把握四个“注重” 写好总经理办公会会议纪要

把握四个“注重” 写好总经理办公会会议纪要

把握四个“注重” 写好总经理办公会会议纪要 撰写好总经理办公会会议纪要的方法与公司的经济性质、内在文化、发展情况、参会人员层级、领导个人偏好等内外因素是密不可分的。总经理办公会基本为公司层级会议，会议纪要不仅需要报送相关领导，更是其他部门、同事最直接接触到纪要撰写人员文字能力、逻辑架构和思想水平的重要表达方式。这项看似简单的工作，要想做到极致，达到“妙极其微” 的效果，需注重在挖掘会议背景信息、注重合理架构行文逻辑、注重充分领悟领导意图、注重精准把握语言风格四个方面下真功夫。‎ 一、注重挖掘会议背景信息 总经理办公会会议纪要有别于日常的会议记录，通常要在一定的范围内传达当次会议的主要精神、主要原则和基本结论，即会议的具体要求和今后任务的贯彻执行。纪要人员应按照会议通知单通知情况，第一时间了解会议议程、获悉项目情况、核对参会人员，在一定程度上提前获悉会议为什么目的召开、想要传达哪些信息、打算确定何种事情，做到有备无患。以便在会议中集中更多精力用于详细、准确、快速地记录、思考、领会参会领导的讲话意见，把握好关键字、词、句，抓住会议发言中的关键点，为后续会议纪要写作增加必要的背景信息，让未能参会但涉及相关业务的各部门人员更好地理解一些重要纪要信息的来龙去脉。“巧妇难为无米之炊”，只有准备充分才能写出高质量、高标准的总经理办公会会议纪要，否则“心中纵有千言，纸上难见一字”。‎ 二、注重合理架构行文逻辑 总经理办公会一般按事先确定的议程展开，会议过程中， 纪要撰写人员应特别注意领导思路的形成过程，在领导思路的发散与聚合中对领导传达的信息进行筛选过滤，抓住主要逻辑脉络对领导提出的要求和决策进行明确记录，而不是按照时间顺序记下简单的“流水账”。‎ 但在会议过程中有些领导思路相对比较跳跃，“临时起意”提出新议题或在不经意间“言及其他”事项，且会议中的一些打断、插科打诨、题外话等因素都会在一定程度上会影响会议的开展节奏，纪要撰写人员应依据议题先后，内外逻辑兼顾后进行写作。对于“议且有果”的议题在语言上提炼重组后按照怎么样、如何办写入纪要；对于“议而未定”的议题可在征求领导同意后放弃写入纪要；对于新增议题可按照“各业务口通报了需协调的重点工作”等方式作为补充项写入，以确保纪要行文逻辑的清晰、架构优化的合理。‎ 三、注重充分领悟领导意图 总经理办公会纪要关键核心在于准确记录和传达领导“想说什么”“想怎么说”，而领导对于个人意图不会讲的那么具体、谈的那么透彻，对于纪要撰写人员而言，又不能直白地表示领导说了什么、要求了什么，这就需要充分发挥个人主观能动性，积极掌握和了解领导近期关注的问题点。领悟了领导意图，写作就像有了“尚方宝剑”，既能避免在语言表达上出现领导意图扭曲、淡化、不明的情况，还能与领导达成共识，否则写的再好，亦属自我感觉良好、徒劳无功。‎ 在总经理办公会会议纪要写作中，往往需要对各业务部门讨论商议情况、相关议题项目反馈以及其他建设性意见提出等过程进行弱化，将写作核心重点放在总经理的最后“拍板”讲话上。对于总经理对某部门提出意见、建议的赞同还是不可置否，在纪要的写作过程中如何表达、是否表达，则需要纪要撰写人员依靠长久积累的“经验感觉”进行斟酌考量。‎ 四、注重精准把握语言风格 言行举止是了解一个人的四个维度，言排在首位，而了解总经理语言风格最好的途径莫过于通过参加不同层级的会议观察领导的处事方式和态度以及大量阅读领导写作的相关文稿， 梳理总结领导个人行为风格、个人偏好与语言文字的使用规律，并加以把握，合理地将“领导的声音”转换为文字，展现领导写作的“拳法套路”。‎ 在总经理办公会一般会围绕议题要解决的问题进行回答， 语言以“虚”“实”结合为主。要想把这两者体现好，首先需要使用好领导原话，一个优秀的纪要撰写人员要善于直接使用领导原话、套用换用领导原话、拓展领导原话。其次，要围绕会议议题抓好关键词的使用，在严谨用词的同时，必要时需无中生有，比如领导倾向于真抓实干的执行力文化，纪要中就要善于使用“务必完成”“切实落地”“抓紧实施”等词语对各项工作的执行力度与要求加以强调。最后，对于一些表达上的口语化问题，纪要人员应重点在语言重复、前后矛盾、表意不明、措词不当等方面进行检查校对，避免在语言表达上出现领导意图扭曲、淡化、不明的情况，力求语言使用准确高效。‎ 总经理办公会纪要是各业务部门交流思想、沟通业务、协调关系、促进合作的重要指南，纪要人员要切实苦练内功，扎实写作，为公司各项工作的顺利开展服好务、站好岗、把好关。‎