行政事务工作梳理门店

行政事务工作梳理门店

行政工作梳理（门店） 序号 类别 具体内容 1 办公环境维护 1.巡查办公室卫生、工作牌、仪容仪表、就餐、吸烟情况 2.保持办公桌物品摆放整齐，走廊过道不允许堆放杂物 3.保持洗手间、茶水间、储存冰箱的干净整洁 2 办公用品管理 1.每月25号前将办公用品申购单下发至各部门负责人，行政部于每月30号前进行回收 2.每月2号完成办公用品统计、审核、联系供应商，5号前完成领用 3.对于临时办公用品领用需到行政前台进行登记，并且建立领用登记台账 4.门店按自己要求，对于自费的办公品于每月5号前将扣费表交至人事部 5.根据领用台账，每月月底对办公用品进行盘点、补充库存 3 通讯设备 1.每月按时缴纳公司固话、铁通座机、宽带等通讯费用 2.统计每月通讯费用，降低办公成本，根据情况修改固话、网络套餐 3.建立固话台账，统计办公所需通讯费，可具体到人 4 行政费用缴纳 1.每月定期缴纳办公水电费、电梯费、停车费，确保工作正常开展 2.按照租赁合同按时缴纳办公场地、宿舍的物业费、租赁费用 3.建立相应台账，记录好缴费使用时间长度，做好提前缴费准备 5 办公设备维修 1.每月定期安排两次办公场地、宿舍的设备设施、办公家具维修 2.有需要维修的物品由本人至前台登记，统一安排人员维修 3.每年5月和11月对空调进行一次大的检修，确保换季后空调正常使用 4.建立维修登记本，方便查阅及维修 6 会议室管理 1.需使用会议室的部门提前三天至前台进行预约登记，临时需要会议室需提前进行报备，安排档期，如撞期则有部门相互调节使用 2.公司大型会议需要在外预定场地的，提前一周报备至行政部，行政部安排人员预定 3.如会议性质需要准备茶歇，则需要提前一天报备行政部或者在预约登记时填写清楚 4.使用部门负责会议室卫生、设备的保管与维护 5.用完会议室必须将会议室打扫干净，椅子归为，黑板擦拭干净 6.建立会议室预约登记表，方便查阅会议室使用情况 7 钥匙管理 1.行政部负责公司钥匙的保管、配置、使用、分配，设立专人保管 2.下班前将钥匙交给最晚离开公司的人员并且做好登记，并且告诉各部门人员钥匙归属 3.次日上班9：30前督促钥匙归还 4.做好钥匙借用登记表，随时可查阅公司钥匙的归属 8 宿舍管理 1.根据公司实际住宿人员合理租赁宿舍 2.住宿人员需提前填写住宿申请表，由部门负责人签字后，行政部安排人员入住 3.住宿人员退宿需填写退宿申请表，并由部门负责人签字后，归还钥匙，限期搬出宿舍 4.宿舍安排宿舍长管理宿舍，由宿舍长定期交纳宿舍水电费用，行政人员每周不定期抽查宿舍卫生，不合格者按相关制度处罚 5.每月5号前将宿舍人员扣费表汇总并上交至人事部进行工资汇总 9 名片印制 1.如因岗位需要印制名片，需到行政前台领取《名片印制申请表》将内容、要求填写完整 2.每月印制两次名片，有需要的将提前申请，行政部将收集数据后交企划部进行制作 3.名片印制好后需到前台办理领用手续 10 饮用水管理 1.总经理办公室定期巡查，及时预定桶装水 2.根据会议需求，提前预定矿泉水 11 保安、保洁管理 1.负责公司洽谈区域、展区、卫生间及办公室卫生，确保公司接待区域干净整洁，及时清理公司生活垃圾，包括清洗接待客户的杯具和碗并进行消毒 2.大型活动时需要负责活动场地的卫生 3.如公司有要求加班时必须保证办公室的整体卫生 4.负责低值易耗品采购需求量的报备 5.建立低值易耗品领用台账，方便清楚库存数量，及时做好采购 6.负责公司停车场的车辆停放管理，指导到店客户停车，并且做好第一接待 7.停车票由行政部管理，如需使用，则做好停车票领用登记 8.负责保洁、保安的加班工资核算，于每月5日交人事部核算工资 12 固定资产管理 1.如需要采购固定资产则需到行政部填写《固定资产申购表》 2.由行政部审核后按照流程进行审批、询价、采购 3.固定资产采购后必须先到行政部进行入库、编号、再进行领用 4.按季度将对固定资产进行定期盘点，及时更新固定资产统计表 5.建立固定资产台账，用于快速了解公司资产情况 13 物料采购 1.对于办公用品、低值易耗购的购买按照相关制度执行 2.对于固定资产则申购流程进行购买 3.对于活动礼品则估计活动具体情况进行采购 4.对于临时物品需根据实际情况和使用情况进行购买 5.购买物品时必须先进行询价，货比三家，汇报后再决定是否购买 6.统计每月物料采购清单，存档方便查阅 14 接待服务 1.负责接待客户、面试、公司会议、活动物料、客户客餐、饮品、水果订购等服务 2.为公司客户、活动需要进行房间预定 3.为公司领导出差进行交通、住宿等票务预定 4.建立来访人员登记表，了解店面客流量 15 花卉租赁管理 1.管理公司花卉租赁数量 2.定期维护公司花卉，对于枯萎的植物及时通知维护人员进行更换 3.建立花卉租赁费用台账，了解公司花卉租赁时间 16 行政费用管理 1.设立行政备用金，产生的所有费用必须凭票报销 3.各部门需要采购物品，必须提前到行政部打申请，审批后方可进行采购 4.与公司合作的供应商采取按月结方式进行结账 5.每月定期报销，统一部门费用后找总经理签字 6.建立行政费用台账，每月进行分类统计，节约办公成本，作为年度行政费用预算参考值 17 证件、印章管理 1.公司工商相关证件的办理、年度审核（营业执照、省装饰协会准入证等） 2.负责协助各分公司证件办理的资料准备 3.部门需要用章的审核与用章刻制 4.负责总经理个人政联工作，公司外联事务（工商、物业、消防、省装饰协会等） 5.建立证件、印章的使用登记表 18 员工福利 1.不断完善员工福利，加强员工对公司的归属感 2.根据节假日性质安排相应礼物，丰富茶水间的饮品，定期更换及储备 3.合理安排员工集体活动，例如在炎热天气准备消暑食品。 1.因为员工流失比较严重，定期给员工做一些培训 2.不断的提醒部门员工有晋升机会，时常找员工聊天，随时留意员工动态 19 礼品管理 1.按照物料采购流程进行客户礼品采购 2.礼品采购后必须到行政部进行入库，再进行领用 3.礼品出库或赠送给客户时做好登记并且签字确认 4.建立礼品进销存台账，保证库存充足 5.每月进行库存盘点 20 活动现场 1.月初确定当月活动数量，及时做好场地预定 2.根据活动性质及内容准备相应的物料清单，及时采购物品 3.活动前一天布置好场地、运送物料、将物品摆放好，做好服务工作 4.活动后清点行政物料，并且将物品运回公司 5.统计活动费用进行报销