高校外联部年度工作总结

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高校外联部年度工作总结

经过一年的努力,外联部共为迎新晚会、班歌大赛、十 佳歌手大赛、社团文化节等多场活动拉取了 8 握寿司、悦视 眼镜、琴韵艺术、恒安集团、万达百货、影城等多家赞助。 赞助金额累计****元(其中不包括活动的物料及奖品)。一年 之中,部门内部,部员们和谐相处,互相学习与帮助。在众 多的拉赞助与活动协助中发现了很多问题,不断的改正自身 存在问题,学习到很多知识,也在一定程度上提升了自己的 能力与素养。与学生会其他部门之间关系融洽,与其他院校 外联也有着一定的支持与联系。成为学院内外部沟通交流的 一道桥梁。纵观这一年,外联部有许多优点,当然也有很多 的缺点。 在这一年的工作中,从多次的失误与没经验中,我们总 结出很多的部门问题: 一:与商家合作过程中 1.前期准备时间不够。一般我们是在活动开始的提前两 到三周开始拉赞助,可经过长时间的观察发现一些大的公司 通常都是年头就确定好接下来一年的大体工作以及经费预算 等等。与一些大公司合作,往往他们的经费申报需要比较复 杂的流程,需要一定的时间,而我们在活动开始的两到三周 才开始谈合作,一来有可能以被别的学院捷足先登,二来也 因为时间比较仓促,而选择物料合作方式,钱往往很难申请 到。 ——解决方案:希望之后的每一届能够在寒暑假就开始 着手之后半学期的活动赞助策划修改与投递,同时与商家能 够有长期的联系与合作,而不是临时抱佛脚的形式。 2.赞助商的类型可多样化,赞助物品多样化。文院本身 对口的商家不多,但经过这一年,我发现其实我们不需要局 限于对口,而可以把眼界大开,去寻找食品,用品,衣物, 网络虚拟产品,甚至网站及其虚拟产品。日常生活所需的就 是我们可以去寻求合作机会的。赞助物品以往我们都是根据 办活动的部门策划上所写的去拉,然而往往出现等到活动办 的时候才发现其实可以加个这个加个那个。而一些本身可以 通过赞助解决的东西却自己掏钱。 ——解决方案:商家多样化,可以拓宽眼界,从衣食住 行多方面商家入手。根据其产品特点寻找其与校园,与我们 学院的契合点。当然与活动结合更好,例如体育活动拉功能 性饮料等等。对于物料多样性问题则可以加入主持人的化妆 及服装赞助,奖杯的赞助,十佳音响的赞助,班歌大赛团体 奖品(如团体出游的票),十佳选手的摄影赞助等等。根据不 同活动能想得全一些,有针对性一些。 3.策划有待加强。虽说这一年我们在策划上下了很多的 功夫也有一定的进步,但我个人认为在策划上还存在一些问 题。例如没有完整的合作方式设计,可行性计划分析,以往 合作商家展示,广告位的陈列,照片的直观反映等等。 ——解决方案:我会和下一届的交代清楚同时也会和他 们一起去做一份完整的,更接近大型商家商谈时的直观有效 的策划。 4.立场不够强大,过于退让。在多次的拉赞助过程中, 我发现商家总把学生当做是好宰割的羊与弱势的一方,我们 的态度过于谦让与退步,往往使得我们的正当利益在谈判中 一减再减,往往出现卖苦力,吃大亏等情况。 ——解决方案:有机会我会和下一届进行一次交流,将 这个问题好好讨论下,同时让大家学会换角度思考与适当的 态度强硬。 5.物料跟进不及时。几场活动都出现物料最后才到的问 题。虽然中间参杂着几个部门的联系与图案的修改,但问题 总是出现则不免思考是不是我们联系的不够。 ——解决方案:提前与几个部门联系沟通好,定下物料 的具体交图和收货的时间和专门的负责人。 6.长期合作的困难性。很多商家都是合作一次后就不愿 意再合作,问题通常是没有达到宣传效果。长期合作虽然我 们一直都在努力,仍有一些没有留住。这就很需要我们去思 考和改进。 ——解决方案:不断创新,寻找新的合作方式,根据不 同的商家设计不同的宣传方案。如会员卡制度,试吃试用, 游戏互动等等 7.钱及商家要求的合理性。一般我们都是秉持着长期合 作的想法,没有敢大开口要钱,也使得我们往往出了很多力 气去帮忙商家宣传。然而商家的要求往往我们都是去答应, 怕商家跑掉。但经过几次吃亏,我发现我们应该更强硬与聪 明。对于商家的要求适当答应与摇头。更要把其要求与实际 相结合。 ——解决方案:根据商家的大小,制定不一样的策划, 要不一样的金额。才比较好调整状况。对于商家的要求合理 的答应,不合理的也要有底气拒绝与调整。 8.物品的接收与归还。商家的宣传物品出现丢失等情况。 这就会极大的影响到之后的合作。 这是一个很严重的问题。在吃过几次亏后我们也意识到 这是我们需要改进的地方。——解决方案:列写清单。每次 接受商家的宣传物料后续有专人负责列写清单和签字和专门 看管。 9.预备方案的设计。外联最害怕出现的情况就是商家半 路掉链子跑票。那就需要我们有两手的准备,不一下子否认 商家,而是留两手准备,防止出现空窗现象。同时,我们需 要反馈给商家的资料与照片也在一次活动中出现烧卡全没的 问题,这也十分影响到之后的合作。 ——解决方案:预备方案的准备,包括第二大商家的准 备和照片的自行拍摄与备份。对其余事情也都需要有着一套 较为完整的预备方案。 二.部门内部沟通及其与各部门联系过程中 1.部门内部的分工与联系。部门内部的和谐也是很重要 的。因为能者多劳,有时候会出现部门内部一个人干很多, 一个人干很少的情况。这样就容易影响到团队的协作与个人 的存在感。同时常常事情会比较突发联系人也不好联系。 ——解决方案:根据每个人的特点和有点有较明确的分 工,同时每个人的工作需要定期轮换,使每个人都能得到不 同的锻炼与学习机会。也比较能加强每个人的存在感,容易 调动积极性。每个人的课表都有个备份方便联系人。同时又 固定的群或微信联系。也方便加强情感。 2.与各部门联系不足。活动前期没有了解好活动的主要 内容和可宣传点,没有了解好所需的物料,这些都容易使赞 助出现问题。对于幕布等物料设计也是,沟通不足则会出现 物料拖延的问题。 ——解决方案:拉赞助前期就开一个宣传外联与办活动 部门的会议,把活动流程,所需物料,设计稿的交稿日期等 等问题一次性解决清楚。外联不止负责外联,也可以试着负 责学生会内部部门的联系。同时也要注意和其他部门部长联 系的时间与态度。 3.部门部员细心不足。因为我们要负责的事情很多,一 场活动前中后期都有不同的工作,忙完一场又一场,所以很 多细节问题都没有很好的把握,例如晚会结束后物品的清点 与会场的收拾。 ——解决方案:提前让他们完整的跟一场活动,从失误 中吸取教训。细节处拿笔记下来,防止意外的发生。一场活 动一个主负责人,可以锻炼他们每个人还能适当分散压力。 4.部门内部的交流。每次会议几乎都是部长在开,组员 只是听很少有自己发言思考的机会。不利于他们的接任和部 门内部的气氛。 ——解决方案:可以以交流的形式展开,每个人可以提 出自己的宣传创意和建议,使会议成为一次交流的过程,思 想碰撞的过程。 5.微博。现如今微博已经成为一个很具有时效性与大范 围宣传性的工具。我们可以更好的把它利用起来。 ——解决方案:扩大微博的粉丝,多关注商家动态。把 微博打造成集吃喝玩乐信息为一体的宣传工具,吸引粉丝, 吸引商家。还可以利用微博展开转发抽奖的宣传方式,更利 于我们发展。 当然,这一年外联部也有着很多的改进。包括与其他学 院外联的联系加强,拉的赞助多样化,组员积极性较高,宣 传方式的创新,长期合作的留线等等。我希望之后外联能一 届比一届强。我也会在离任时找下一届开一个长的交流会, 把该交代的事都交代清楚。
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