文件归档规定

文件归档规定

作业指导书 文件编号指引 版号：A 更改号：0‎ 为统一市政工程部文件编号，便于文件的分类及检索工作，也便于电脑文档的管理，结合监理公司有关规定，对市政工程部范围的收（发）文进行如下统一规定。‎ 1. 编号模式 ‎2.3‎ ‎2.4‎ ‎2.5‎ ‎2.6‎ ‎2.1‎ ‎2.2‎ ZH□□□/□□□□/□□□/□□‎ 2. 字段解释 2.1 ‎ 工程项目号，三位数字，由公司综合管理部统一编号。‎ 说明：‎ ‎2.2.1投标时的项目号为999；‎ ‎2.2.2与项目无关或超过一个项目适用时用×××；‎ ‎2.2.3新项目成立时，由公司发文明确其编号。‎ ‎2.3 文件类别号，两位字母或数字。‎ NH：公司内部信函、通知、指令函等；‎ JL ：监理通知单，用于公司各项目部及部日向承建单位的工程事宜的通知及工程联系单；‎ BG：报告，各种类别的请示及报告；‎ LH：各种定期召开的例会纪要；‎ JY ：例行会议以外的各类会议纪要；‎ HT：各类合同、协议、委托书；‎ TL：道路类设计图纸；‎ TG：结构类设计图纸；‎ TS：给排水类设计图纸；‎ TD：电气类设计图纸；‎ TJ ：交通工程类设计图纸；‎ TR：燃气类设计图纸；‎ TH：绿化工程类设计图纸；‎ GL：道路类为主的设计变更及修改；‎ 4‎ 作业指导书 文件编号指引 版号：A 更改号：0‎ GG：结构类为主的设计变更及修改；‎ GS：给排水类为主的设计变更及修改；‎ GD：电气类为主的设计变更及修改；‎ GR：燃气类设计变更及修改；‎ GH：绿化工程类设计变更及修改；‎ GX：包含各专业的设计变更及修改；‎ ZD：制度、监理大纲、监理规划、监理细则、方案等文件；‎ ZJ ：工程总结、小结（如监理总结）；‎ ZL：工程质量的各种报表及文件；‎ AQ：工程安全的报表及文件；‎ JD ：工程进度计划；‎ CJ ：工程造价文件、工程签证单；‎ XX：不能划分到以上类别中的其他类型文件。‎ 说明：‎ ‎2.3.1用于按质量记录一览表已有编号的质量记录，此外填写表格的顺序号，对于公司内部的一般会议通知等非受控文件，不进行编号；‎ ‎2.3.2各部门认为有必要进行分类的其他资料编号，由各部门随时提出，市政工程部审定。‎ ‎2.4 文件编制单位或来文部门号或主要收文单位（仅适用于项目部定向发给施工单位的监理通知），两位数字或字母。‎ 监理公司：00‎ 总经理：01‎ 总工程师：02‎ 房建工程部：‎ 市政工程部：‎ 通讯工程部：‎ 综合管理部：‎ 市场拓展部：‎ 造价咨询部：‎ 4‎ 作业指导书 文件编号指引 版号：A 更改号：0‎ 各监理部：有综合管理部发文通知确定 发展商；FZ 设计院：SJ 施工总包单位：SZ 施工分包单位：SF 材料设备供应商：GY 其他：XX（不能包含以上范围内的发文单位或来文单位）‎ 说明：‎ ‎2.4.1由监理部定向发施工单位的监理通知，本项为施工单位的代号，两位字母，有监理部自行编号并报公司各部门备案，对于500万元以下合同的施工单位可共用一个代号；‎ ‎2.4.2对于其他相关单位（发展商、设计院等）发生的收（发）问，该项应为文件编制方代号，两位字母。‎ ‎2.5 顺序号：为流水号，从001开始，若顺序号超过999。则重新开始编号。‎ ‎2.6 后缀：本项为可选项目，可以不作标记。‎ ‎2.6.1对文件内容的修改较多时，采用重新编写文件的方式，用大写字母标识（A、B、C等）；若在第一版上作较小的修改时，用数字表明（1、2、3等）；‎ ‎2.6.2对于重编号的文件，用1位小写字母标识；‎ ‎2.6.3初版文件，统一省略该项，不作标记；‎ ‎2.6.4若希望对文件标记年份时，此用2位数字代表年份。‎ ‎3. 其他说明 ‎3.1 针对监理部发文量较大的监理通知的编号可以从简，只遍入发文方向和流水号既2.4项及2.5项即可（若有需要编入2.6项），对于主要的承包商应各有一个发文方向编号，对于发文量较小的小分包商可以统一给一个发文方向编号，并依次编入流水编号。有此类编号的文件默认为该监理部发出的监理通知。‎ ‎3.2 ‎ 4‎ 作业指导书 文件编号指引 版号：A 更改号：0‎ ‎ 公司各部门发文按上述编号方法在各部门自行编号，再发文，收到外单位文件时，由第一收文部门统一加编我司编号（称为我方号）后再转发有关部门。‎ ‎3.3 公司行政文件仍按公司的有关规定进行编号。‎ ‎3.4 编号书写方式：‎ 由电脑编号的文件，在首页右上角打上“我方编号：文件号”其它方式的文件在首页盖上“我方编号：”印章后直接书写文件号。‎ ‎3.5 文件编号管理：‎ 各部门应在文件夹里设目录表，任何人对文件编号后马上登记，一旦发现文件有重编号时，可按2.6项处理，各部门每月5日前对上一个月文件目录进行汇总，形成文件清单，并报市政工程部备案。市政工程部汇总的技术文件清单应每月下发有关监理部备查。对于以公司名义发放的文件（单位代号为00），由综合管理部统一管理。‎ 4‎