公文格式易错项整理讲稿

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公文格式易错项整理讲稿 各位领导、各位同事： 大家好！ 根据安排，今天我与大家交流探讨公文格式易错项四个方面 的内容：分别是公文起草过程中常见的用词错误、行文错误、标 点错误、格式错误。 相信大家对 2012 年 7 月 1 日起开始施行的《党政机关公文 处理工作条例》并不陌生，而与之配套的《党政机关公文格式》 也已发布，自 2012 年 7 月 1 日起正式实施。今天我们所讲的， 所交流的也是根据这一条例进行梳理，并对新旧版进行一个说明。 一、公文起草过程中常见的用词错误 公文公文，一是姓公，二是为文。 文字是公文的生命。是公文的主体和“躯干”也是公文起草者 最容易出错的部分，一个小小的笔误就可能会造成“一失足成千 古恨”。这也是大家常改常错，常错常忽略的问题。笔者在公文 审核过程中，经常碰到文笔流畅但“错别字”屡犯错误的情况，归 纳起来，常见的“错别字”使用错误有以下 3 个方面： （一）关于易错的字词写作的正确与规范 在这里举几个常见的例子（见课件） “制定”与“制订”的例子有很多。 1、人民有了政权以后，就不仅依靠政策，还必须把成熟的 政策制定为法律，依法办事。(来源：彭真《谈监督政策和法律 的关系以及改革等问题》) 2、白天劳动上一天，晚上还要和当地团员社干部们开会， 帮助他们修改跃进计划，制订新的增产计划。(来源：马烽《停 止办公》) “做出”与“作出”的例子： 1、今年开展“学做榜样，奋勇争先”主题活动。 2、韩方将继续为改善南北关系和维护半岛和平稳定作出努 力。 “截止”和“截至”的例子： “急待”和“亟待” 1、这件事情亟待解决。 2、这片森林里的珍稀鸟类亟待保护。 “亟待”带有较浓的书面语色彩，因此“亟待”一词一般用于书 面语中。《现代汉语词典》中有“亟待解决”的用例。《现代汉语 常用词表》（商务印书馆，2008 年版）中有“急待”（跟“亟待”同 义）。可见“急待”在社会语文生活中也有一定流通性，但词典多 未收录这个词形。在人民网上搜索，看到“亟待”的使用率远远大 于“急待”。 “其它”和“其他” 现在，《现代汉语词典》等权威工具书，都推荐使用“其他”。 主流媒体一般也都使用“其他”而不用“其它”。建议您使用“其他” 而不用“其它”。意思是完全一样的,只是不同的写法."其他"正在逐 步占据主导地位,而"其它"正在被淘汰。 “度”和“渡”：“度”一般对于时间来说的，“欢度国庆”是指过 一段时间，不是“从此到彼”，且与“水”义无关。如欢度春节，度 假，度日如年，欢度国庆。“渡”一般对于空间来说。由这一岸到 那一岸；载运过河；渡口。“渡”字与“水”有关，它是形声字，“氵” 表意。如：渡过难关远渡重洋轮渡，渡口。 “决不”与“绝不” “决”用在否定词‘不、无、非、没’等前面，是表示“坚决”否 定的意思。那么，“决不”就是“坚决不”的意思。说到这里可能没 啥错误。我们再看。 “绝”“用在否定词‘不、无、非’等前面，是表示“完全”否定的 意思，“完全”是“全部”，也就是“各个部分的总和”的意思。所以， “绝不”可以理解为“全然不”，进一步说，就是“所有情况下都不” 或者“任何情况下都不”的意思。可能用的也对。那用在具体的语 境中怎么适用。 因此，“绝不”跟“决不”虽然都表示态度鲜明的否定，但有细 微差别。例如： （1）我绝不去。是说“我”绝对不去，任何情况下都不去。 （2）我决不去。是说“我”坚决不去，强调态度坚定。 “决不”含有决心、决定的意思；“绝不”则含有“绝对”的意思。 决不的意思是“决定不”。里边有“考虑后的表示”的成分。而“绝不” 的意思是“绝不妥协”没有相商的余地，里边有些主观色彩。 即：1、就是之意，例：知识即力量；科学即第一生产力。 2、当时或当地，例：即时，即刻，即席。3、就，便，例：黎明 即起，扫洒庭除。4、假如的意思，例：即便，即使。 像这种易混词语还有很多，还是要靠大家平时的积累，留心 处处皆学问，在学习材料、学习公文的同时多留心，就会量变产 生质变。 （二）关于机关名称未使用规范化简称 按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，公文中的机关 名称应当使用全称或者规范化简称、统称。多数部门和单位上报 市人民政府的公文，把主送机关写为：市政府。规范的应写成 XX 市人民政府；不能写成：市政府或 XX 市政府。 比如，“国家发展和改革委员会”简称误写成“发改委”，应为“发 展改革委”；“广东省人力资源和社会保障厅”误写为“广东省人力 资源社会保障厅”。 这个比较好理解，但是需要提醒的是，对于不知道对方到底 是用的哪个简称，一定要提前询问，避免出现笑话。 （三）关于数字、日期表述的问题 《国家行政机关公文处理办法》规定：“公文中的数字，除 了成文时间、部分结构层次序数、词组、惯用语、缩略语、具有 修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉 伯数码。” 应当使用汉字的情况 汉语数字通常是指“一、二、三、四、五、六，七、八、九、 十”及其大写“壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾” 等数 字。 （一）数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语 或具有修辞色彩的语句。例如：“十二五”规划、二万五千里长征、 三心二意、零点方案、第三季度、十六届四中全会等。 （二）邻近的多个数字（一、二……九）并列连用，表示概 数(连用的多个数字之间不应用顿号隔开)。例如七八十种、一千 七八百元、五六万套、七八个、十五六岁等。 （三）星期几一律用汉字，如星期三。 （四）中国历史纪年、干支纪年、夏历月日、各民族非公历 纪年等，均使用汉字。如:万历十五年、八月十五中秋节、正月初 五等。有时为了表达得更加明白，可以在它们的后边用阿拉伯数 字括注公历。 （五）含有月日简称表示事件、节日或其他特定意义的词组， 应用汉字数字。如果涉及一月、十一月、十二月，为避免歧义， 要将表示月和日的数字用间隔号“·”隔开，并外加引号。如: “一·二 八”事变（１月 28 日）、“一二·九运动”（12 月 9 月）等。涉及 其他月份时，不用间隔号，是否使用引号，视事件的知名度而定。 如五四运动、五一国际劳动节、十一国庆节、“九一三”事件等。 （六）用“几、多、余、左右、上下、约”等表示约数时，使 用汉语数字。如：几千年、百多次、十余年、八万左右、三十上 下、约五十人等。如果文中出现一组具有统计意义和比较意义的 数字，用“多、约”等表示约数时，为保持局部体例上的一致，其 约数也可以使用阿拉伯数字。如:该省从机动财政中拿出近 2000 万元，调拨钢材 3000 多吨、水泥 3 万多吨、柴油 1400 吨，用于 农田水利基本建设。 （七）行政机关公文和军队系统公文成文时间用汉语数字。 但党委系统公文成文日期应按规定使用阿拉伯数字。 注意 2：成文日期一般以负责人签发的日期为准。联合行文 以签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。 二、公文起草过程中常见的行文错误 根据中共中央办公厅、国务院办公厅 2012 年 4 月 16 日联合 印发的《党政机关公文处理工作条例》，规定行文规则如下：见 课件 公文中四种公文格式、十五个文种。起草公文，根据行文规 则和公文内容，首先确定文种，然后选择适当的公文格式。起草 “意见”，可能使用通用格式，也可能使用信函格式。起草“通知”， 可能是平行文或下行文，也可能使用信函格式，但不可能使用上 行文。 （一）向上级机关行文 （二）向下级机关行文 （三）向同级机关行文 注意： 1、上行文应当注明签发人、会签人姓名。 2、上行文由主要负责人或者主持工作的负责人签发； 3、下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权 的其他负责人签发。 三、公文起草过程中常见的标点错误 （一）多个书名号或引号并列时使用顿号分隔 （二）在标示数值和起止年限时使用连接号不规范 （三）在并列分句中使用逗号统领 （四）在并列分句中使用句号后再使用分号 …… 四、公文起草过程中常见的格式错误 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关 标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、 发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发 机关和印发日期、页码等组成。 以上内容可以分为三部分，即版头、主体、版记。 这就涉及到了公文中的版头部分： 份号：顶格标注在版心左上角第一行。一般用 6 位 3 号阿拉 伯数字。如“№000017” 。 密级：用 3 号黑体，顶格标注在版心左上角第二行（份号下 方），两字之间空 1 个字。绝密★30 年，机密★ 20 年，秘密★ 10 年。 紧急程度：用 3 号黑体，标注于公文首页左上角，密级下放。 发文字号：用 3 号仿宋。 签发人：只有上行文才需注明签发人，“签发人”用 3 号仿 宋 。发文字号居左空一字。签发人姓名使用 3 号楷体。 发文机关标识：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二 字组成。上边缘至版心上边缘 35mm，红色小标宋体字。联合行 文时，以联署发文机关名称为准上下居中排布，文件两字在其右 侧。 主体部分： 标题 一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成， 位于红色分隔线下空二行位置。 标题字体为 2 号小标宋体字，排列分行合理、美观、醒目。 多行标题排列为梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形 和上下长、中间短的沙漏型。 多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。 正文中的层次序数 文中结构层次序数一般依次用汉字“一”、汉字加圆括号 “（一）”、阿拉伯数字“1”、阿拉伯数字加圆括号“（1）”，不得 逆向使用。 层次序数： 第一层 “一、” （黑体）（作为小标题时句尾无标点）； 第二层 “（一）”（楷体）（作为小标题时句尾标点可有可 无） ； 第三层“ 1.”（仿宋）（无论是否作为小标题，要有标点）； 第四层 “（1）”（仿宋）（必须有标点）。 附件： 另面编排，在版记前，与公文一起装订。3 号黑体字，顶格 在版心左上角第一行。附件标题居中，编排版心第三行。如附件 不能与正文一起装订，应在附件左上角第一行顶格编排公文的发 文字号并在其后标注”附件”二字及附件顺序号。 附注：发放范围、注意事项、联系人及方式。左空 2 字加括 号标成文日期一下行。 版记 置于公文最后一面，最后一要素置于最后一行。 1.抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机 关。4 号仿宋。在印发机关和印发日期之上一行,左右各空一字编 排。“抄送”后全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字 对齐，最后一抄送机关名称标句号。如需把主送机关移至版记， 除将“抄送”二字改为“主送”外￿编排方法同抄送机关。既有主送 机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行， 之间不加分隔线。 2.印发机关和印发日期：公文印制主管部门，为党政机关办 公室。4 号仿宋，排在末条分隔线上，印发机关左空一字，日期 右空一字，阿拉伯数字，后加“印发”二字。 3.页码：4 号半角宋体阿拉伯，版心边缘下，左右各一字线， 距版心下边缘 7mm。单页右空一字，双页左空一字。版记页前有 空白页和版记页，均不编页码。公文附件与正文一起装订时，页 码连续编排。 （二）发文字号错误 （三）标题 标题由发文机关名称、公文的主要内容和公文种类三部分组 成。联合发文机关较多时，只写主办机关名称加“等 X 部委”字样 即可。标题所表示的内容一般只概括一项最主要的主题，避免多 主题标题。除法规、规章名称加书名号外，标题一般不使用标点 符号。标题应简练，一般不超过 50 个汉字。 同一标题文种只可使用一种。 （四）文种使用错误 1．“请示”“报告”混用 请示和报告为两个文种，不能混用；没有“请示报告”文种， 在实际工作中常见到将请示报告合用的情况。Eg.《关于申请修 缮办公用房费用的请示报告》 请示一般为下级单位上上级单位请示事项使用，通常一事一 请示，不可在一个请示中请示多个事项；上级单位收到请示需做 以回复。 报告为告汇报某项工作情况或告知某事项；收到报告上级单 位一般不予回复，在报告中不可夹带请示事项。 2．文种使用错误 15 种公文种类，决议、决定、命令（令）、公报、公告、通 告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要； 不可自造公文文种。 例：《关于第一次保密普查工作的总结》；“总结”不是公文 文种，不能单独成文，应为《关于上报第一次保密普查工作总结 的报告》 （八）、附件使用错误 附件为正文部补充和说明，当其内容为正文的主体时不能作 为附件，而应作为正文的一部分上报； 例：《关于上报 2012 年办公室工作总结的报告》中，工作 总结为正文主体，不能将其作为附件。