薪酬专员工作交接要素

薪酬专员工作交接要素

薪酬福利专员工作交接要素 一、在职工资处理流程及核算 ‎1、建立本月工资时，将上月工资表另存为另一个文档；‎ ‎2、调入新入职人员名单，再删除离职人员（已结算离职工资人员）；‎ ‎3、清除每月考勤数据（出勤天数、夜班补贴、加班小时、扣款、其它项等）；‎ ‎4、社保根据每月社保网站导出当月扣款明细核对在工资表扣除个人承担费用；‎ ‎5、本月工资人数=上月工资人数-离职人数+当月新入职人数；‎ ‎6、每月19号前收集工资核算相关数据（同离职工资相关数据一致（除不需扣工作服费用及个税））；‎ ‎7、在工资表中发放方式一栏录入新办理银行卡人员的银行卡账号；‎ ‎8、20号核算完工资后将工资表提交给财务部张总监审核（同时将工资数据表附上做为工资核算依据，另将核算人数入职离职名单及新进员工工资结构表一并提交）；‎ ‎9、张总审核完毕工资后，开始核算个税分表（对内网银、对内现金，对外网银及对外现金），分完表后再将分后表发给张总监，由财务部来发放现金及网银工资；（发薪日如遇周末工资将顺延发放）；‎ ‎10、每月26号打印工资表一式两份（一份为总表给员工签字备案存档，一份裁剪工资条）；时薪制发放各部门负责人，由部门负责人将工资条发至各员工，员工须在总表签字。月薪制员工工资条由人力资源部薪酬专员发放（需要员工本人前来人力资源部领取）；签字备案表由部门负责人当月月底回收给薪酬专员，由薪酬专员存档。‎ 二、在职工资个税核算及分表（对外、对内）‎ ‎1、先把审核好的工资表所有部门粘贴在一个单元格；‎ ‎2、分表的实发金额后插入两行：一行为对内，二行差额；‎ ‎3、把实发金额行粘贴复制（数值）到对内行；‎ ‎4、个税分表标准及要素：‎ ① 个税核算金额=应发金额-社保扣款金额-住房公积金，如超过5000元人员需进行手工调整减少个税核算金额，以保证个人扣税金额在300元以下；（核算个税工资总额个税代扣数）‎ ‎ ‎ ② 月薪制员工手工调整个税核算金额尽量参照上月个税核算金额工资标准，在绩效工资、周末加班小时项中手工扣减；‎ ③ 时薪制员工手工调整个税核算金额在绩效工资、平时加班小时、周末加班小时项中手工扣减；‎ ‎5、对内数减实发金额等于差额；‎ ‎6、部分人员类别为B类的人员，全数工资作为差额（即对内）；‎ ‎7、把分表以上做完毕后，就把整个表复制数值到另一个表中进行对内网银、对外网银分表；‎ 8、 对外网银、对外现金等于实发金额；‎ 9、 对内网银、对内现金等于差额金额（对内总金额不超过100万元）；‎ ‎10、此表完成后需25号前上午发至财务张总监。‎ 三、离职工资流程处理及核算 ‎1、收到各部门提交员工离职单时登记到人事考勤系统当中（人力系统—人事管理—离职登记）；‎ ‎2、每周四收到离职单将本周离职人员做入离职确认，由考勤专员下发本周五离职人员名单发至各部门；‎ ‎3.导入离职人员名单，打印解除劳动关系协议，每人都签字并按手印，一式两联（一联存入离职人员档案中，一联发至员工），离职人员档案需按周清理把相关资料（离职单、劳动关系协议、放行条等）统一归档；‎ ‎4、离职人员工资根据在职表中工资核算工资，每周五10：30前必需收到工资核算相关数据：考勤记录、奖惩、煤气补贴、贡献奖、扣工作服、厨房工作人员工鞋补贴、全勤奖、季度奖、夜班补贴、特殊岗位津贴、电芯房工作人员高温津贴（4-11月）、厨房工作人员另享有超额人数补贴、绩效考核、社保，员工异动表、是否扣急辞工；‎ ‎5、领工衣未满半年扣除工衣成本费（夏员工工衣17元、工裤20、冬员工工衣25元、职员夏工衣30元，职员冬工衣35元，工鞋5元，防静电衣22.5元）；‎ ‎6、核算完毕后，检查无误发至电子档给财务张总监审核，审核完毕后做费用报销单（如有两个月工资同时结算，则分月核算，分月报销，现金、网银分开报销），下午14：30进行离职人员工资结算；‎ ‎ ‎ ‎7、离职工资费用报销流程：财务部张总监审核完毕—由财务部李小良签字—张总（张永川）签批后由薪酬专员找员工签收网银工资条（签收完毕后通知财务张总监发放网银工资），现金工资由财务部出纳发放；‎ ‎8、发放离职人员工资时，厂证要统一收回，如厂证遗失则需交5元，凭身份证领工资（核对身份证无误），发完之后工资结算单及费用报销单均交给财务部出纳备案；‎ ‎9、离职工资按月做入个税后，每月月底前发至整月工资表给到财务部高润波报税使用；‎ ‎10、离职人员退宿：发放离职工资前，必须收到工作交接，退宿必须由后勤宿舍管理部门签名确认宿舍钥匙收回和床位取消。‎ 四、年终奖核算 1、 年终核算为春节节后上班后开始核算享受年终奖人员名单；‎ 2、 岗位标准参照《年终奖管理制度》（杨总不做在深圳年终里面）；‎ 3、 年终奖标准以当年度12月份工资标准额，作为年终奖发放标准（时薪制员工不包含加班费）；‎ 4、 年终奖计算标准：年终奖=年终奖基数÷12个月×年度出勤月数； ‎ 5、 事假、病假、产假等相关假期不影响年终奖发放；‎ 6、 发放年终奖前，已经离职或提出离职人员不享受；‎ 7、 成都代发工资人员（除彭总、张总、钟总外）其余人员年终奖，则做入深圳工厂年终奖中。‎ 五、员工转正手续办理 ‎1、工程师以上岗位转正需每月进行评估，走OA流程，由薪酬专员提前一周通知部门主管进行月度转正报告评估，并按期进行面谈；‎ ‎2、建立工程师及主管级岗位试用期台账，每月提前通知分管领导进行评估并做入台账；第30天和第75天需要进行试用期面谈，重点岗位需要通知分管副总或者轮值总经理；‎ ‎3、普通职员、技术类薪酬专员需提前一个月通知部门主管是否给该员工正常办理手续，如办理转正手 需写转正申请及述职报告 ，由部门主管审批后提交给薪酬专员填写转正工资；‎ ‎ ‎ 4、 普通员工转正同职员、技术类一样，只是不需要写转正申请及述职报告；‎ 5、 品质中心QC、IQC、IPQC、QA及货仓部仓管员等岗位（目前只有部分岗位有转正考试试题）人力资源部培训专员在员工满试用期前十天左右组织转正考试，考试结束后培训专员批阅试卷然后转交薪酬专员，薪酬专员评员工考试结果决定是否给予办理转正；‎ 6、 试用合格人员，跟踪各部门在员工试用期满前办理完成转正手续；‎ ‎7、试用不合格人员，在满试用期前十天通知人力资源部员工关系专员办理相关手续；‎ 办理延长试用期合同变更手续（注：劳动合同签订三年试用期最长不得超过6个月），需要签订试用期延长通知单；‎ 部门或员工不同意变更试用期的，则办理终止合同手续（即为员工办理离职手续）；‎ ‎8、员工入职时多数人员都是已定转正工资（试用期工资及转正工资均已登记电子表），在收到员工 转正表时将工资填写到相应栏，然后转人力资源部主管审核(主管以上岗位不需人力资源部主管审核)，再交分管副总审核（区分开分管领导的管辖范围），再由轮值总经理审核（区分开分管领导的管辖范围）；‎ ‎9、如入职时没有核定转正后工资由用人部门主管核定转正工资，薪酬专员审核是否符合现有工资标准 并报分管领导审批，如超出现有标准需特别备注清楚及告知分管领导；‎ ‎10、员工转正/异动流程完成后，有薪酬变化的需要员工本人在转正异动表上签字确认。‎ ‎11、审核完毕后登记电子表备案（员工转正异动表），做月工资时统计到工资表中。‎ 六、员工异动手续办理 ‎1、跨部门异动由调出部门填写《薪资异动单》并审核，转调入部门主管审核后，调入部门文员交到薪酬专员处；‎ ‎2、薪酬专员审核异动日期是否正确，同时填写异动前工资与异动后工资，如工资异动工资一致方可不用填写并在工资栏处划线标明；‎ ‎ ‎ ‎3、本部门岗位异动由部门填写，用人部门主管审核后部门文员交到薪酬专员处，薪酬专员填写工资，注意岗位异动后的工资先为试用工资，待用人部门试用合格后再填写员工异动表，办理转正工资（现有岗位标准工资）；‎ ‎4、如有主管以上岗位异动由分管领导告知薪酬专员由薪酬专员填写员工异动单；‎ ‎5、审核流程用人部门主管—薪酬专员—人资总监—分管副总—分管领导轮值总经理—薪酬专员备案；（工程师以上岗位需张总、彭总同时签字确认）‎ ‎6、员工异动单表单 七、员工奖惩（此项现在由李欣负责）‎ ‎1、各部门提交的奖惩单收到录入人事系统（人力系统—行政管理—员工奖惩）；‎ ‎2、考勤专员在统计月度考勤时自动调出奖惩记录，显示到考勤公布表上；‎ ‎3、员工奖惩明细在员工当月工资中体现；‎ ‎4、奖惩表单分月装订存档。‎ 八、相关福利报销 ‎1、一分厂保安现金工资报销：15号左右收集一分厂保安考核结果，按每分5元扣款，核算完成后发至后勤部周主管，由后勤文员填写费用报销单，填写完成后由薪酬专员签字确认；（分厂保安现金标准600元/人，其中保安队长有100元话费补贴同时做入现金工资报销）‎ ‎2、社保费用报销：每月25日左右在社保网站导出当月社保缴交明细表，附五险合一财务帐做附表依据做费用报销同时打印上月社保扣款明细说明给到财务部戈培培再发电子档给到财务部李主管、戈培培、人力资源部主管、柳总、郑莉莎；‎ ‎3、每月15号向成都薪酬主管郑莉莎要成都购买社保人员名单，由深圳代扣的做入10人工资表中。后发至深圳购买社保人员名单成都结算工资人员给到郑莉莎；‎ ‎4、住房公积金报销：每月26号左右在住房公积金网站缴交明细，附明细表做费用报销单报销；‎ ‎5、每月25号做外宿人员的住宿补贴报销标准为300元/人（现目前只有PE部李主管享受），此项不需要人资主管签字审核；‎ ‎ ‎ ‎6、以上报销流程部门主管—财务部戈培培—财务部李主管—分管领导；‎ 九、新进员工人事资料薪资数据填写及录入电子档 ‎1、薪酬专员收到新进员工资料需填写薪酬资料（试用、转正工资）录入薪资在电子档备案并审核人事资料是否齐全；（特别是合同未签，未签收合同签收条等关键信息，应文字向人力资源主管反馈，待资料齐全后再核发工资），进行人事资料复审，复审完毕后进行人事资料归档；‎ ‎2、人事如有借阅需登记电子档，由人力资源部主管审批后方可借阅；‎ ‎3、相关文件及制度 十、新进员工银行卡办理 ‎1、每月月初薪酬专员把上月新入职人员名单（上月发现金人员名单）发至各部门文员收集人员身份证原件；‎ ‎2、需要准备资料：办理银行卡人员身份证原件、复印件、财务出纳杨小清身份复印件二张、后勤部石军身份证复印件一张、赵总身份证复印件一张，其余相关资料保存电脑D盘中；（石军、杨小清为委托代理人）；‎ ‎3、各类附件文件；均需盖公章，公章印记清楚；‎ 十一、春节路费享受规定 ‎1、除已登记的留厂员工外，其余按公司放假时间回家和因订购公司春节团体票而按票面日期提前请假回家并开工时准时上班的员工可享受公司200元/人的春节路费补贴；‎ ‎2、路费补贴将节后随4月份工资发放，并且在节后发放路费补贴当天为在职的员工享受补贴，节后离职人员不享受；（5月25日前离职，5月10日左右发送部门再次核对后给主管审核，分管领导审核。）‎ ‎3、员工需3月初前由部门文员统一做入补贴人员名单电子档并提交车票(例如：汽车票、火车票、飞机票等交通发票)给到薪酬专员做票据报销，薪酬专员收到车票统一直接交到财务部李主管处； ‎ ‎4、相关数据参考及核对要素 ①‎ ‎ ‎ ‎ 核对享受人员需查看工开当天正常打卡上班的，春节放假前没有提前请假回家的，查看当天打卡记录，如公司购买车票人员提前走需看否在团体购买票中有此人员名单；‎ ② 相关数据参考 十二、从深圳工厂调到温江工厂及销售系统人员的处理流程 1、 所有人员在调出深圳工厂时都需要填写离职单，并办理离职手续(同其它员工办理离职手续一致)‎ ‎（将离职时间和结算工资的截止时间以及到当地报到时间，与接收单位（成都26楼或温江人力资源部主管沟通确认））；‎ 2、 结算工资时间统一为购票到达目的地的时间，此类员工如中途没有请假都算正常出勤，如请假另计；‎ 3、 调出深圳工厂人员的人事资料复印后将原件寄回给成都公司或温江工厂，复印件深圳工厂留底案；‎ 4、 将调出人员信息及报到时间通过腾讯通发给成都公司或温江工厂人力资源部对接人。‎ 5、 现成都26楼人事资料对接人：xx；26楼社保对接人：xx；温江工厂考勤对接人：xx；‎ 十三、每年残疾人员年审资料准备 1、 每年6月、12月左右残联人员会通知我们需交残疾人员相关资料进行年审；‎ 2、 需交的资料有残疾人残疾证明，身份证复印件，每年的参保明细、合同证明；‎ 3、 以上人资料没有需联系村委x小姐（电话13xxxx）；‎ 4、 残疾人员联系人x先生（xx百货旁横岗街道办7楼，电话xxxxxx7）。‎ 十四、在职人员体检及丝印车间安排特殊岗位体检 1、 在职人员体检由薪酬专员联系横岗预防保健所（地址：xx中心小学旁边）人员沟通相关体检流程（x医生136xxxxxx）；‎ 2、 需体检人员由员工关系专员统计体检人员，收集体检费用（在职人员体检由个人承担费用）；‎ 3、 丝印车间人员体检需拟定特殊工种职业健康检查报告由张总或彭总审批后通知相关人员体检并由 ‎ 酬专员带领至横岗预防保健所去检查（丝印组体检费用由公司承担）；最好提前领回体检单，盖好公章，以免多次跑。‎ 4、 IQC部丝印IPQC为长期在丝印车间上班，参加体检含IQC部IPQC一名，费用也由公司承担；‎ ‎ ‎ 1、 厨房人员体检也是每年体检一次，由厨房工作人员自己统一去体检，费用由后勤部门报销；‎ 2、 每年体检时间一般为7月或8份；‎ 3、 相关报告及通知附表 ‎ 十五、春节团体票购买 1、 信息发布阶段，在每年农历春节年前一个半月左右时间随时关注xx集团团体订票网站（http://eticket.gzrailway.com.cn/）及腾讯发布新闻；‎ 2、 广铁通过互联网启用外来工团体订票网站,对外发布团体订票相关信息和业务表格；‎ 3、 企业登记、信息变更、资格审核、用户激活阶段，（用户名xx，企业代码xx，2015年度密码为：199xx）；每年都需要进行用户激活阶段，更换经办人。按照网站提示资料准备，提前在各份表单改好公章；‎ 4、 劳动就业登记表开具地址：横岗镇保康路劳动就业站；需要携带《申请办理XX年度劳动就业登记表》以及组织机构代码证（文控文员领取复印件）；‎ 5、 订票开始需要向人力资源部主管、人力资源部总监、计划供应部主管、张总、彭总、杨总、品质总监、钟总一起预计放假时间，在订票阶段中申报订票计划阶段需要提交订票时间；‎ 6、 申报时间，必须严格按照广铁订票计划时间安排进行，网站申报有时间节点控制。‎ 7、 薪酬专员申报订票计划，确认受理计划并录入乘车人员身份信息等，（录入人员信息注意身份证号码录入错误、始发站及终点站录入错误）；‎ 8、 领取车票根据广铁发布的领票时间为准，领取时，核对车票张数以及票面日期。（往年是由人力资源部向借取现金支付票款，后发放时现金收回票款）；‎ 9、 相关表单附表 十六、工衣、工鞋申购 1、 工衣由薪酬专员统计仓库库存数，如库存数低于最少库存需及时申购；‎ 2、 库存数需仓管员从K3系统中导入工衣库数，薪酬专员根据最低库存数，申购需购买的工衣；‎ ‎ ‎ 1、 生产一部执锡-插件车间为防静电车间，进入车间工作人员均需穿着防静电衣、防静电鞋。‎ 员工为绿色防静电衣；‎ 拉长/PE/IE为蓝色防静电衣；‎ 品质部门为黄色防静电衣；‎ 外来访客为白色防静电衣。‎ 2、 每年一般申请夏装为开工后一个月查看库存数并申购，冬装为国庆前申购；‎ 3、 填写采购申请单流程：部门主管审核——分管副总钟总审批——提交给采购进行采购; ‎ 十七、假节日礼品申请 1、 每逢春节、端午、中秋等节假日需申购礼品；六一儿童节需要统计各部门主管子女情况，主管子女各一份儿童节礼品；‎ 2、 相关数据及标准；‎ 3、 拟定礼品请示报告给到张总或彭总审批。 ‎ 十八、春节开工红包准备 1、 红包袋需春节前准备，现金由财务出纳春节前准备，便于开工后红包发放及时（经过2015年春 建议，节前就向财务借款，将红包先包好后，存放在财务保险柜里面，以便开工当天能够及时发放）；‎ 2、 红包发放人数统计：薪酬专员开工当天需通知部门文员统计当天正常打卡人员报人数；‎ 3、 统计完成后由部门主管领取后统一代发红包；‎ 4、 春节开工红包每人享受10元/人，员工需按开工当天正常上班享有（成都员工入职当天在深圳工厂办公人员享有）。‎ 5、 发放后，需填写费用报销单，报销相关费用。‎ 十九、后勤部保安、厨房、清洁组人员法定假加班核算 1、 保安、厨房、清洁组人员法定加班是现金结算，如核算现金工资则不在考勤中体现加班小时，一分厂保安享有法定节假日加班费，保安组在法定节假日（当天）加班时，早班以及夜班人员享有6元/餐 ‎ ‎ 的早餐或夜宵补贴；‎ 1、 以上人员春节值班按周未加班工资核算加班工资，春节法定三天假按法定假日核算加班工资；‎ 2、 保安平时如人少不够，有代理值班人员需按周末加班工资核算；‎ 3、 核算加班工时无误后，把电子档发给后勤部周主管做费用报销单；‎ 4、 所有后勤部关于工时核算报销单据，需要人力资源部薪酬专员在加班核算单以及费用报销单上签字；‎ 5、 附表为之前核算数据参考使用 二十、每月进行资料数据备份 1、 每月完成工资核算审核完毕后需进行资料备份，备份文存入移动硬盘中。‎ 二十一、年度企业薪酬调查 1、 企业薪酬调查由相关通知填报数据到企业薪酬调查填报系统；‎ 2、 填报数据根据不同岗位抽查填写录入系统，薪酬填报系统直接进入就可，按照相关抬头内容填写；‎ 3、 相关联系方式及申报流程附有文件 二十二、春节餐费补贴 1、 每年元旦前后接张总通知，发放春节餐费补贴，人力资源部薪酬专员统计好后，发送至各分管副总处核查；‎ 2、 春节餐补名单，以附件标准岗位为准；‎ 3、 在深圳工厂办公但不属于工厂体系人员（例如：外贸部、审计部），在深圳工厂不享有春节餐费补贴；研发三部人员，春节餐补发放当天在深圳工厂上班的人员，享有春节餐补。‎ 4、 春节餐补发放当周离职人员（以系统提出人员名单为准），不享有春节餐补；‎ 5、 春节餐补标准为100元/人。‎ ‎ ‎ 二十三、文件管理 1. 文件档案分为：外来文件、公文、管理规定/法规三类，每类各有一个文件文件夹；‎ 2. 外来文件：主要为政府机关、街道办下发的政策性文件或活动类文件；‎ 公文：主要为公司内部的任命书、组织架构调整等文件；‎ 管理规定/法规：主要为公司内部的制度性文件，或外部的法律法规等文件；‎ ‎3．所有文件需要进行存档，封面为文件处理单，按照年月进行归类存档；‎ ‎4.公司内部红头文件，需要给人力资源部主管---人力资源部总监---张总/彭总签字存档 ‎5.制度/考核性文件需要老总审批后进行存档。‎ 二十四、住房公积金 1、 目前公司17人购买住房公积金，详情见附件。‎ 2、 如果有离职人员/新增人员，在当月25日前（因月结扣款日为25日）需要至中国银行横岗支行（地址：横岗人民医院对面）进行封存/启封业务；‎ 3、 所有业务均需在住房公积金网站上进行预约后方可至银行办理，根据申办业务办理准备相应单据，均需要在单据公章处盖好公章；‎ 4、 住房公积金月结日为每月25日，每月26日公积金网站可以导出公积金明细。‎ 5、 主管级以上人员自愿申请购买住房公积金；‎ 6、 申报缴费基数按社保工资基数购买。‎ 二十五、各类表单处理申报时间 1. 开工后一周，位于外派人员相应福利进行申请，《符合春节休假路费补贴的员工名单》/《符合驻外年休假及路费资助条件的员工名单》，参照前一年标准，如有离职人员，取消离职人员名单，先由财务部张总监签字审核，在由张总签字批准。‎ 2. 每月25日进行社会保险费用报销，每月26日进行住房公积金费用报销；‎ ‎ ‎ Ø 社保台账打印：网站（https://wssb6.szsi.gov.cn/Nexx/）-----账户：60xxx 密码：xxx-----单位查询-----保险费缴费查询-----五险一合台账-----台账明细----打印 Ø 住房公积金打印：网站（http://www.szzfgjj.com/）-----单位业务办理（非数字证书）-----账号：51xxxx 密码：2xxxx -----查询-----单位缴存账务查询-----单位缴存入账回执查询/打印（提取申报登记号）-----单位缴存明细查询-----打印明细表 ‎ ‎ 事件时间表 序号 时间 事件 ‎1‎ ‎1月 春节餐费补贴 ‎2‎ ‎1月/12月 春节放假通知 ‎3‎ 春节后开工当天 开工红包 ‎4‎ 春节开工一周内 外派人员相应补贴申请 ‎5‎ ‎3月初 ‎3.8妇女节礼品申购(15元左右/人)‎ ‎6‎ ‎3月 春节车费补贴统计 ‎7‎ ‎3月初 夏装员工工衣申请 ‎8‎ ‎6月初 ‎6.1儿童节主管小孩礼品申购/端午节主管礼品申购 ‎9‎ ‎7月初 丝印组体检申请/体检安排 ‎10‎ ‎7月 残疾人相关事宜 ‎11‎ ‎8月中 在职员工统一体检安排（费用员工本人承担）‎ ‎12‎ ‎9月（中秋前）‎ 中秋节礼品申购 ‎13‎ ‎9月 冬装员工工衣申请 ‎14‎ ‎12月初 团体票预订 ‎15‎ 春节前一个月 春节大礼包申请 ‎16‎ 每月12-15日 根据考勤专员提供考勤进行考勤审核 ‎17‎ 每月13号左右 对接上月社保扣费明细情况 ‎18‎ 每月15日 发成都代扣社保名单至郑莉莎，要深圳代扣社保名单 ‎19‎ 每月18日 成都代发工资表发送至财务张总监 ‎20‎ 每月20日 深圳在职工资表发送至财务张总监 ‎21‎ 每月23日左右 在职工资分表 ‎ ‎ ‎22‎ 每月24日 一分厂保安现金绩效工资明细表发送至后勤部周主管、文员 ‎23‎ 每月25日 上月社保扣款说明发至财务戈培培 ‎24‎ 每月25日 社保报销/住房补贴报销 ‎25‎ 每月25日 当月技术中心社保明细（公司缴纳部分）/当月社保明细发至财务涂杰 ‎26‎ 每月25日或26日 在职工资税表发送至财务李主管 ‎27‎ 每月26日 住房公积金报销 ‎ ‎