精编机关单位中如何做好会务工作(三）

精编机关单位中如何做好会务工作(三）

机关单位中如何做好会务工作 机关单位中如何做好会务工作 会议是各级党政机关研究部署工作的重要手段，是开展工作的主要方式之一，在贯彻党的路线方针政策、传达学习上级重要文件精神、研究专项工作、决议决策、推动落实等方面起着不可替代的作用。下面，我结合工作实践，跟大家分享一下关于做好会务工作的几点思考和体会，希望对大家有所启发。 一要提高政治站位。党政机关所做的是政治工作，承担的是政治责任，旗帜鲜明讲政治是第一位的要求。我们组织召开的各类重要会议，事关全面从严治党大局，无一不是政治。我们做好会务工作，必须时刻绷紧讲政治这根弦，首先从政治高度去思考问题、提出建议，把政治标准、政治要求落实到具体工作中。 二要围绕中心工作。办公室的所有工作都要围绕中心、服务大局，会务工作也是如此。开会本身不是目的，会议只是形式，核心目的是保障业务，业务工作的需求是会务活动服务保障工作的重要要求，要跳出会议看会议，围绕中心、围绕业务办会。相应地，我们办会的同志要注意了解掌握中央和省市的新精神新要求，学习本单位本系统业务知识，在工作中争取主动，更好发挥参谋助手作用。 ‎ 三要加强统筹协调。会务工作是一项系统工程，环节多、链条长，它的特点决定了单靠某一个部门、某几个人不可能把会办好，需要凝聚各方合力才行。尤其是大型会议活动，对内，需要办公室、研究室、服务中心、网络管理中心等相关部门单位明确分工、各负其责;对外，需要协调承办酒店、交警、电力、视频信号部门等予以支持，把专业的事交给专业的人来做。因此，我们在日常服务保障会议活动时，决不能关门办会，一定要把统筹协调放在重要的位置，敢于协调、善于协调，该请示的及时请示，该求教的大胆求教，该寻求支持帮助的就及时提出，紧紧围绕着办好会这个目标，把可用的一切力量调动、团结起来，只有这样才能收到好的效果。 四要坚持严实作风。对会务工作而言，严实深细永无止境，必须要时刻坚守精益求精的工匠精神，做到严字当头、实字托底、深处钻研、细里推敲。①极端负责。会务工作常常大事要事交织、急事难事叠加，任何思想上的麻痹、行为上的大意都可能造成难以挽回的影响。必须始终坚持极端负责的态度，克服差不多的行为惰性，不折不扣地执行各项工作程序。②虑事周全。服务保障会议活动时，考虑问题一定要全面，凡事想深一层、看远一步，这样才能更好地保证工作质量。③注重细节。天下大事，必作于细。对会务工作来说，严谨细致的要求永远在路上，怎么强调都不为过。细节问题没有做好，万无一失的底线要求就有可能变成 ‎ 一失万无的最坏结果。反过来，每个细微环节都做好了，整个活动就不会出大的问题，有时还会增光添彩。④抓住重点。会务工作头绪多，处处均衡用力，难免顾此失彼;如果能找准重点、抓住关键环节，往往就会事半功倍。从会议服务保障各环节来说，会前准备是重点;会前准备各环节，制定方案是重点;与会人员中，领导同志是重点;布置会场时，主席台是重点，等等。⑤善于总结。会务工作不可能完美，大的问题当然是不能犯，但小的疏忽或纰漏往往难以避免，这就需要经常回头看，对工作实践进行总结，既汲取好的经验，也避免犯重复错误。如果出了错不总结、不反思、不改进，就容易在同一个地方摔倒。 五要加强制度建设。没有规矩，不成方圆。对于会务工作来说，日常的工作经验积累很重要，规范的工作标准、详细的工作流程也必不可少。一方面，要严格执行制度。党的十八大以来，党中央相继出台一系列关于改进会风的规定，尤其是中央八项规定及其实施细则对会务工作提出了新的更严要求，必须严格执行。比如：减少会议数量、控制会议规模和时间、完善会议费报销制度、简化会场布置，等等。另一方面，要不断完善制度。中央的原则性规定有了，我们还要下落一层，结合自身实际，制定便于操作、切实可行的制度办法，使我们的工作有章可循、有据可依。 ‎ 会务工作看似简单，实则千变万化，有很深的学问，稍一大意，就可能出现难以挽回的差错。在实践中，我们坚持问题导向，借鉴会务工作中正反两方面的经验，总结概括了会务工作十要十不要，在这里与大家分享一下。 一要明确职责，不要分工不清。职责清晰、分工明确，能够凝聚合力、提高效率，如果职责不清、分工不细，在落实过程中很容易出现扯皮现象，也容易导致有的工作掉进空里。特别要注意的是，进行任务分工时，最好将每项任务落到具体人头上，至少也要明确牵头人员，这样才能确保真正落地落实。 二要主动补台，不要只扫自家门前雪。会务工作是一个整体，是在团体协作下的分工负责，要求每个会务工作人员既要各负其责，又要密切配合。工作中发现了问题和疏漏，尽管不是自己分工范围内的，也要及时提醒、帮助解决，决不能袖手旁观、视而不见。活动很成功，大家脸上都有光;出现重大失误，谁都不好看。正所谓雪崩时，没有一片雪花是无辜的。 三要查看现场，不要纸上谈兵。和单纯写文稿材料不同，会议是现场感很强的活动，会场规模如何、周边环境怎么样、具备何种条件，都需要到现场实地查看才能心中有数。如果某个会议有颁奖、投票等特别的环节，那一定要现场演练，这有助于发现和解决可能出现的问题。 ‎ 四要马上就办，不要拖拖拉拉。会务工作头绪多、情况变化快，细碎的事一件接着一件，这就要求会务人员必须有马上就办的效率意识和执行力度，立说立行，说办就办，否则，一方面，会影响整体工作进度;另一方面，可能会因为遗忘而将事情窝工在自己手里，影响整体效果。 五要善于倾听，不要固执己见。在座的好多同志都有这丰富的办会经验，都是各自单位的办会专家、活动专家，但这并不意味着我们在服务保障会议活动的范畴里什么都懂，什么问题都能自己解决。实践中，应该注重倾听别人的意见，尤其是专业人士的意见。 六要闭环管理，不要有始无终。有两层意思。第一层，对于一次会议，不到结束的那一刻，思想上决不能放松，必须全程关注、有始有终;即使会议结束了，会务工作依然没有结束，还有很多后续工作要做。第二层，服务会议活动过程中的每一项具体工作，都要做到有来有回、有部署有检查，不能只当二传手传声筒。举个简单的例子，哪怕我们发微信给对方下一个通知，也一定要确保有回复，而不是一发了事，这就是闭环。 七要与时俱进，不要经验主义。对会务人员来说，积累工作经验非常重要，经验多了办起会来得心应手，但同时也要避免惯性思维、经验主义。凡事凭经验、想当然，很容易出错。比如：同样是纪委全会，由于形势发展和领导要求的变化，在参会人员、议程设置、会场布置、安全警卫保密等各个方面，每次都不尽相同。 ‎ ‎ 八要信息共享，不要沟通不畅。会务工作环节多、信息杂、节奏快，信息的全面、及时、顺畅，对会务工作的高效开展发挥着重要作用。沟通如果不及时、不到位，就会相互隔绝有效信息，从而降低工作效率，甚至发生工作失误，影响整体大局。而且会务工作中，很多变化都会在各环节传导，引起连锁反应，这就更需要我们去及时沟通。比如：报名时的一个人员信息不对，那么问题就不会只存在于报名名单，同样的错误还会出现在会议须知、座次图、会场桌签等多处地方。 九要沉着冷静，不要惊慌失措。每一次会议活动都是现场直播，有时会出现一些难以预料的突发情况，考验着会务人员的应变能力。一方面，要提前预判可能出现的突发情况，并有针对性地作出应急方案。比如：有些会议在会议结束时需要播放国际歌，也曾经发生过领导都起立了，国际歌却迟迟不能播放的情况。那么我们就每次安排专人盯在音控室，同时再拿一个录有国际歌的外放机，为的就是确保万无一失。另一方面，如果真的遇到预料之外的突发情况，一定不能惊慌失措、手忙脚乱，要沉着冷静，奔着一个目标保障会议顺利进行来妥善处置，尽量把不利影响降至最低。 ‎ ‎ 十要适度服务，不要服务过度。服务讲究分寸、火候，讲究度，要适度而不过度，最好的服务是润物细无声。有句话说的好，服务工作要像空气，让领导感觉不到你的存在;一旦有需要时，你的服务又随时随地、无处不在。我们服务人员要对自己有一个准确定位，不能事事冲在前面，要懂得隐藏自己，善于做幕后工作。当处在公开场合，我们一定不能是焦点;当有摄像机、相机拍摄时，我们一定是在镜头之外。‎