办公室业务培训会上的讲话稿

办公室业务培训会上的讲话稿

办公室业务培训会上的讲话稿 ‎《现代汉语词典》中将协调解释为“使配合得适当”。说得通俗一点，协调就是运筹，协调就是公关，协调就是化解矛盾。机关业务部门多，领导层次多，对上对下的联系多，机关干部办文、办会、办事，都有个协调问题，协调是必备素质之一。有人做过这样一个形象的比喻：协调是杠杆，能够增大工作动力；协调是润滑油，可以减少工作阻力；协调是催化剂，能够提高工作效率；协调是黏合剂，能够增强团队凝聚力。比喻得很形象、很到位。究竟怎么搞好协调，各有各的高招和道道，所处环境不同、层次不同，办法也不尽相同。在工作实践中，应注意把握这么几条。‎ 一、及时明确任务要求 一般情况下，领导在交代任务的同时，会对有关协调方面的工作提出明确要求，但在交代时不会每次都讲得很具体，有时比较原则，特别是对一些协调过程中的细节问题，也可能不一次性涉及，往往会随着工作的深入逐步提出来。因此，作为机关工作人员来讲，就有一个进一步理解任务、消化指示、把握标准的问题。对领导提出的标准要求要逐字逐句地研究思考，对一些特殊要求，特别是蕴含在指示中的基本意图、指向性和最终目的，一定要准确理解领会，否则在工作中就会出现偏差。这里需要提出的是，往往有个误区，有的同志比较 强调自己的主观愿望，认为好心一定能办出好事来，就是出些差错领导也会原谅的，其实不然，一旦出现了问题，首要的决不会看你的愿望如何，这大概也是一些同志有时受到领导批评还感觉委屈的主要原因。因此，搞好工作协调，应当具有良好的愿望加上科学的思维和一定的协调能力，才能把好事办好。某机关一位领导到一个下级单位检查工作，由秘书科孙科长负责搞好协调。为了使领导有面子，孙科长擅自要求受检单位两位领导和有关部门领导到机场迎接，房间内摆放了鲜花，还购买了纪念品，安排的饭菜也很奢侈。领导一看到这阵势，很不高兴，责问受检单位领导为什么顶风、违纪、搞形式主义，当得知是孙科长的授意安排时，立即火冒三丈，把孙科长狠狠批了一顿，命令他立即作出书面检查，不久，孙科长被调离机关。‎ 二、主动适应协调对象 所谓协调，不管是什么样的工作，说到底是人与人之间的协调。对协调对象把握得怎么样，结果是不一样的。如果用一个模式、一种方法、一个节奏来搞协调，就难以达到预期效果。这里说把握协调对象，并不是指那种看风使舵式的，也不是按照自己的标准来分个三六九等，更不是以自己的好恶来作取舍，而是根据协调对象的自身特点、传统做法、相互关系、地位作用等情况，选择最恰当的方式和办法，提高工作协调的成效。平时协调处理工作，涉及其他部门、其他单位掌管的业务，都要事先与之协商，取得一致意见后，再呈报审批。当对方提出不同意见时，要耐心听取，认真研究，甚至调整或改变自己 的方案。如果对方完全不同意，或者意识到根本行不通时，则应放弃自己的意见，另外研究其他办法。尤其要注意，凡是几个部门意见尚未统一时，一般不要上报审批，不能把矛盾上交。机关部门领导也不要轻易将几个部门意见相左的议题提交办公会，以免议而不决，决而不行。某机关理研室负责筹备部里理论骨干培训班，其中起草领导讲话材料这项工作，需要办公室的支持帮助。按传统做法，事前应先征求办公室的意见，在协商一致的情况下，再向部领导呈报培训班方案。由于理研室没有事先征求办公室的意见就上了件，把办公室的两个人分在了材料组，部领导签批后，理研室到办公室要人帮忙，结果碰了钉子，办公室以工作太忙、抽不出来人为由，拒绝了理研室的要求。结果理研室抽人这件事做成了“夹生饭”，弄得很尴尬。这就是协调的方式方法出了问题，主要原因是不按机关规矩来办事，事前不商量，以领导压人，把工作强加到别人头上，这是机关工作最忌讳的事情，机关干部一定要注意这个问题。‎ 三、随时掌握情况变化 机关的同志都知道，协调工作从来没有一次就完事的，这也是符合规律的，尤其是涉及上级领导和本级领导的活动，“变”是绝对的，“不变”是相对的。从某个角度讲，能不能及时准确地掌握变化了的情况，既是协调工作成败的前提和基础，也是很关键的因素。实践中，有些变化了的情况，领导会告诉你，有些变化了的情况，则需要你去向领导及时报告，并提出调整协调工作的意见建议。也可以说，你对 变化的情况掌握得越早越及时，工作就越主动，否则，可能会给领导造成被动，甚至不可挽回、难以弥补。因此，当最初的协调方案领导同意后，要做到“案”定思考不停，反复地想一想还有哪些因素考虑不够充分，还会出现哪些由不确定因素造成的后果，究竟有几套方案比较可行，等等，做到有备无患，随时从容应对突发情况。有一天，某机关的张秘书，根据副市长指示，分别通知了有关领导下午4时开会，部署安全生产工作。下午2时30分，副市长突然打电话告诉他，因下午4时另外有一个活动，会议提前到下午3时召开。张秘书赶紧把参加会议的人员重新通知了一遍，唯独忘记告诉拿钥匙的人了，结果与会人员要进会议室时门还锁着，到处找这个人也没找到，弄得与会人员很有意见，副市长很不高兴，狠狠批评了张秘书一顿。这就是对工作想得不细，考虑不周，对突然变化了的情况没有应对好。‎ 四、坚决说好该说的话 语言是协调的重要媒介和基本载体。工作协调能否顺利进行取得成功，讲究语言艺术很重要。常言道：“良言一句三冬暖”。得体的语言既能简明扼要，完整表达自己的意图，又能使对方入心入耳入脑，使其愉快地接受协调。说话人人都会，但能知道什么场合该说、什么场合不该说，而且能够把该说的说好、把不该说的憋住，是很不容易的，值得每位机关干部用心体会，下功夫历练。机关干部向领导报告情况、通知事情、协调活动比较多，更要注意语言修养，提高说话的艺术。话到嘴边要掂量，想好再说也无妨，拿捏不准的话可以少说、‎ 慢说或不说；要多一些换位思考，话出口要想到听者的感受，防止说者无心听者有意而祸从口出。有一次，某省委组织部副部长到一个县召开座谈会，会上，市领导问县委组织部的一个副部长：“最近工作怎么样啊？”这位副部长随口答道：“副部长是个闲职，能干成啥事？”这句话把在座的四级副部长“一网打尽”，气氛一下子就变得尴尬起来。省委组织部副部长马上说这个县委组织部副部长一句：“副部长需要协助部长干成的事很多，怎么能是一个闲职呢？你肯定没有尽到应尽的职责，好好反思反思吧。”机关干部还要注意观察分析每位领导的性格特点，并据此把握说话的要领，防止话不投机半句多。另外，要善于选择说话的时机，多一些临机处置，少一些照本宣科和千篇一律，多一些“雪中送炭”和“雨中递伞”，切忌“火中取栗”和“火上浇油”；要注意态度，慎用指令性语言，多用商量的口气，即使传达上级的指示，转达领导交办的事项，也不要口气太硬。在一般协调场合，更要注意语言平和，态度随和。在说好该说的话的同时，机关干部还要时刻牢记，不该说的话坚决不说，要“守口如瓶”，始终给嘴巴安一把“保密锁”，决不因多知道一些内部情况去炫耀，传播小道消息，更不得随便议论领导工作上的事情，特别是不能扩散领导中的意见分歧。‎ 五、相互支持、与人为善 机关是一个协作的群体，同志之间、部门之间一定要相互支持、相互配合。看起来各个部门各管一摊，实际上工作都是互相联系的，‎ 都是为了单位建设。从这个目标出发，一定要团结协作。要少扯皮，少推诿，多帮忙，同志之间要互相提携，拾遗补阙，只要有精力，尽量伸出援助之手。部门之间，有些工作是交叉的，分不那么清楚，有些工作要几个部门一起来做，只要有力量，就主动多承担一些。如果你推给我，我推给你，吃苦的事交给别人，得利的事揽给自己；当着领导都接受，背着领导都推掉，是最影响关系的。某机关有一个局牵头筹备一个会议，把购买物品、安排住宿、餐饮、签到等容易办的事情留给了自己做，而把起草领导讲话、修改典型发言一类的重活累活全都推给了别的部门。由于安排的工作不公平、不合理，在协调会上，几个局长意见很大，与这个牵头局长争吵起来，一致表示，不能这样分配工作，应当把轻活、重活安排科学，牵头局应带头承担材料起草工作，不能只挑轻活干。部门间还有一个相互服务的问题，相互支持既有利于别人，也有利于自己，最终是有利于工作。无论哪个部门，无论它自身多么强，各方面的关系处理不好，也会四处碰壁，也难以顺顺当当地办成几件事情。还有就是对同志、对上级都应本着维护的态度、理解的态度，真心实意地希望自己的同志和领导能够工作得很好，发展得很好。如果嫉贤妒能，生怕人家过得比自己好，这个关系就难处了。这方面一定要注意多宣传别人的好处、优点，好话不仅讲在当面，而且讲在背后，特别不要背后议论人家的短处。再就是要多一点理解。人人都需要理解，也能够被人理解。理解不是讲的弄清是非，而是善于去体察是非背后的合乎人情事理的原因，原因清楚了，就容易宽容对方了。‎ 六、做到快准细严实 有的时候领导交代一些工作的时候，表面上声音不大、要求不急，只是寥寥数语，有时甚至看起来有些轻描淡写。但作为机关工作人员，决不能因此自我减轻压力、降低标准、放松要求。机关工作无小事，有时一个座位排得不妥、一个文件传阅的顺序不对、一个通知拿捏得不准、一次车辆调度得不够到位等等，都可能带来不可小视的影响。要减少和杜绝差错，有“五个字”始终不能忘。即“快”，就是要有很强的时间观念，做到话音一落就行动，反应要快，快速思考对策、拿出方案；动作要快，在最短时间内进入实质性操作；情况反馈要快，及时请示汇报进展情况和过程中出现的矛盾问题。如果拖拖拉拉、磨磨蹭蹭，往往会事倍功半，把简单的事情办得复杂化，把一件事拖成两件或多件。“准”，就是要做到掌握情况准确无误，汇报情况实事求是，请示和答复问题要言之有据，不说没有依据的话，不说没有经过核实的话。“细”，就是胆大心细，关注细节，无论是什么事情，都要想周到、想具体、想细致，多问几个为什么，多设想几套方案，多搞几遍推演，多深入一线，多来几个“回头看”，尽量避免使用“大概”“也许”“可能”等模糊概念，应尽量去除“上有领导把关，下有机关和基层落实，不会有啥问题”等侥幸心理，做到每一步协调都有细化的计划，都有留有余地的时间节点，都有具体的工作对象，都有明确的责任区分，使整个协调工作运作起来严丝合缝、不丢三落四。“严”，就是严密、完整，办文、办事过程要反复校对、严格把关，避免粗疏错漏；每件事办完之后要及时向领导反馈，做到件件有着落，‎ 事事有回音；要养成勤于记录的习惯，办任何事情都应有记载，以备有案可查。“实”，就是要做到态度老实，树立对工作极端负责的精神，耐得住寂寞，乐于牺牲奉献，办事不张扬，低调做人，勤勤恳恳办好每一件事；作风扎实，提倡“事必躬亲”，什么事情都要亲自看一看、试一试、跑一跑，决不能当“甩手掌柜”、搞遥控指挥；工作务实，落实到每个环节、每个部位、每个人头，确保每项工作都能落实到底到边，决不能出现虎头蛇尾、只看过程不问结果的现象。‎