档案学教学中档案工作现代化管理与计算机教学内容配套改革

档案学教学中档案工作现代化管理与计算机教学内容配套改革

教育部“新世纪高等教育教学改革工程”《档案学教学中档案工作现代化管理与计算机教学内容配套改革》项目结题报告－12－教育部“新世纪高等教育教学改革工程”《档案学档案工作现代化管理与计算机教学内容配套改革》项目由我校公共管理学院周生玉等同志承担，已完成预定研究任务，现将有关情况报告如下：一、改革的背景－12－\n档案是人类社会的一个历史悠久的文化现象，档案工作是与之同步产生的一种社会工作。根据最保守的研究结果，它们至少在人类进入阶级社会时就已出现，也就是说，它们在中国已有了近四千年的历史。虽然在这数千年漫长的历史中，档案和档案工作也经历了由小到大、由简到繁发展过程，但是其变化都不大。在十九世纪中叶以前，中国的档案基本上都是以皇帝为中心的国家政务活动的文字纪录，它的载体形态从汉代以后几乎是纸张的一统天下，它的记录方式不管是书写还是印刷，但都是单一的文字形态。从十九世纪后期起，直到二十世纪七、八十年代，随着西方先进的科学技术传入中国，中国的档案也引入了新的成分，有了照片、影片、录音、录像等新型载体，其管理方式和管理手段也有别于传统的纸质档案。但是，区别于计算机应用于办公以后的出现的电子文件，即档案界所谓的电子档案，它们和纸张一样，仍属于实体档案。所以，它们的出现并未为档案的管理模式带来根本性冲击和变化。在二十世纪六、七十年代以前，档案管理的理论、技术和方法经过数千年的积淀和发展，已经达到了相当高的水平。但是，就其本质而言，却仍然与传统管理没有根本区别。其理论仍属经验型的，其技术和方法仍然是以手工操作为主。从二十世纪八十年代开始，世界范围内的以计算机为核心的现代信息技术的发展和应用，给档案管理带来前所未有的冲击和革命。这种冲击主要表现在档案载体和管理技术两个方面。档案载体的变化是出现了电子档案。由于计算机技术和网络技术的迅猛发展和普及应用，党政机关、企事业单位的办公、管理和经营活动的方式发生了质的变化，电子政务、电子商务这种新型的办公方式开始崭露头角，逐渐替代了以纸张为介质传递信息的传统办公模式。人们利用计算机和网络来书写、传递、储存、查找检索和利用信息。信息的存在形式就由原先看得见、摸得着的固态形式转化为看不见、摸不着的数码形式，它所转化成的档案就是电子档案。档案管理的变化则更为广泛和复杂。首先，计算机技术被广泛引入日常的档案管理工作中。其中最为突出的是表现在档案检索工作上，即利用计算机的超大容量和运算快捷的特点，将档案检索系统输入计算机之中，以提高档案检索的质量和速度。其次，由于电子档案的大量涌现，同时人们为了方便利用，又把传统的固态档案录入计算机，建成数字档案馆。这种借助于新技术建立的档案馆为档案管理工作开拓了一个全新的领域和课题。第三，为了适应用户对开放的现行文件和历史档案的快捷查找、利用的需求，各级各类档案馆（室）都纷纷建立各种类型的计算机网站。－12－\n上述档案工作实践中出现新情况和新问题要求档案学必须对现有的教学体系和教学内容进行重大的改革。八十年代以来，全国各高校的档案学专业都在进行这方面的探索和实践，相继开设了计算机课程，并不断增加其门数，扩大其在整个教学计划中的比例。但是，各高校由于各自条件和认识的差异，所开计算机课程的门数和内容差异较大，有的学校高达十七、八门，有的仅三、五门，而且课程名称和内容也各不相同，有些还带有较大的随意性。因此，建立一套科学合理的档案学专业的计算机课程体系，成为当前和今后确保档案学专业教学质量的一个至关重要的课题。二、改革的基本思路我们在进行本课题的研究过程中，深切地认识到，要使计算机课程的开设真正适应档案工作实践的要求，首要的任务是进行人才培养规格的定位研究。我们认为，要解决这个问题，首先要分别考察和分析档案部门对计算机专业和档案学专业人才的需求和使用状况。从计算机专业技术方面看，档案部门确实有一定的需求。它主要表现在以下几个方面：1.设计、指导购买实现计算机网络管理的设备和器材，以保证其建成后能稳定高效的投入使用；2.引进和开发适用对路计算机软件；3.维护软硬件系统的安全运转。－12－\n必须由计算机专业人员承担完成的上述三种需要中，前两项（特别是第二项）的专业性确实很强。但是，这并不是所有档案部门的相关工作都必须设置计算机人员的专职岗位。我们在考察和调研中发现，档案部门在引进计算机专业人员的过程中存在着一定的困难和问题。首先，计算机软、硬件的购置、引进和开发都有一定的时间性和阶段性，一旦完成，计算机和网络投入运行，在一个相当长的时段内，一般都不会轻易更替或淘汰。在此情况下，计算机专业人员的主要职能将被搁置，这既不利于他们个人业务和专业前途的发展，而且从全社会的角度看，更是一种人才资源的浪费。第二，现代社会分工日趋完善，档案部门完全可以委托专业人员来完成这项工作。这与长期聘用专业人员相比，将会大大降低人员成本，符合现代管理原则的要求。第三，由于前述的第一个原因，加上目前行业收入的差距，除了个别超大型或效益特别好的档案部门，一般单位引进的计算机专业人员流失现象严重，很难稳定下来。第四，对于大多数中小档案馆（室），解决上述问题，特别是维护软硬件安全运行的任务，可以通过强化档案学专业学生计算机知识和技能的途径来解决（详见后文）。第五，计算机专业人员设计开发档案软件由于缺少档案管理的专业知识，必须由既懂档案，又懂计算机的人员协助来完成，否则将难以满足档案管理的特定要求。对于档案部门引进计算机专业人员存在着如此众多的问题和困难，我们认为，可以在档案学专业教学中，通过对人才培养计划的改革和修订来解决。而进行这项改革首先必须根据用人单位的需要重新确定人才培养规格。－12－\n传统的档案学专业的人才培养定位于培养从事对以纸质载体为主的档案进行管理的高级专门人才。这种定位在当时的确是针对档案工作实践而确定的，因而也是无可非议的。所以，在其教学计划中，不可能也没有必要讲授信息现代化管理的课程和内容。八十年代初到九十年代中期，现代信息技术在我国经历了由肇始到普及的过程。档案工作领域也无可避免的受到这股来势凶猛的信息浪潮的冲击。在此情况下，因应变化，各高校也开始开设计算机课程，并逐步增加其门数。但是，其大多数都定位于利用计算机辅助管理档案这样一种较低的层次上(当时，许多学校的课程名称就叫计算机辅助档案管理)。九十年代中后期，各高校在全社会计算机热的带动下，均又在不同程度上继续增开计算机的相关课程。这时的人才培养目标的定位出现两种模式，一是继续延续八十年代的定位，一是向信息专业靠拢，大量增加计算机课程内容，同时大量压缩和减少档案专业主干课程和相关的管理学以及人文、社科课程内容。我们认为，目前的这两种定位均有不足之处。把计算机课程体系定位于“辅助”－12－\n档案管理，仅仅满足于教会学生能操作和利用现有信息技术手段，已经远远不能满足用人单位对档案学专业学生的要求，同时也无法满足学生适应档案工作现代化发展和为自身进一步深造打下深厚基础的要求。但是，使档案学专业趋同于信息专业，则也同样是不可取的。如上所述，这样做的结果，固然可以大幅度提高学生的计算机的理论水平和实践操作能力，但是它是以压缩和牺牲档案学专业主干课程和其他配套课程为代价的。这样的结果，势必造成学生知识结构新的不平衡，即从事档案工作所必备的专业理论和文化基础课程的弱化和缺失，导致档案学专业办学方向的迷失，无法达到为社会培养和输送合格的档案学专门人才的办学目标。基于上述原因，我们认为，在当前社会对档案学专业学生仍然保有较高需求、但同时对其知识和技能又有了新的要求的情况下，跟踪社会需求和信息技术的变化，给档案学专业的人才培养规格以准确的定位，制定合理实用的教学计划，是当前档案学专业教育面临的一个无法回避的课题。我们通过调研认为，根据“宽口径、厚基础、高素质”的原则，档案学专业的人才培养目标应当是：培养既具备坚实的档案学专业知识和相关的管理学、人文社科基础知识，又有着一定的计算机知识的复合型的从事现代档案管理的专门人才。具体应当包括如下几个方面：系统全面掌握档案学的基本理论知识和技能；具备从事各种管理工作所必备管理学和相关的文化知识；具有一定计算机专业知识。关于计算机专业知识，应当达到如下水平：能够熟练利用计算机从事文书处理和档案管理；具备维护计算机和网络安全运行的软硬件知识；有一定的软件开发的基础知识，能够协助专业人员开发出符合档案工作需要的应用软件系统。根据这种定位，档案学专业学生所应掌握计算机知识，既不应等同一般的人文社科专业，也要有别于计算机和信息专业，即既不能仅仅满足于简单的应用，也无须（当然，也不能）达到能够独立完成开发软件的水平。－12－\n三、项目研究及实践情况简介(一)项目研究情况本课题获准立项后，我们立即按照计划开展了调研工作。调研工作从三方面进行。包括问卷调查、对典型单位的实地考察和相关资料的搜集。1.我们根据本项目的特点设计了《西北大学公共管理学院图书档案系档案与计算机状况调查表》（见：成果材料——附件1）。该表包括三方面内容。第一方面是被调查单位基本情况的统计，内容有馆藏档案数量、档案检索工具的编制和档案利用状况以及工作人员的数量和学历特点。第二方面了解被调查单位的计算机的应用水平。问题由低到高依次有：是否使用计算机，是否建立或使用网络，管理软件的来源和类型。第三方面了解被调查单位对档案学专业学生应掌握的计算机知识的主观要求。包括计算机课程的门数和内容。我们共发放了三百余份调查表，共收回近百份。发放的对象主要有：省级以下各级综合性档案馆，各级党政机关和各类大中型企事业单位的档案室，基本覆盖了我国现有的各级各类档案馆（室）。从对收回的调查表所反馈的信息进行综合统计分析的结果看，可以得出如下结论：第一，计算机应用于档案管理的比例已占到接受调查单位的83%，即绝大多数档案部门已配备了计算机，其中包括我们原以为问题较大的贫困落后地区的档案部门。其余17%单位经询问，有的正在筹备购置，有的则是准备在业务人员完成培训，能够熟练应用时再行购置。资金问题基本上已不再是普及计算机应用的障碍。－12－\n第二，受行业和规模的影响，计算机技术的应用水平参差不齐。少数规模较大、实力较强的单位水平较高，其中约21%的单位已部分实现通过计算机全文检索档案，约45%的单位有局域网并接入互连网，约13%的单位的90%的档案可利用计算机检索（达到50%以上的共27%），约21%建有自己网站。而绝大多数单位尚处于初始起步阶段，计算机仅仅用于档案检索，且录入的条目占馆（室）藏档案总数的比例也较低。第三，绝大多数单位都认为应加大计算机课程在档案学专业中的数量和深度。但是，由于各单位工作的差异和填表者认识及理解的不同，这方面反馈的信息相对较为混乱。上述调查结果显示，计算机技术在档案部门的普及应用已不是一个遥不可及的梦想，已经成为不可逆转的发展潮流，虽然现在总体水平还相对不高，但随着我国经济实力的迅速崛起，目前这种档案工作现代化水平与其规模极不相称的状况很快就会改观。因此，档案工作领域对档案学专业学生在计算机方面的知识与技能的要求也会越来越高。（以上详见成果材料——附件2）－12－\n2.档案学专业属于应用性文科，它的教学必须密切跟踪档案工作实践的发展，及时调整教学计划和教学内容，才能培养出符合社会需要的合格的人才。我们在近二十年的档案学的办学历程中，始终不渝地坚持着这一宗旨，利用各种机会展开调研，曾先后十余次修订教学计划。在进行本项目的研究时，我们把深入细致的调查研究看作是保证它高质量顺利完成的一项重要的步骤。我们根据本课题的特点和要求，把调研的重点放在计算机应用水平较高的档案部门。考察的内容有两个，一是当前计算机的应用水平和发展前景，一是其对档案学专业学生知识结构的要求。关于计算机应用，被考察单位大致也可分为两类：一是已基本完成本部门档案管理的计算机化和网络化，开始筹建数字化档案馆（室）；一是才完成或已基本完成、还在继续完善计算机化和网络化。他们所使用的档案管理软件大多系本单位参与指导、委托专业公司开发。（也有个别单位起步较早，由本单位自行开发。但其也存在着开发周期长、软件运行稳定性不足等缺点。）关于档案学专业学生的知识结构，经交流，他们基本认同我们关于培养规格的定位。我们还在历届毕业生中展开调查，了解他们对以往计算机教学的意见，重点咨询了他们在工作实际中遇到计算机知识方面的问题。调查的方法主要是电话和网上交流，同时还召集了两次小型座谈会。由于他们是我们以往教学的对象和教学内容的接受者及实践的主体，所以他们所反馈的信息的真实性、针对性和可操作性要较其他途径收集来的要高出一筹，具有较高的参考利用价值。他们基本认同我们关于档案学专业人才培养规格的定位，并对建构新的计算机课程体系提供了许多切实可行的建设性意见。3.由于信息技术用于档案工作处于起步摸索阶段，以上两方面调研所反馈的信息还不能完整地揭示档案工作现代化可预见的发展前景，所以我们还进行了相关资料的搜集工作。搜集的方式主要靠网上查找，同时还购买了一些必备的书刊杂志。资料的内容主要集中在与计算机相关的信息化、数字化技术方面。－12－\n在充分地掌握资料的基础上，承担本项目的进行了多次认真的讨论和研究。我们首先统一认识，确定了档案学专业人才培养规格，并据此进一步明确了计算机课程教学的目的和定位。根据定位，结合以往教学改革的成果和经验，我们重新厘定了学生计算机方面应知应会的内容，确定了应开课程的门数、名称和各门课程的内容，然后分头起草教学大纲，最终完成了本项目研究的任务。（二）实践情况简介－12－\n我校档案学专业从创办伊始就非常注重教学与社会实践的关系，注重追踪档案工作实际的变化，及时调整课程体系和教学内容。从二十世纪九十年代初开始，在信息化浪潮的冲击和带动下，我们逐渐加大计算机课程的门数和课时，到九十年代末，已开出七门。计有：计算机基础、BASIC语言、微机数据库、C语言、中文信息处理、操作系统原理和管理信息系统。应当承认，这些课程虽然在数量和内容上都比一般文科专业要多，能够提升学生计算机方面的素质和能力，但是，毋庸置疑，却也确实存在着目标不明、体系混乱和部分内容陈旧的问题，而且远远不能满足学生的需要和工作实践的要求。2000年开始本项目研究以后，我们除了将BASIC语言改为程序设计基础外，又相继开出电子文件与电子档案管理、电子政务、计算机信息网络、多媒体技术与应用和流行软件等五门新课。在这总计十二门课程中，我们淘汰了陈旧过时的内容，增添和扩充了符合社会需要新内容，同时根据新的思路，调整了各门课程的教学目的和要求。我们紧扣计算机类课程教学的目的和定位，强化应用能力的训练，适当降低了程序设计类课程的要求，即要求懂而不必精，知道如何做而不必学会独立做。经过近三年的实践，教学效果良好，学生素质明显提高。2000级学生在今年初专业实习时，普遍比往届学生表现得更加优异，上岗后即刻就可进入角色，其熟练操作计算机的能力博得实习单位的一致好评。特别令人满意的是，有的同学还能发现实习单位购买的管理软件存在的问题和弊病，找出其产生的原因并提出自己的处理意见。由此可见，我们的此项教改工作已初见成效，基本达到了预期的目的。四、项目主要成果简介承担本项目的过程中，我们共取得以下成果：1.《档案学专业计算机课程教学计划论证报告》。（见成果材料）2.《档案学专业计算机课程教学计划》。（见：成果材料——附件3）3.《档案学专业计算机课程教学大纲》。（见：成果材料——附件4）4在档案学专业最权威的期刊《档案学研究》上发表论文一篇：黄新荣周生玉：《信息网络时代高校档案学专业计算机教育问题》，《档案学研究》，2003年，第1期。（见成果材料）五、项目研究成功的推广价值及进一步研究的思路－12－\n本项目明确了档案学专业的人才培养目标和规格，建立了相对科学合理的计算机课程体系，对规范档案学专业教学有一定意义。目前，全国三十余所高校的档案学专业都在教学改革方面积极地进行探索和实践，展现出不同的风格和特点，积累了丰富的经验，呈现出绚丽多彩的局面。但是，由于各高校自身认识和办学条件的差异，有的院校在计算机课程开设方面还显得有些盲目和无序，缺少准确的定位和科学合理课程体系。我们的研究成功将会为他们的教改工作提供一定的帮助，起到一定的参考利用价值。计算机信息技术是当前社会经济中发展最为迅猛的行业之一，其软硬件的更新和淘汰的周期几乎可以以年来计。在此情况下，任何一种一成不变的计算机教学方案都是不可取的，也是行不通的，它将无法满足不断变化的社会需求，培养出合格的人才。因此，本项目的研究应当是一个长期坚持不懈的任务，我们将时刻关注计算机技术的发展和变化，及时调整教学内容和教学体系，保持一种相对稳定的动态体系，即在人才培养目标相对稳定的基础之上，建立相应的应变机制，密切关注计算机技术的变化，迅速快捷地调整更替教学内容，从而使档案学教学与档案工作实际永远处于一种动态的平衡之中。我们还计划根据本项目研究成果组织编写适用于档案学专业的计算机系列教材，其中《中文信息处理》和《电子政务》两门课程已由西北大学立项资助，纳入学校重点课程建设项目之中，近期即将完稿交付出版。本项目的研究得到各兄弟院校和档案界同行的热情的支持和帮助，得到教育部的指导与扶持，特别是西北大学校领导和教务处同志们在工作和资金等方面全方位地提供了便利，并给以了大力的支持，在此一并致谢。由于我们水平有限，错误和缺憾在所难免，因此衷心欢迎批评指正，以利于我们进一步修正与提高。－12－