档案管理制度

档案管理制度

档案管理制度 ‎ ‎　　篇一 ‎　　为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。‎ ‎　　一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。‎ ‎　　二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。‎ ‎　　三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。‎ ‎　　四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。‎ ‎　　五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。‎ ‎　　六、文件资料档案的保管、查阅。‎ ‎　　1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。‎ ‎　　2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。‎ ‎　　七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅;公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。‎ ‎　　八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。‎ ‎　　篇二 ‎　　1 产生目的 ‎　　为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。‎ ‎　　2 适用范围 ‎　　适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。‎ ‎　　3 正文 ‎　　3.1 文件资料的收集 ‎　　3.1.1 收集范围 ‎　　凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体包括以下各项：‎ ‎　　3.1.1.1 上级来文 ‎　　(1) 上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件;‎ ‎　　(2) 上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。‎ ‎　　3.1.1.2公司文件材料 ‎　　(1) 会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等;‎ ‎　　(2) 公司发布(包括转发)的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿;‎ ‎　　(3) 公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件;‎ ‎　　(4) 公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告;‎ ‎　　(5) 反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料;‎ ‎　　(6) 公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料;‎ ‎　　(7)‎ ‎ 公司的统计报表、统计分析材料(包括计算机盘片等)、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料;‎ ‎　　(8) 公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料;‎ ‎　　(9) 公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录;从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料;‎ ‎　　(10)公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料;‎ ‎　　(11)公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料;‎ ‎　　(12)公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料;‎ ‎　　(13)公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料;‎ ‎　　(14)公司干部任免(包括备案)、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料;‎ ‎　　(15)公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根;‎ ‎　　(16)公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册;‎ ‎　　(17)公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本;‎ ‎　　(18)公司签订的各种合同、协议等材料;‎ ‎　　(19)公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等;‎ ‎　　(20)各种普查工作中形成的文件材料。‎ ‎　　3.1.2 收集中应注意的问题 ‎　　3.1.2.1 公务电报要同其他文件材料一起收集立卷。‎ ‎　　3.1.2.2 正文和附件要同时收集。‎ ‎　　3.1.2.3 一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存档，但特别重要的文件例外。‎ ‎　　3.1.2.4‎ ‎ 作者、时间、数字模糊不清和签发手续不全、张页残缺的文件，一经发现要补充完整后再立卷归档。‎ ‎　　3.1.2.5 有领导重要批示意见的文件处理单，应随文件一起存档。‎ ‎　　3.1.2.6 有请示无批复的文件，应当查明原因，采取补救措施补齐，没有书面文件的，应注明情况，并加盖公章。‎ ‎　　3.1.2.7 用铅笔、圆珠笔或复写的文件底稿，应退回文件撰稿单位复制。‎ ‎　　3.1.2.8 经多方查找，证明确实已丢失的文件，应用公用信笺写上文件名称，注明丢失原因，加盖公章，替代所丢文件归档。‎ ‎　　3.2 立卷归档 ‎　　3.2.1 公文立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。‎ ‎　　3.2.2 文件材料的分类 ‎　　应先按文件材料的重要性，在收藏时间上分为永久、长期、短期三种，然后依据事先编好的立卷类目，从文件材料的联系中采取相应的措施进行分门别类。‎ ‎　　3.2.3 立卷分工 ‎　　3.2.3.1 各单位形成的文件，自行立卷;‎ ‎　　3.2.3.2 下级单位报来的重要的、批办了的文件，由承办单位立卷;‎ ‎　　3.2.3.3 上级单位颁发的专业性文件，由承办单位立卷;非专业性文件，由办公室立卷。‎ ‎　　3.2.4 归档 ‎　　3.2.4.1 各单位于4月底前将上年度文件材料立卷完毕，交档案室统一存档(人事档案、财务档案、科技档案等有特殊要求的，由其职能部门负责管理)。‎ ‎　　3.2.4.2 各种文件、资料，按一定的特征进行排列和系统化，必须层次分明、编写页码、填写卷内文件目录。‎ ‎　　3.2.4.3 不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷。‎ ‎　　3.2.4.4 卷必须整齐，底图一律按要求存放，以便保管、查阅。‎ ‎　　3.3 档案保管 ‎　　3.3.1 档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。‎ ‎　　3.3.2 胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。‎ ‎　　3.3.3 底图入库要认真检查，平放或卷放。‎ ‎　　3.3.4 库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。‎ ‎　　3.4 档案借阅 ‎　　3.4.1 借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。‎ ‎　　3.4.2 借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。‎ ‎　　3.4.3 借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。‎ ‎　　3.4.4 归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。‎ ‎　　3.4.5 凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。‎ ‎　　3.4.6 底图一般不予外借。‎ ‎　　3.5 档案销毁 ‎　　对于过期并失去保存价值的文件材料，经公司领导批准，可以定期销毁。‎ ‎　　3.6 档案统计 ‎　　3.6.1 销毁秘密公文，应进行登记，有2人监督，保证不丢失、不漏销。‎ ‎　　3.6.2 要及时对档案数量、鉴定情况、利用情况进行统计。‎ ‎　　3.6.3 除按上级主管部门的要求及时填报统计资料外，还应做好档案统计的基础工作。‎ ‎　　3.6.4 统计数字要准确真实。‎ ‎　　3.6.5 对永久、长期、短期保存的文件资料分别进行统计，以便反映档案的不同价值和库存发展趋势。‎ ‎　　3.7 档案保密 ‎　　3.7.1 档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。‎ ‎　　3.7.2 不得传播、议论有关机密问题。‎ ‎　　3.7.3 档案资料不准带到公共场所。‎ ‎　　篇三 ‎　　一、 总则 ‎　　集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。‎ ‎　　1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。‎ ‎　　2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。‎ ‎　　二、归档范围 ‎　　1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等)均属归档范围。‎ ‎　　2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料 ‎　　3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料;‎ ‎　　4、资金借贷、业务往来方面的文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等)‎ ‎　　5、政府、项目批文、合同;‎ ‎　　6、公司制度体系、会议纪要、内部发文(包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等);‎ ‎　　7、工程进度计划控制文件(含各业务单位往来函件等)、工程初设、修改、竣工图纸;‎ ‎　　8、各分子公司及集团总部各部门年度工作计划及资金计划;‎ ‎　　9、公司签定的各类合同(含商品房买卖合同);‎ ‎　　10、公司有效证照、证件、印章;‎ ‎　　11、具有法律效力及保存价值的文件;‎ ‎　　12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;‎ ‎　　13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等;‎ ‎　　14、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料;‎ ‎　　15、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。‎ ‎　　三、立卷归档要求 ‎　　1、集团行政人事部应即时做好档案归档分类保管;各分子公司应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向集团行政人事部提交备份。‎ ‎　　2、集团各部门应及时向行政人事部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续;各分子必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。‎ ‎　　3、各分子公司向集团行政人事部提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，待总部行政人事部专人签收后各留存一联清单备查。‎ ‎　　4、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：‎ ‎　　(1)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。‎ ‎　　(2)在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开;文电应全在一立卷。‎ ‎　　(3)卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;‎ ‎　　(4)卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。‎ ‎　　(5)按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内;卷内文件目录放在卷目。‎ ‎　　(6)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。‎ ‎　　四、 档案保管期限 ‎　　1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。‎ ‎　　2、确定集团档案保管期限的原则 ‎　　(1)凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。‎ ‎　　(2)凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。‎ ‎　　(3)凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。‎ ‎　　五、档案保密级别 ‎　　1、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议， 行政人事部经理核定密级。‎ ‎　　2、有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室;有密级档案复制时，需经办公室主任(行政人事部经理)及副总以上领导批准。‎ ‎　　3、有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经办公室主任(集团行政人事部经理)及副总以上级领导批准。‎ ‎　　4、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任(集团行政人事部经理)鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。‎ ‎　　六、档案的借阅 ‎　　1、各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。‎ ‎　　2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任(集团行政人事部经理)批准。‎ ‎　　3、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。‎ ‎　　4、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任(集团行政人事部经理)批准。‎ ‎　　5、有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任(行政人事部经理)及副总以上领导批准。‎ ‎　　6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。‎ ‎　　7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。‎ ‎　　8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。‎ ‎　　七、电脑档案的管理 ‎　　1、 所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。‎ ‎　　2、各分子公司办公室主任(集团行政人事部经理)即为电脑档案管理责任人。公司所有员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记;各电脑档案管理责任人须定时对本单位的电脑按照登记存放区域进行检查。‎ ‎　　八、档案的鉴定与销毁 ‎　　1、集团行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。‎ ‎　　2、档案鉴定工作由集团行政人事部经理主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。‎ ‎　　3、档案材料鉴定小组审定，并经集团总裁批准后，方可销毁。‎ ‎　　4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。‎ ‎　　九、罚则 ‎　　1、集团各分子公司凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以集团内通报批评。‎ ‎　　2、集团所有员工凡违反制度第六条第4项，泄露公司档案秘密的，涂改、拆散或未经办公室主任(集团行政部经理)批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评;如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任。‎ ‎　　3、集团所有员工凡违反本制度第六条第6项，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。‎ ‎　　4、集团所有员工凡违反本制度第六条第7项，遗失档案的，应立即报告，如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其相关责任。‎ ‎　　5、档案管理员丢失、规范档案调阅流程或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分及相应罚款，直至依法追究法律责任。‎ ‎　　6、集团所有员工凡违反本制度第七条，不按规定存放电脑档案，不按规定接受检查者给予相应的纪律处分及罚款。‎ ‎　　十、附则 ‎　　1、本制度自2007年9月1日生效。‎ ‎　　2、本制度由集团行政人事部负责解释。‎ ‎　　3、各子公司应根据本制度，结合本单位的实际情况，制定具体实施细则。‎ ‎　　4、以往的相关规定与本办法不一致的，以本制度为准。‎ ‎　　十一、附件：集团各分子公司各部门存档及备案范围 ‎　　篇四 ‎　　一、档案立卷归档制度 ‎　　为了使本局的立卷归档工作顺利进行，完整地保存本单位在各项活动中形成的文件材料，供领导工作决策和各项工作服务，特制订本制度。‎ ‎　　1、凡是在本局日常工作及重大招商活动中直接形成的应当归档并具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史真实记载。‎ ‎　　2、本局领导和各科室承办人员应将办理完毕或工作中形成的文件材料，及时主动地交档案管理员立卷归档，集中管理，任何科室和个人不得据为已有。‎ ‎　　3、文件归档范围，按余姚市档案局的有关规定收集。‎ ‎　　4、局各科室按指定的兼职档案人员，负责本科室在工作中形成的档案，做好收集、整理工作，并按规定时间造好移交清册，签字验收，移交局办公室。‎ ‎　　5、局办公室档案管理员按照档案归档范围要求，负责收集全部应归档文件、基建、声像等材料。‎ ‎　　6、局办公室财务人员应在次年的六月底前，按规定立卷归档，暂由财务人员保存一年后，移交档案管理人员。‎ ‎　　7、电子文件实行集中统一管理，归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，逻辑归档可实时进行，物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成。‎ ‎　　8、各科室根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记;把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中;办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类集中拷贝，编制机读目录和《归档电子文件登记表》。‎ ‎　　9、归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及时补救。‎ ‎　　10、各科室一般应及时将上年度应归档的电子文件向办公室归档，移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、帐目一致、手续清楚，移交清单一式二份，交接双方签字后各执一份。‎ ‎　　11、档案管理员负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用，做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和百分之百的准确率。‎ ‎　　12、随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案应进行同步更新复制或补救新版本，归版或有问题的载体仍需保存三年。‎