办公室管理制度(三)

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办公室管理制度(三)

办公室管理制度 办公室管理制度 一.总则 为加强公司办公事务管理,理顺公司内部关系,使各项管理标准化、制度化,提高行政管理水平和工作效率,使公司各项行政工作有章可循,照章办事,特制订本制度。 本规定所指公司办公事务管理包括办公用品申领和使用管理、会议制度、公章使用制度、文件收发制度、食堂管理制度、员工宿舍管理制度及其它等。 二.办公用品申领和使用管理 1.采购 1.1各部门及分公司按照公司规定提交采购申请,审批后,由后勤管理部统一采购; 1.2每月5日前各部门及分公司提交本月所需办公用品采购申请; 1.3办公用品一律由总公司后勤管理部统一管理。 2.领用 2.1每月10前后勤管理部将审核通过的采购用品统一发放; 2.2后勤管理部做好办公用品发放登记,各部门及分公司做好各自领用登记。 3.使用 ‎ ‎ 3.1办公用品领用坚持节约开支、合理使用的方针; 3.2所有人员对办公用品必须爱护、勤俭节约、杜绝浪费,努力降低消耗; 3.3字笔、油笔要爱护外壳,使用完后更换笔芯; 3.4提倡无纸化办公,节约用纸,避免浪费,提倡办公室用纸的再利用; 3.5后勤管理部每月清理和核对库存物品与对账薄是否一致; 3.6耐用和高档办公用品受损报废,应交回总公司后勤管理部,不得擅自处理; 3.7对于需要处理的物品,经需报公司总经理同意。 3.8严禁虚报冒领,低价购入,高价入账,账务不符,发现弄虚作假等违纪行为的扣除当月工资,情节严重者给予开除,并扣除当月工资。 三.会议制度 1.会议类型 公司会议包括早会、月度会议及职工大会。 1.1早会:每天早上上班前安排当天工作任务的简短会议、 1.2例会: 公司例会为总经理定期主持召开的汇报、研究工作会议。参加会议人员为分公司经理、部门经理及销售。主要是听取各部门工作汇报,集体研究工作方案。例会一般在月底或月初召开。 ‎ ‎ 1.3职工大会 公司职工大会一般在安排部署中的工作事项、节假日活动、需要对职工通报重大工作调整时召开。公司决定召开职工大会后,要设法通知到所有职工到会。 2.会议准备和开会要求 2.1公司决定召开例会、职工大会,需提前一天将开会时间、地点、内容、需准备的资料通知到参会人员; 2.2与会人员接到参加会议的通知后,要按要求做好准备,不迟到延误;参加公司会议人员无特殊不能请假,如请假需总经理批准; 2.3参会人员要做好会议记录,应知无不言,集思广义,一经会议决定之事,应按期完成。 2.4参会人员必须将手机调成静音状态或关机,不得因任何原因,影响会议正常进行。 2.5后勤管理部内勤需做好《会议纪要》,未经批准不得外传。 四.公章使用制度 1.公章由财务部负责管理,未经总经理批准不得随意交由他人管理。因故需临时交接,须经总经理批准并严格办理交接手续; 2.因工作需要使用公章时,需经直接主管同意后,填写《公章使用登记表》,注明:部门、使用人、使用日期、事由、批准人; ‎ ‎ 介绍信及身份证明,须经办公室主管审核后,方可盖章,以备查。 3.对加盖公章的材料,应注意落款单位必须与印章一致,用印位置恰当,字组端正,图形清晰; 4.公章禁止带出院外使用,如因特殊需要,必须经总经理批准。 5.公章管理人员必须认真负责,严格遵章守纪,秉公办事。妥善保管公章,不得随意乱放。下班时间和节假日期间应采取防盗措施。 6.公章一律不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据; 7.盖章后出现的意外情况由批准人负责,如公章管理人员违规盖章造成的后果由直接责任人负责。 五.文件收发制度 1.公司文件由指定的拟稿人拟稿,属公司文件由后勤管理部拟稿。文件形成后,由总经理签发; 2.属于机密的文件,核稿人应该注公司机密 严禁泄露字样,并确定报送范围。秘密文件按保密规定,由专人印制、报送; 3.文件由办公室负责校对、报送。送件人应把文件内容、日期、部门、接件人等事项清楚,并报告结果。 4.经签发的文件原稿由后由办公室统一存档。 ‎ ‎5.外来的文件由办公室专人负责签收。签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门,不得积压迟误,属急件的,应在接件后即时报送。 六.计算机网络管理制度 1.公司员工应遵守公司的保密规定,输入电脑的信息属公司机密,未经批准不准向任何人提供、泄漏。 2.公司员工必须按照要求和规定采集、输入、输出信息,为领导和有关部门决策提供信息资料。采集、输入信息以及时、准确、全面为原则。 3. 信息载体必须安全存放、保管,防止丢失或失效。任何人不得将信息载体带出电脑室。 4.公司员工应爱护各种设备,降低消耗、费用。对各种设备应按规范要求操作、保养。发现故障,应及时报请维修,以免影响工作。 5.计算机是办公、查阅业务信息,严禁游览不健康资料,严禁上班时间玩游戏、炒股票、网上聊天,核查落实由办公室负责,查到一人次罚款50元,并通报批评。 6.计算机设备应由专业人员操作、使用。禁止非专业人员操作、使用,否则,造成设备损坏的应照价赔偿。 7.下班后关闭计算机及电源,最后离开办公室人员检查办公设备是否关闭。 七.食堂管理制度 1.目的 ‎ ‎ 为了规范公司的食堂管理工作,共同营造一个卫生、美观、优雅有序的用餐环境,加强员工食堂卫生管理,确保员工饮食卫生,特制定本制度。 2.适用范围 适用于公司全体在食堂工作与就餐的人员。 3.管理部门及职责 3.1办公室 3.1.1办公室为公司食堂的直接管理部门,负责食堂的日常管理工作,确保食堂工作每日有序进行; 3.1.2日常管理工作内容为:食堂采买、日常开支的控制;监督食堂人员工作,反馈员工意见,协调处理双方的关系及建议等。 3.2厨师 3.2.1负责对饭菜烹饪的相关具体操作,烹饪饭菜的原料要新鲜、卫生,做到不用过期变质的食品,烹饪饭菜要烧熟煮透,以免食物中毒事件的发生; 3.2.2制作过程及刀、墩、案板、盆、碗及其他盛器、筐、水池、抹布和冰箱等工具要严格做到生熟分开,售饭时要用工具销售直接入口食品; 3.2.3负责厨房、餐厅及食堂周边的卫生打扫和清洁; 3.2.4食堂工作人员下班前,要关好门窗,检查各类电源开关、液化气等设备是否关闭。 ‎ ‎ 3.3就餐时间 中餐:12:00-12:30 晚餐:19:00-19:30 3.4食堂采购和报销 3.4.1采购员应本着质优价廉、货比三家的原则选择每日菜品、副食品等物资的供应商,采购的物品应保证新鲜、安全; 3.4.2每天将采购的物品登记在采购明细单上,并做出统计。 八.员工宿舍管理制度 1.本公司提供员工宿舍系现人尚在公司服务为条件,倘若员工离职(包括自动离职、免职、解职等)时,对宿舍的使用权当然终止。届时该员工应于离职日起,迁离宿舍,不得借故拖延或要求任何补偿。 2.有下列情况之一者应通知办公室: 2.1违反宿舍管理规则,情节重大者; 2.2宿舍内有不法行为或外来灾害时; 2.3员工身体不适应负责照顾、病情重大者应通知其亲友及主管并送医院。 3.员工对所住宿舍应尽管理责任,不得随意改造或变更房舍。 ‎ ‎4.爱护宿舍现有的器具设施。如疏于管理或恶意破坏,由现住人员负担修理费或赔偿费,并视情节轻重论处。 5住宿人员应遵守下列规则: 5.1服从管理,爱护宿舍设施; 5.2室内禁止烧煮烹饪或私自接配电线和电器; 5.3室内不得使用或存放危险及违禁品; 5.4保持室内卫生、不得随地吐痰、乱扔烟头、瓜果纸屑等; 5.5个人暖被、床垫、床单起床后须整齐铺平; 5.6换洗衣物,不得堆积室内,其余衣物必须叠放整齐。 6.迁出人员应将使用的床位、物品、抽屉等清理干净,所携物品应经办公室检查,方可离去。‎
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