负责人进行配用的，则将存货量与账簿上的存货量作比较。‎ ‎(8)办公用品负责人将办公用品的收支记在台账上，并努力使其与实际的存货量保持一致。‎ ‎(9)办公用品若为日常用具和办公设施附件，则盘点时需要调查办公用品所在位置和使用状况，并且明确办公用品的管理负责人、使用部门等。‎ ‎(10)为方便盘点，必须在各办公用品上贴上管理序号。‎ ‎(11)经常对办公用品进行整理，使办公用品处于随时可供使用的状态。‎ ‎(12)办公用品的维护管理需要确立及早发现故障，及时进行修理的体制。‎ ‎(13)办公用品负责人应从使用者手中确实收取办公用品使用的使用报告，时常把握有关办公用品使用的信息。‎ ‎(14)制定一定的修理制度，以便发现故障时按故障程度及时与有关人员联系。‎ ‎(15)当工作人员开始使用办公用品后，若初次发现办公用品有故障，要与办公用品负责人联系。由办公用品负责人决定对工作影响最小的对策：可使用代替品；或由办公用品负责人修理；或由生产厂家的修理负责人修理；或交由修理业者修理；或者废弃。‎ ‎(16)对于可能给工作造成重大影响的办公用品，需要定期组织专人进行检查和保养以免发生故障。若有必要可事先准备代替品。‎ ‎(17)为了工作人员有效利用办公用品，特殊的办公用品必要时可由办公用品负责人指导其使用方法。‎ 七、信息管理绩效测评 ‎1.信息管理要求 ‎(1)及时 及时就是对信息必须以最快的速度进行处理。一是要求信息管理人员适时地记录、收集出现的各种信息；二是要求以最快的速度加工和传递给各有关部门。‎ ‎(2)真实 真实即信息要如实反映客观情况。信息管理人员在收集过程中必须保证信息的真实性和可靠性，在加工过程中必须防止和减少各种干扰，保证信息不失真。‎ ‎(3)适用 适用指信息的处理必须适合企业管理的需要，便于利用。在收集阶段，信息必须完整；在加工阶段，必须根据管理的需要进行分类整理，便于传输、利用；在传输阶段，必须适应本企业的要求和情况，寻找相适应的高效的媒介手段；在存贮方面，分类、登记、编码、归档要便于今后查询利用。‎ ‎(4)经济 经济指信息的处理必须考虑经济和社会效益。经济的要求包括两个方面：一是要求以最低的费用获得更多的信息；二是要求要以最低的费用获得更有价值和效用的信息。‎ ‎2.信息沟通 ‎(1)建立申诉制度 通过这一制度，反映和处理基层工作人员情绪上工作上的有关问题，有效解决基层管理人员和员工的困惑和现实问题。‎ ‎(2)建立建议制度 通过这一制度，鼓励下级管理人员和员工踊跃提出建议和反映意见。建议如采纳根据规定予以奖励。‎ ‎(3)增加沟通交流 经常开展文体活动，增加高层与基层管理人员与员工的接触机会，消除心理隔膜，缩小心理距离。‎ ‎(4)建立汇报对话制度 通过按时汇报工作，经常进行对话，保证下级把意见充分反映上去。‎ ‎3.信息收集 ‎(1)确定需要 信息收集是有目的的信息选择，必须根据意义、作用、时限、流速和需要，有选择地收集信息。‎ ‎(2)制定计划 收集之前，要根据所需信息的内容、范围和时限作出安排，明确步骤，并在数量、时间、种类上加上具体限定。‎ ‎(3)组织实施 计划确定后，要根据人力和技术手段付诸实施。实施过程中，应对逐步收集到的信息作初步的分类整理，为以后的加工做准备。‎ ‎(4)补充和纠偏 在信息加工、传递和利用阶段，可能由于收集的信息不全、不准，需要不断补充、追踪和更新。‎ ‎4.信息加工 ‎(1)对无序相混的信息，按一定的标准如时间、空间、问题事件等分类，并编制索引、目录，使之达到有序和规范。‎ ‎(2)对同类信息或连续的信息的比较，可为管理者对行政事务的历史、现状及趋向的分析获得客观依据。‎ ‎(3)对不同时期、不同侧面的信息，经过综合处理，使其效用得到增强，并由此产生具有新质的概念或结论。‎ ‎5.信息传递 ‎(1)确定信息传递的方式。‎ ‎(2)确保信道畅通。即除去不必要的环节，层次设置应合理；在每一层次或环节中，接收、反馈、中转的职责要分明。‎ ‎(3)确保信息传递如实。不论是接收或传递，都应实事求是，保证信息可靠，不能任意取舍或歪曲。‎ ‎(4)体制健全。这包括组织系统和法制健全，统一指挥、依法行政、令行禁止。‎ ‎6.信息储存 ‎(1)明确信息储存的意义。‎ ‎(2)确定信息储存的规则与要求。‎ ‎(3)‎ 将信息区分种类，分项排列。种类的区分，一般为时间、来源、地域、主题、管理层次和信息载体等。‎ ‎(4)将信息登记与编码。每一种类都要分项登记，编制目录与索引。‎ 八、印章管理绩效测评 ‎1.制作与废止 ‎(1)由办公室主任提请制作与废止报告。‎ ‎(2)报告注明制作与废止印章的名称、种类、规格、使用范围。‎ ‎(3)报告注明责任者以及印章制作与废止的理由。‎ ‎2.废止保存 ‎3.遗失管理 ‎(1)保管者和管理责任者向办公室报告印章被盗、遗失、损坏情况。‎ ‎(2)书面说明印章遗失、损坏、被盗理由。‎ ‎(3)采取相应的防范与补救措施。‎ ‎4.使用登记 ‎(1)由办公室按“印章注册登记表”分类逐一登记公司印章。‎ ‎(2)按有关规定执行印章的使用范围。‎ ‎(3)由管理责任者负责印章加盖。‎ ‎(4)他人使用印章，应提出申请，并由办公室人员填写“公司印章申请单。‎ ‎(5)印章带出公司，应填写“印章出借登记台账”。‎ 九、资料管理绩效测评 ‎1.信息收集 ‎(1)根据企业标准化发展规划，明确信息收集的方向，制定标准文献资料采购计划。‎ ‎(2)信息收集的广度和深度适度，为企业科研、生产服务，为经营决策服务。‎ ‎(3)及时收集最新版本的标准和进行标准制修订、确认、废止、勘误和修改等，及时提供给有关部门，保证标准文献资料的时效性。‎ ‎(4)收到标准文献，将复制品交行政部。‎ ‎(5)各单位收集的标准文献，交行政部统一管理。‎ ‎(6)其他标准文献、资料由行政部统一订购、收集。‎ ‎2.资料管理 ‎(1)对收集到的标准文献加盖藏书章。‎ ‎(2)分类按相关的规定进行。‎ ‎(3)建立文献台账和资料台账，要求当日记账、账物相符，字迹清楚。‎ ‎(4)给整理好的标准文献贴标签并按次序放置在书架上。‎ ‎(5)根据有关单位对标准文献资料的需用量，行政部门负责申请铜印或复合的份数，负责复印或组织印刷。‎ ‎(6)行政部制设发文簿，记载文献名称、下发单位和发放份数。领用单位要在簿上签字。‎ ‎(7)借阅标准资料要办理借阅手续，借阅期不超过一个月。‎ ‎(8)企业标准经审定、印刷、整理后向档案处移交存档。‎ ‎(9)任何人在工作调动时，必须移交标准文献、资料，不得带走。资料遗失时，由单位负责人和接任者承担责任。‎ ‎(10)防止资料受潮、发霉，防止灰尘和光线对资料的侵害，资料存放处禁止烟火。‎ 第三节 后勤总务管理工作绩效测评 一、财产管理绩效测评 ‎1.财产管理要求 ‎(1)建立管理机构，配备专职人员，完善规章制度，以保证财产物资管理工作落到实处。‎ ‎(2)按照权责统一和奖优罚劣的原则，建立健全各项财产物资管理制度和奖惩制度，赋予财产物资管理、使用部门权力并加大其责任，对履行职责好的表彰奖励，对履行职责差的批评惩罚。‎ ‎(3)根据实际工作需要和现实的财政状况，尽可能选用先进、实用、经济的技术装备，不断充实和改善办公的物质条件。‎ ‎(4)采取科学、合理的管理方法，设置账卡，定期地或不定期地对财产物资的种类、名称、规格、数量、性能、用途、存放地点、使用管理人员以及购进、调出、调入、报废、清理等增减变动情况，进行清点和记载，若发现问题，及时查明原因，妥善处理，真正做到账卡相符、账物相符、账据相符。‎ ‎2.固定资产管理 ‎(1)根据固定资产的分类，结合本单位的实际情况，制定适合于本单位的“固定资产目录”，对每件固定资产进行编号，予以标记，实行管理。‎ ‎(2)建立固定资产的领用、调出制度及程序，并监督执行。‎ ‎(3)固定资产的报废报损应分别不同情况，加以妥善处理。‎ ‎(4)根据每件固定资产不同的特点，设立账、卡进行登记。‎ ‎(5)制定固定资产的维修保养制度，定期组织维修、保养。‎ ‎(6)每年全面清点一次固定资产，各项固定资产经过盘点清查，应根据实存数和账存数编制《固定资产盘盈、盘亏表》，反映盘点情况。对于盘盈盘亏的固定资产进行妥善处理。‎ ‎3.材料及低值易耗品管理 ‎(1)坚持适用经济和标准化的原则购置物材。‎ ‎(2)物材购置有规范的程序，并监督执行。‎ ‎(3)制定各部门物材购置总额标准，并监督其不超标。‎ ‎(4)所有未发放的各种物资材料，应集中在一起，分门别类地存放和保管，并指定专人负责。‎ ‎(5)确定物资发放的原则并物资领用的程序及交接手续，并督促执行。‎ ‎(6)合理确定物资储备定额，以保证物资供应。‎ ‎(7)建立必要的账、卡，详细记载物资的进出情况。‎ ‎(8)建立盘点制度，坚持日检查、月抽查、年总清查，以保证账物相符，对盘点后的盘盈盘亏都确定具体的处理程序、手续和方法。‎ 二、房屋管理绩效测评 ‎1.房屋产权管理 ‎(1)房屋资料登记建档 新建扩建房屋施工的有关资料、图纸，要由施工企业绘制成图，移交给房管部门，进行登记建档。‎ ‎(2)定期检查 要定期对各类房屋情况进行普查，并将普查的情况建档立卡，根据房屋及设备损坏程度，分轻重缓急，编制好年度和月份的修缮计划。‎ ‎(3)建立修缮档案 建立房屋修缮档案，将各类房屋的修缮情况及时记录归档，为以后的维修工作打好基础。‎ ‎(4)建立健全管理制度 要对所有的房产做到心中有数，如对员工住房的管理，应详细地掌握居住户数、人口数、建筑面积、使用面积、套数、间数及室内设备等，以便有的放矢地搞好其他各项管理工作。‎ ‎2.房屋分配管理 ‎(1)弄清本企业供办公使用的房屋的间数、总面积、企业员工总数及科室部门设置的数目；弄清需分配办公用房的部门的人员情况及业务量的情况；掌握有些部门的人员及业务可能出现的变化。‎ ‎(2)在掌握以上这些情况的基础上，根据各科室的实际需要，安排他们办公的地点、楼层、分配房间。分配时，应该优先安排和保证业务用房，尽可能创造良好的业务工作条件，并把业务往来密切的科室安排在一起。‎ ‎(3)在保证基本工作条件的情况下，尽可能压缩办公用房、辅助生产用房。‎ ‎(4)办公用房要提高利用率，尽量减少长期闲置的房间。在分配房屋时，要取得各部门的支持，尽量公平合理。‎ ‎(5)‎ 员工宿舍的分配管理。制定房屋分配方案，要经过员工的广泛讨论，听取员工的意见，使分配方案让大多数人满意。而且分房方法要有一定的连续性，不能分一次变一次，或朝令夕改。‎ ‎3.房屋日常管理 ‎(1)房租、水电费、采暖费的收缴工作应做到及时，一次收齐，避免拖拉和漏收的现象。‎ ‎(2)要对员工宣传使用液化石油气的常识，对于液化气的运输、贮藏、保管和发放工作，都应制定出严格的规章制度。‎ ‎(3)储运冬季用煤。一般在采暖开始之前，要储备一个采暖期所需用煤的80%左右，做到有备无患。‎ ‎(4)培训司炉工人。在每年采暖工作开始以前，要对上岗的司炉工作进行技术培训，未经培训的司炉员工不能上岗操作，以免发生事故，影响供暖，甚至造成损失。‎ ‎(5)检查采暖设备。包括对锅炉、供暖管道及暖气的维修。当每年采暖期过后，就要根据情况，有计划地进行检修。要求在冬季开始采暖之前检修完毕，以保证及时供暖。‎ ‎(6)建立健全采暖工作的各项规章制度，这主要包括锅炉安全操作规程、运行记录制度、交接班制度、水质化验制度、维修保养制度、事故处理报告制度、岗位责任制度。‎ ‎(7)保证供暖温度。冬季采暖温度一般要求使室内温度达到16℃以上，不必太高，以免造成燃煤浪费。应根据不同的需要，适当调整烧炉供暖的时间。如员工住宅，白天、晚上都应保证供暖；而办公用房，因白天有人办公，晚上则无人，则应重点保证白天供暖，晚上可停止供暖。对于卫生所(医院)等特殊部门，应根据需要，适当地延长供暖时间。‎ ‎4.设备维修管理 ‎(1)合理制定维修工程的进度计划。确保房屋及附属设备的完好状态，使其能发挥正常的使用功能。同时，维修中要有设备、工具、材料、人工的消耗，需要大量的资金投入，要算好经济账。降低维修工程成本、节约资金必须以保证维修工程质量为前提，避免凑合，影响使用。维修工程中要做到优质、安全、节约、迅速、文明五个方面。‎ ‎(2)要搞好房屋的维修工作，应定期对各类房屋进行普查，并将普查的资料建档立卡。‎ ‎(3)根据房屋及设备的损坏程度，分出轻重缓急，编制好年度和逐年修缮计划，分期分批地进行维修。‎ ‎(4)配备一定数量的水、电、木、瓦技术工人，专职负责日常的维修工作。规模较大、房屋较多、修缮任务重时，应建立维修队，或设维修点，以便有计划地进行大修及单项维修。日常的维修工作，可建立必要的报修、派工、回执等手续制度，以便做到随坏随修，方便广大员工。‎ 三、员工宿舍管理绩效测评 ‎1.宿舍管理制度 ‎(1)宿舍管理部门统一安排企业单身员工住宿。各宿舍要健全住宿登记制度，设置“住宿员工一览表”‎ ‎。住宿管理人员要准确掌握住宿员工的自然情况和房间安排情况，杜绝私自调换房间床位和留宿他人的现象。‎ ‎(2)完善住宿设施。应设置总服务台和楼层服务台，安装电话，设施适应需要的盥洗间、茶炉间、理发室、电视室、阅览室、游艺室、小卖部、医务室、治保室等；房间采光、通风条件要好，有防晒、防暑、取暖设施，有充足的空间；尽可能提供钢架床、蚊帐、被褥等卧具，提供多用书架等家具和暖壶、茶杯、脸盆、提水桶等必要的用具。‎ ‎(3)制定单身员工住宿管理办法。明确规定入住单身员工宿舍的条件、迁入迁出应当履行的手续、房间及行装卧具分配的标准和办法、住宿守则等，经上级管理部门批准后，可张贴墙上，或人手一册，广泛宣传。‎ ‎(4)及时准确地填报“单身员工住宿月报表”。宿舍管理部门要及时做好统计分析，加快房间周转，提高房间床位的利用率。‎ ‎(5)建立由宿舍管理部、员工单位有关领导和住宿员工代表组成的管理委员会。定期征询住宿员工和所在单位的意见，以利于改进住宿管理工作。‎ ‎2.设备物品管理 ‎(1)加强宿舍设备使用管理，精心维护，及时检修，确保技术状况良好。对锅炉等压力容器和电视机等贵重物品，要单独建账设卡，指定专人管理。‎ ‎(2)加强库房管理，各类物品分类摆放整齐，做到无损失霉烂，账物相符。‎ ‎(3)给住宿员工配发卧具等物品要做到及时准确，手续完备，账物相符。‎ ‎3.宿舍服务管理 ‎(1)充分发挥现有人员和服务设施的作用。组织好常规性的服务活动，即让住宿人员在理发、洗澡、洗缝衣物、购买日用品、收发邮件、办理暂住证等证件、打电话、预订“三饭”(病号饭、员工生日饭、团聚饭)、看病及煎中药、接待返探亲友和客人住宿等十个方面不出宿舍。‎ ‎(2)活跃单身员工的文化生活。电视室、阅览室、游艺室每天按规定的时间开放，电视节目每天预告。每周举行小型文娱活动，四大节日(元旦、春节、劳动节、国庆节)举办大型文体活动。‎ ‎(3)调查某些单身员工的特殊需要，开办新的服务项目。例如给倒班的员工提供叫班服务，为少数民族单身员工代购代做节日传统用(食)品，代员工接待客人或传达客人留言，为单身员工提供生活咨询服务等。‎ ‎4.宿舍安全管理 ‎(1)定期对住宿人员、服务人员进行安全教育。对宿舍的锅炉工、电气工进行专业安全技术培训，经考核合格，才能上岗操作。‎ ‎(2)制定安全责任制，明确规定住宿管理人员、服务人员、设备操作者的安全责任和权利。‎ ‎(3)坚持安全检查制度，定期检查安全责任制落实情况和班组安全活动开展情况，定期检查机电设备和建筑设施的安全状况，发现隐患，及时处理。‎ ‎(4)严格执行治安管理各项规章制度，加强综合治理。‎ ‎(5)加强门卫管理，建立健全暂住人口、会客登记制度。‎ ‎(6)传达员、服务人员要严格贯彻宿舍管理的各项制度，做好交接班记录。‎ ‎(7)与治安保卫部门和员工所在企业配合，加强宿舍秩序管理，防止酗酒闹事、打架斗殴、赌博盗窃、嫖娼卖淫等现象的发生。‎ 四、员工食堂管理绩效测评 ‎1.食堂管理要求 ‎(1)制定各项食堂计划，并有明确的数量指标和质量指标。‎ ‎(2)制定落实措施，实行指标归口分管、层层分解的责任管理办法。即把食堂下达的计划，按照班组岗位分工归口落实执行，并把所有的计划指标，接岗位班组，按时间顺序，结合各类食堂的具体情况，层层分解成若干具体小指标，一直落实到每个班组、工序、岗位，直至每个炊事服务人员。使每一种计划，每一项指标，都能有专人负责执行落实，做到目标明确，人人有专职，事事有人干。‎ ‎(3)组织各种形式的竞赛活动，并定期检查评比，总结推广先进经验，达到抓两头、带中间、促平衡的目的，以日保月，以月保季，以季保年，以个人保班组，以班组保食堂，一层一层地落实、竞赛。‎ ‎(4)深入实际，了解具体情况，及时发现并解决问题，为班组完成计划指标出主意想办法，并在条件许可的情况下或创造条件为班组岗位创造良好的工作条件和环境，主动进行协商、协调、组织各班组岗位、环节和个人，共同完成计划任务等等。‎ ‎(5)通过检查，及时了解计划是否落实，及时发现存在的问题，以便采取措施，加以解决。‎ ‎(6)确定计划检查的内容。一般来说，计划检查的主要内容有：计划完成情况，完成或未完成或超额完成的主、客观原因，计划执行中出现的问题，制度的贯彻执行情况，曾采取过哪些办法和措施，效果如何，今后打算怎么办等等。重点是检查计划完成的进度和食堂对班组岗位的要求。‎ ‎2.食堂销售管理 ‎(1)制定必要的食品销售制度，规范食堂销售工作。‎ ‎(2)加强销售的组织与检验工作，组织处理销售过程中发生的问题。‎ ‎(3)加强销售票证管理，建立健全销售票证管理制度。‎ ‎3.服务质量管理 ‎(1)根据实际情况，制定食堂服务质量标准。‎ ‎(2)制定食堂质量执行计划，即将食堂质量标准在阶段时限内具体化。‎ ‎(3)对食堂和班组岗位在服务质量和工作质量上的薄弱环节进行分析，提出具体改进措施。‎ ‎(4)根据实际情况，经常修订食堂服务质量标准，不断充实新的内容。‎ ‎(5)进行服务质量分析，把成功的经验标准化，把问题提出来，并订出下一阶段的质量标准。‎ ‎4.机械设备管理 ‎(1)建立食堂机械设备的分类、编号及登记制度。为了避免各类机械设备之间相互混淆与物账不清，便于统一管理，食堂必须对每一件(台)机械设备都进行分类、编号及登记，为责任管理提供依据。‎ ‎(2)分机归口，划片管理。‎ ‎(3)积极预防设备事故的发生。如发生事故，应立即分析原因，采取措施，使设备尽快恢复正常状态，并总结经验教训，杜绝类似事故的再次发生。平时要进行安全操作教育。‎ ‎(4)建立机械设备的技术资料管理制度。机械设备管理档案由负责设备维修的人员负责。主要资料应包括：设备说明书、设备检修登记表、设备事故报告单、设备购进验收记录等。‎ ‎(5)加强对操作人员的技术培训，严格考核制度。‎ ‎(6)制定合理使用机械设备的制度、纪律。‎ 五、车辆管理绩效测评 ‎1.车辆购置与使用管理 ‎(1)根据本单位实际情况，按照适用、经济、配套的原则，有比例地选择各种类型的车辆，以适应多层次多方面的用车需要。‎ ‎(2)新车购进后，要及时建立登记卡片，将车辆型号、牌号、车况等各项数据，逐一登记。‎ ‎(3)建立完整的车辆技术档案。‎ ‎(4)从本单位实有车辆的数目，运输任务的大小、人员组织的结构等实际出发，制定出切实可行的车辆使用、管理制度，对本单位用车的范围、对象作出明确规定。‎ ‎(5)根据本单位车辆使用管理规定和当天的用车量大小，包括乘车人数、次数、行车线路和急缓程度，做好派车计划，有计划地安排使用车辆。‎ ‎(6)对车辆的封存、报废、折旧管理都有具体的制度及严格的审批程序，并监督执行。‎ ‎(7)制定车辆维修、保养计划，定期组织车辆保养、维修。‎ ‎(8)建立汽车燃、润料管理岗位责任制，严格纪律，并监督执行。‎ ‎(9)对车辆用油、材料，按不同类型的车辆，确定定额指标，并建立相应的节约奖励制度，并监督执行。‎ ‎(10)配备专职或兼职油料、材料管理员，健全油料与材料的采购、入库、保管、领用方面的制度，做到进出有账，账物相符。‎ ‎2.车辆安全管理 ‎(1)加强安全管理的组织领导，制定各岗位具体的安全措施，经常分析研究，并定期检查。‎ ‎(2)要适时地定期地进行预防事故教育，运用正反两方面的事例，反复讲明事故的危害性和防止事故的重要性。牢固树立安全第一的观念。‎ ‎(3)‎ 要经常向全体人员宣传和定期组织学习国家安全法规，尤其要对司机进行交通法规教育，使他们熟谙并自觉遵守交通规则，自觉做到思想集中不麻痹，谨慎行车不急躁，中速行车不冒险，礼让“三先”(让小车先行、客车先行、重车先行)不抢道。不开斗气车，不开“英雄”车，不酒后开车。‎ ‎(4)定期开展群众性的安全检查活动。发动群众，群策群力，定期开展安全检查，形成安全意义大家讲，安全措施大家订，事故苗头大家抓，人人关心安全工作的局面。‎ ‎(5)定期总结安全管理经验。以每月一小结，每季一大结，年终全面总结。‎ ‎(6)建立严格的汽车安全检查制度，并监督执行。‎ ‎(7)建立司机对车队、车队对主管部门层层负责的安全承包合同，实行安全责任制，奖惩按合同执行，层层有份。建立安全奖励制度和安全处罚制度。‎ ‎(8)制定安全岗位责任制，分别规定队长、油料材料员、司机的安全职责范围和应负的安全责任，以及相应的奖罚条例。安全岗位责任制报上一级主管部门审批，由审批部门定期检查；车队亦应规定相应的检查制度，组织评比，实施奖罚。‎ ‎(9)制定事故处理制度，按照交通法规，按照事故处理的程序，正确处理事故。‎ ‎3.车辆经济管理 ‎(1)从本单位实际情况出发，以各类数据为依据，反复分析研究，遵照国家有关的政策法律而制定经济管理的方案。‎ ‎(2)制定各项管理制度和实施细则及考核制度，并监督执行。‎ ‎(3)对员工进行思想教育，对经济管理工作进行检查、监督、考核、验收。‎ 六、治安管理绩效测评 ‎1.建立保安组织 ‎(1)根据公司的类型、规模大小，合理设置保安机构。建立完整的保安组织架构。‎ ‎(2)配备保安人员，并对保安人员进行岗位培训。‎ ‎(3)确定保安人员的工作职责、权限及奖惩标准。‎ ‎2.治安管理制度 ‎(1)根据企业的实际情况，建立并完善保安员岗位责任制和各项治安保卫制度。如针对客户的有：客户非办公时间出入登记管理制度、大件物品出入管理制度等；对内部保安员的有：保安员交接班制度、保安员值班岗位责任制等。‎ ‎(2)制定巡视值班制度。根据企业内部实际情况，应每天24小时安排保安员巡视值班，具体工作可分为门卫、守护和巡逻三个方面来实施。‎ ‎(3)制定车辆管理制度。加强企业内车辆的安全管理，做好车辆停放和保管工作，确保车辆按规定行驶和停放，保证企业内道路畅通、路面平坦、无交通事故发生、无车辆乱停乱放现象。‎ ‎(4)完善企业内安全防范措施，如在企业四周修建围墙或护栏，安装闭路电视监控系统，在企业内的一些重要部位、重点单位安装防盗门、防盗报警系统等。‎ ‎(5)密切联系企业内员工，做好群防群治工作，把企业内的员工发动起来，强化员工的安全防范意识，建立各种内部安全的防范措施。‎ ‎(6)维护治安、打击违法犯罪活动。负责维护企业内部治安秩序，预防和查处治安事故。打击违法犯罪活动，企业应贯彻和执行公安部门有关安全保卫工作的方针、政策，积极配合公安部门打击企业内和企业周围的违法犯罪活动。‎ ‎(7)建立联防联保制度。与企业周边单位建立联防联保制度，与企业所在地公安机关建立良好的工作关系。‎ ‎(8)定期对保安员开展各项培训工作。‎ ‎3.电子监控及电子系统管理 ‎(1)建立并完善治安管理的技防措施。‎ ‎(2)建立监控中心值班和交接班制度，并监督严格执行。‎ ‎(3)对电子监控及电子系统操作人员进行充分地培训。‎ ‎(4)建立电子监控及电子系统的使用、维护、保养制度。‎ 七、消防管理绩效测评 ‎1.消防管理要求 ‎(1)有领导负责的逐级防火责任制。‎ ‎(2)有生产岗位防火责任制。‎ ‎(3)有专职或兼职的防火安全管理人员。‎ ‎(4)有员工义务消防队和必要的消防器材装备；规模大、火灾危险性大和离公安消防队较远的企业设有专职消防队。‎ ‎(5)有健全的消防安全制度。‎ ‎(6)对火险隐患能及时发现和立案、整改。‎ ‎(7)对消防重点部位做到定点、定人、定措施，并根据需要采用自动报警、灭火等新技术。‎ ‎(8)对员工普及消防知识，对重点工种实行专门的消防训练和考核。‎ ‎(9)有防火档案和灭火作战计划。‎ ‎(10)对消防工作定期总结评比，奖惩严明。‎ ‎2.消防机构及队伍建设 ‎(1)根据企业的类型、规模及特点，建立一个以各级领导负责的、各科室参加的，形成自上而下的消防安全管理组织网络。‎ ‎(2)明确消防组织的任务。‎ ‎(3)设立相应的专职消防管理人员，组建消防组，负责消防工作的管理、指导、检查、监督与落实，进行消防值班、消防检查、消防培训、消防器材的管理与保养和协助公安消防队的灭火工作。‎ ‎(4)可以在企业内部其他部门人员中选定义务消防员，并在此基础上成立义务消防队。定期对义务消防队员进行培训，使之掌握消防技能，培训的内容可以适当拓宽，使消防队员能适应复杂和多变的消防情形。‎ ‎3.消防管理制度 ‎(1)根据消防工作“谁主管、谁负责”的原则，建立各级领导负责的逐级消防岗位责任制，上至企业经理，下至消防员和员工，都对消防负有一定责任。‎ ‎(2)制定消防管理值班制度。这项制度包括值班员工职责和要求，交接班制度，定时巡视，发现火灾隐患的处理程序，消防设备和设施的定期检查与保养制度等内容。‎ ‎(3)建立防火档案，对火险隐患、消防设备状况(位置、功能、状态等)、重点消防部位与目标、前期消防工作概况等要记录在案，以备随时查阅。还要根据档案的前期消防工作概况，定期进行研究，不断提高防火、灭火的水平和效果。‎ ‎4.消防设施器材的配备和管理 ‎(1)根据企业实际配备消防设施、器材。‎ ‎(2)制定消防设施设备维修、保养制度，确保其随时处于完好状态。‎ ‎(3)熟悉消防法规，了解各种消防设备的使用方法，制定企业的消防制度及有关图册，使管理人员和员工便于熟悉。‎ ‎(4)定期检查消防设施与器材的规范与完好情况，对使用不便等情形应及时改正。‎ ‎5.消防安全教育 ‎(1)制定完善的消防安全教育制度，并监督执行。‎ ‎(2)建立和发展安全教育场所，如安全教育活动中心、展览室、资料室等。‎ ‎(3)重视经常性的安全教育，做到警钟长鸣；有计划地把集中教育和经常性教育有机地结合起来。‎ ‎(4)采取灵活多样的消防安全教育方式，并达到预期效果. ‎