接打机关电话的一般常识和程序——你了解和掌握了吗

接打机关电话的一般常识和程序——你了解和掌握了吗

接打机关电话的一般常识和程序——你了解和掌握了吗 电话，是机关经常使用的办公用具，是上情下达、下情上报、沟通左右、联系上下的一种直接快速工具。因此，正确使用电话，提高电话的使用质量，对于迅速传达上级的指示，了解下情，加强对各项工作的指导，提高机关的办事效率有着十分重要的意义。正确使用电话是机关干部的基本功，也是最起码的要求。机关干部与电话打“交道”看似是件平常事，但是要使用好电话，发挥其应有的效能，却并不是一件容易的事情。机关干部的思想水平高不高，业务能力强不强，机关工作正规不正规，往往可以从打、接电话和处理电话内容中体现出来。所以，机关干部要提高对使用电话重要性的认识，了解和掌握使用电话的一般常识和程序，把这个“基本功”练好。‎ 一、使用电话的一般程序 ‎（一）打电话 一是打电话前要准备好电话内容。电话内容要提纲挈领，语言简洁，一文一事，开门见山，落笔起句都点明通话的目的和结论。电话内容大体分为四个部分:电话的标题、接受电文的对象、电话的正文、签发机关和日期。电话发出前必须经主管领导审查同意后，方可下发。如以机关名义下发的电话，必须经主要领导批准。打电话前预先准备 好，通起话来才能突出重点，抓住中心，条理清楚，避免拉杂。‎ 二是注意礼节。当电话接通后，要先问明对方是否是所要的单位，接着主动通报自己的单位、职务、姓名，然后，再客气地问清对方的姓名、职务。在口授电话的内容前，先完成好“开场白”，可以增强双方的亲近感和责任感，便于检查电话内容的落实情况，同时又能缩短通话时间。万一发生电话贻误，也有利于分清责任，总结教训。‎ 三是重要的电话内容要进行复述和核对。向下打的比较重要的电话内容，除了口齿尽量清楚外，对关键词句要加以解释。口授完毕后，一般要求对方复述一遍，防止笔误和口误。接收电话的人员在接完上级的重要电话后，应主动要求对方再复述一遍。实践证明，这是纠正对方记录错误的好办法。‎ 四是打不通的电话，要特别注意。有些一般的电话，一时接不通或找不到人，而自己又要处理其他事情，必须指定代理人代为转达，但是事后要有检查，有落实，防止遗忘，在时间允许的情况下，可以再次通知或提醒对方，以示重视。‎ ‎（二）接电话 一要查明对方的单位、职务和姓名。接到电话后，要主动通报自己的单位、职务、姓名。如对方没有通报单位、姓名、职务，要很客气地询问清楚。如対方通报了，自己没有听清楚，可以在通话前再询问一遍，对方即使是上级机关的负责同志，也要坚持这样做。这是为 了便于万一有什么疑问时再请示或协调，也是为了防止坏人利用电话搞诈骗活动。‎ 二要认真做好记录。所接电话一般都应有记录，包括发话单位、授话人、主要内容等都要一一记清楚。记录电话内容时，可采取速记法，先记在草稿纸上，尔后再工工整整地抄写到《电话记录本》上。俗话说，好记性不如烂笔头。不要认为自己的记忆力强，不会忘记，而麻痹大意，草率从事。重要电话应主动要求对方复述，进行核对，防止遗漏。‎ 三是接完电话应询问对方“还有什么要求”或者“还有什么事情要办”。这样做，既是客气，又是提醒对方。如对方没有什么要求和事情，最后说声“再见”，如果是上级的电话，一般在对方放下电话后，自己再放电话。‎ 四是接到要求找本单位领导或同事的电话，应先问明对方的单位、职务、姓名。但是不要问对方有什么事。如对方要找的领导和同事不在，则可以问对方能否让自己转告，或者说，要不要等他回来后再给你打电话。‎ ‎（三）电话内容的处理 如何正确处理好电话内容，是一个非常重要的问题。它在一定程度上反映了一个机关人员的思想素质、政治素质、业务水平和办事能力。能否具备处理电话的能力，需要在实践中锻炼、积累、提高。通 常处理电话内容应注意以下三点。‎ 一要分清电话内容的轻重缓急。不管是上级打来的电话，还是下级打来的电话，往往有许多内容都是与本级领导和机关有关的，但是要分清哪些是重要的，哪些是一般的，哪些是马上就办的，哪些是今后一段时间内抓好落实的，都必须认真仔细地区分清楚，灵活处置。电话内容处理得是否适当，主要取决于机关人员的政治嗅觉、政策水平和判断能力。电话内容的份量区分清了，处理起来也就得心应手。‎ 二是常见的几种电话的处置办法。一是紧急电话。任务比较紧急，时间比较紧迫的，必须立即报告。二是重要电话，事关政府全局的，有一定影响的，必须及时报告。对紧急电话和重要电话，要以最快的速度，提出处理的办法和建议，迅速向领导报告，待领导作出批示或口头答复后，再通知有关部门或有关人员处理。三是一般性电话，内容不是很重要，时间比较宽裕的，可以集中起来，向领导汇报或者在交班会上提出。凡是在自己职权范围内的，又能够处理的，应抓紧时间办理，但是办完后要向领导报告。四是业务性的电话，及时转交各业务部门，由各业务部门提出落实意见，送领导审批后再具体办理。‎ 三要对电话内容的落实情况进行反馈。凡是上级电话指示中明确指出要有落实措施、处理结果和完成时限的，必须保质保量，按期完成，并将处理情况及时向上级报告。对下级的请求、报告和要求等，一定要有很强的时限观念，能办的马上就办，一时解决不了要及时回话。要防止“泥牛入海无消息”，切实做到“及时答复、马上就办”。‎ 二、使用电话应注意的几个问题 一要维护电话的严肃性。电话既然是一种办公用具，就要维护其严肃性，防止和克服随意性。在使用电话的过程中，要注意防止三种偏向：一是内容冗长，打电话的读得口干舌燥，接电话的记得筋疲力尽。二是通话次数多，通知一件事分几次打。三是繁杂，电话内容中心不突出，颠三倒四。使用电话中要言简意赅，切忌漫无边际、信口开河，东一榔头、西一棒子，更要注意不要有事无事利用电话唠嗑。‎ 二要讲究礼貌、礼节。有的拿起电话，嗓门粗口气大，命令式的布置工作，下达任务；有的不耐烦，不细心；有的“巷子里扛木头一一直来直去”，态度生硬。因此，在打接电话过程中，要提倡文明用语，讲究语言美。如“您好，请问贵姓?”“您找哪一位?”“您是哪一位？请稍等”等文明用语。接电话时，听到铃声一响，应马上接听。打完电话，要说声“再见”，对方放下电话后自己再放，以表示对对方的尊敬。‎ 三要有严谨细致的作风。无论是打、接电话，还是处理电话内容，都要以对工作高度负责的态度，认真严肃地对待，防止误传漏记、马虎处理。特别是对一些重要电话，一定要按照程序办理，该传到哪级的传到哪级，该呈报哪级领导处理的呈报哪级领导，切不可自作主张、擅自处理，或疏漏遗忘、压而不报，给工作带来被动和损失。‎ 四要严格保密规定。机关使用的《电话记录本》要妥善保存，搞 好交接，防止丢失;打、接电话时，音量适当，防止泄密。同时，在与外界的接触中，不要泄漏机关内部的电话号码，防止坏人通过有线电话窃密。‎