采购部流程图及说明

采购部流程图及说明

生产计划 流程 采 购 计划流程图 计划依据 物料采购 生产部 开始 采购部 核对库存 计划细分 物料需求 计划表 物料采购 流程 制定采购计划 采购计划表 审核 否 是 财务部 仓库 生产计划表 16 采购计划流程说明 目的 适用于公司所有的的原材料、设备、备品备件和各种生产及非生产性低值易耗品等物料（不包含办公用品采购）的月度采购计划的编制、审核及下达；保证采购预算对采购计划的指导作用，确保对于预算外的采购计划经过适当的审批，有效降低不必要的采购成本确保采购计划数量和时间上都可以及时满足生产经营的需求。 流程角色 主导部门：采购部 配合部门：生产部 财务部 参与部门 : 生产部 财务部 流程说明 生产部下达月度生产计划，计划分解到周，每月 25 日下发下月 《 生产计划表 》 到仓库； 仓库接收 《 生产计划表 》 在两个工作日内根据库存状况，将计划转化为 《 物料需求计划表 》 下发到采购； 采购在接收到 《 物料需求计划表 》 ，两日内根据采购周期和需求特性制定 《 采购计划表 》 报财务审核； 财务接收到 《 采购计划表 》 后，壹日内根据生产计划和库存进行审核； 采购在收到财务审核通过的 《 采购计划表 》 后，实施采购作业。 附件 《 采购计划表 》 《 物料需求计划表 》 17 合格供应商 管理流程 采购部 品质 / 技术 / 研发部 寻找供方 初审 认证为合格供方 试制 供应商 生产部 开始 寻找供方 技术标准 组织各部门 初审 通过否 ? 试制 鉴定 通过否 ? 物料采购 流程 生产管理 流程 合格否 ? 现场考察 纳入合格 供方名录 年、季度评审 合格否 ? 结束 是 否 （ 合格供方 名录 否 是 是 否 鉴定报告 评审报告 20 合格供应商管理 流程说明 目的 为了稳定供应商，建立长期互惠供求关系，向公司长期供应原辅材料、零件、部件及提供配套服务的厂商。 流程角色 主导部门：采购部 配合部门：技术部 研发部 参与部门 : 采购部 品管部 技术部 研发部 生产部 流程说明 采购部依照公司正常性生产原材料或非正常性生产的原材料，由技术部 / 研发部提供的技术标准，采购部利用各种管道寻找供应商。 采购部对初选供应商分别记录并做出 《 供应商调查表 》 、对供应商员工、生产能力、认证证书、产品检验报告等。 对合乎要求采购部组织技术部、研发部 、品管部、 生产部对供应商进行初步评审。 初步评审未经通过则返回重新寻找供应商，经通过后进行小批量试制，试制产品经技术、品管、研发鉴定，未经通过则重新要求供应商试制，试制三次不合格，则重新寻找供应商；鉴定经通过，采购部组织进行现场考察，现场考察合格后，进行小批量试产，试产三次不合格，则重新寻找供应商，通过后纳入 《 合格供应商名录表 》 。 日常采购部按供应商管理办法进行考核 附件 《 供应商调查表 》 《 合格 供应商 名录表 》 《 供应 商年、季度 评审表 》 21 生产物料 采购流程 编制 申购单 下采购 订单 开始 送检 入库 采购部 财务部 品管部 签订采购合同 采购计 划流程 仓库 物料申购 申购单 采购合同表 追踪交货期 收货送检 验收入库单 仓库入库 流程 否 是 审核 否 特殊采购否 ? 询、比、议价 是 否 总经理 审批 是 否 是 合格否 ? 25 生产物料 采购 流程说明 目的 规定物料采购流程，为了保证购买性价比更好的物料和保证物料的保质保量按期交货。 规定采购合同评审的流程，确保物料采购合同有效性和实用性。 流程角色 主导部门：采购部 配合部门： 品管部 参与部门: 采购部 供应商 品管部 财务部 流程说明 仓库根据《采购计划表》编制《申购单》，经财务审批，总经理审核传至采购部； 采购部根据申购单，判断物品是否特殊采购，选择供应商下达《采购订单》或合同； 《采购订单》或《采购合同》下达后，采购人员对供货周期进行跟踪； 货物送到后，采购人员携物品开《验收入库单》送至品质管理部检验（验收单一式五联：存根联 、 财务联、仓库联、核算联、检验联）；判定为不合格品走不合格品控制流程，合格产品办理入库作业。 附件 《 申购单 》 《 采购合同 》 《 验收入库单 》 26 采购合同 签订 外协品 采购流程 采购部 开始 询、比、议价 品管部 外协厂商 确认 追踪交货期 外协厂商 交货 办理入库 否 是 财务部 外协厂商 确认 采购合同表 追踪交货期 外协厂商 交货 仓库 入库 流程 询、比、议价 审批 比价单 是 否 采购计划 流程 合格否 ? 29 外协采购 流程说明 目的 为了确保本公司外购产品均能符合适质、适时、适价并适时供应本公司销售计划所需产成品优质的品质及售后服务之合格外协厂商。 流程角色 主导部门：采购部 配合部门：品管部 参与部门 : 采购部 品管部 财务部 流程说明 采购人员根据采购计划 , 判断物资是否需要外协采购，如需外协采购，进行询价、比价、议价流程； 形成比价单后报财务审批； 确定外协供应厂商，外协厂商的确认需组织品管部、技术部等共同参加； 采购与其外协厂商签订协议书（包括供货合同和品质保证书），进行采购作业。 附件 采购合同表 比价单 30 填具报销单 申购单 、 合同 采购 付款流程 采购部 发票审核 财务部 开始 核对发票 付款申请 结束 发票核销 付款申请 报销发票 发票核销 验收入库单 审核 总经理 付款 是 审批 物料采购 流程 付款申请单 否 否 是 预付款否 ? 采购预付 款流程 是 否 确定付款方式 采购付款 流程说明 目的 适用于公司的除费用外的所有付款 , 包括但不限于购买材料 , 低值易耗品 , 固定资产的所有采购与付款。 流程角色 主导部门：采购部 配合部门：财务部 参与部门 : 采购部 财务部 总经理 流程说明 采购物资经检验合格入库，要求供应商开具发票（增值税专用发票或普通）与验收入库单核对无误后同申购单、验收入库单办理报销发票手续。 编制付款申请单，先由部门部长审核然后交至财务部长审核无误后呈交总经理审批；未经审批则返回重新核对。 总经理审批通过后将付款申请单交至财务部安排付款、发票核销。 附件 付款申请单 预付款申请 采购 预付款流程 采购部 财务部 开始 是 结束 发票核销 预付款跟 催发票 预付款申请 跟催发票 发票核销 总经理 付款 物料采购 流程 预付款申请单 采购合同表 审核 审批 是 否 核对及 报销发票 否 预付款否 ? 采购付 款流程 是 否 采购预付款 流程说明 目的 适用于公司的除费用外的所有付款 , 包括但不限于购买材料 , 低值易耗品 , 固定资产的所有采购与付款。 流程角色 主导部门：采购部 配合部门：财务部 参与部门 : 采购部 财务部 流程说明 编制 《 预付款申请单 》 ，先由部门部长审核然后交至财务部长审核无误后呈交总经理审批；未经审批则返回重新核对。 总经理审批通过后将预付款申请单交至财务部安排付款。 采购物资经检验合格入库，及时跟催并要求供应商开具发票（增值税专用发票或普通）与验收入库单核对无误后同申购单、验收入库单办理报销发票手续。 附件 付款申请单 原材料 入库流程 采购部 验货 开始 点收 入库及记账 验收入库单 入库记账 仓库 财务部 物料采购 流程 原材料出 库流程 验收入库单 账务处理 目的 对本公司进料的数量进行控制，确保进料数量准确，满足生产的需要。 流程角色 主导部门：采购部 配合部门：仓库 参与部门 : 采购部 财务部 流程说明 仓库根据采购人员送达的验收入库单点收货物（只限于合格产品），核对是否有误，无误后仓库按指定的区域储放。若是生产急料，仓管可放生产备料区。 点收完毕，办理记账手续，同时登记 ERP ，月末将相关票据传递至财务。 附件 验收入库单 原材料入库流程说明 仓库发料 领料单 原材料出 库流程 仓库 申请领料 仓库发料 出库及记账 结束 生产部 出库记账 客服 / 技术 / 研发部 财务部 生产领料 流程 审核 否 是 账务处理 领料单 总经理 申请领料 领料单 开始 原材料出库流程 目的 对所有原材料出库工作的规范化管理，满足生产的需要。 流程角色 主导部门：仓库 配合部门：生产部 参与部门 : 仓库 财务部 流程说明 仓库所有材料出库，均需凭有效之 《 领料单 》 予以发料。 生产部领用材料 , 仓库凭生产技术部门的用料定额和生产部负责人签发的领料单发料。 发料完毕，办理记账手续，同时登记 ERP ，月末将相关票据传递至财务。 附件 领料单 成品（含外协品） 入库流程 仓库 产成品 入库 仓库核对数量 开始 入库及记账 结束 生产部 货品核对 入库记账 财务部 帐务处理 生产管理 流程 填写入库单 入库单 采购部 外协品采 购流程 成品（含外协）入库流程说明 目的 对本公司成品、外协品入库要求及规范化管理，满足出货的需要。 流程角色 主导部门：仓库 配合部门：生产部 参与部门: 仓库 财务部 流程说明 所有成品入库，仓库根据《入库单》点收货物，核对是否有误，按指定的区域、产品的分类堆放。若是急发货，仓管可安排暂放在待发货区。 点收完毕，办理记账手续，同时登记ERP，月末将相关票据传递至财务。 附件 入库单 出库记账 成品出 库流程 采购部 / 仓库 发货通知 仓库发货 开始 发货通知 出库记账 结束 商务部 发货 办理出门证 财务部 发货通知单 帐务处理 出库单 送货单 出门证 审核 是 否 成品出库流程说明 目的 对公司出货进行控制，确保出货准确无误，防止成品品质在出货前发生变异。 流程角色 主导部门：商务部 配合部门：仓库 生产部 参与部门 : 采购部 财务部 流程说明 仓库接到经审核的 《 发货通知单 》 后，应及时办理相关出库手续； 开具 《 出门证 》 经综合部审核后会同货物发给运输单位； 发货完毕，办理记账手续，同时登记 ERP ，月末将相关票据传递至财务。 附件 发货通知单 送货单 出门证 财务部 仓库 初步确认 审核 开始 呆滞料统计 领出报 废 领出转售 结束 品管 / 客服 / 技术 / 研发部 审核 呆滞料报表 呆滞料 管理流程 报废、转 售否？ 总经理 审批 否 是 否 是 是 否 监督报 废 或转售 账务处理 处理 呆滞料管理流程说明 目的 对公司生产经营过程中产生的呆滞料进行及时有效的预防控制和处理。防止库存资金积压，提高物料储存能力、提高存货周转率，促进公司资金的良性运作。 流程角色 主导部门：采购部 配合部门：技术部 品管部 参与部门 : 采购部 品管部 技术部 财务部 流程说明 定义：呆滞料是指入库时间达到或超过 6 个月，没有使用的原材料或没有发货的产成品 仓库负责提供 《 呆滞料报表 》 ，配合相关部门作好呆滞料处置工作，包括可回收利用的呆滞料的更换以及外协物料产生的呆滞料返工返修、退换等联系工作。 采购部依照呆滞料报表组织技术部、研发部、品管部、进行初步确认是否报废或保留、是否可以转售。 采购部将 《 呆滞料报表 》 呈总经理审批。 仓库应根据处理结果对呆滞料出库报废或转售及记录台账。 财务部负责对呆滞料处置过程的监控、核价、评估及账务处理等工作。 附件 《 呆 滞料报表 》