办公室文件柜整理方案

办公室文件柜整理方案

办公室文件柜整理方案 山东科技大学学生社团联合会 文件柜方案（试行） 办公室 二○一○年十月八日 策划方案 ——办公室文件柜 文件柜说明： 办公室文件柜共涉及 9 个文件柜， 其中档案柜 8 个，杂物柜一个。 分别编号为 01 至 09 号文件柜。 为方便称呼和查询， 已用黑色记号笔 在文件柜的左上方标注了文件柜编号。 文件柜原则： 1 、按年度和活动内容排列顺序和保管期限， 同一活动事件的文件 相对集中， 并以文件形成时间先后， 并兼顾文件的重要程度等因素进 行排列。 2 、文件柜内的文件夹及文件盒的装订应遵循：原件在前，复件在 后；正文在前，复件在后；定稿（最终修订稿）在前，历次修改稿在 后；社联下发文件在前，社团上交文件在后。 3 、关于文件盒进行必要的编号，按一个年度一个流水号原则写。 采用中文 4 位数编号，如 0102，前两位 01 代表文件柜的编号，后两 位是文件的实际编号，若 01 号文件柜有 8 个文件，从 0101 到 0108 进行编号， 02 号文件柜继续上次的编号，如 0209 即代表 02 号文件 柜的第一个文件盒。 4 、装盒可根据需要选择档盒的厚度， 并在盒脊设置项目中填写年 度、盒号，分属大类等必备项。有必要的话可制作一个简单的文件说 明表或文档形式的小纸片，放在盒内文件的最后，既不妨 碍查询，又有助于了解文件盒的具体内容，如无必要，则略去这 一步骤。 5 、 原则上，文件柜内部的物品文件取出应由当日办公室值班人 员操作，使用完毕放回原处。如有变动，在工作交接本上做好记 录， 方便次日值班人员了解情况。 办公室成员务必尽量熟悉文件柜内 的物品放置。禁止私人性质带出或毁坏文件柜内相关资料。 具体方 案： 1 、按大类区分文件柜的使用性质： 01 号文件柜为社联内部文件及其历史资料等与社团联合会相关的 文件档案； 02 号文件柜主要是有关学生社团的注册、 注销、 活动计划、申请、 等社团相关方面的资料； 03 号文件柜内容明确，主要放置学生社团财务状况、社团年度工 作以及下学期工作计划。 03 号文件柜资料的特征是比较大型的年度 的计划总结等，文件一般都比较集中，重叠成一定的厚度进行归档； 04 号文件柜为督导部专用，主要放置社团评优、 A类活动申请， 社团调研以及督导部内部的相关资料； 05 号文件柜分为两部分，主要内容是各种表格性质的文件以及经 常使用的备份文件。 左半部分放置已经填写或使用的表格和文件， 大 部分是有一定 __ ，几乎不再使用的资料，只作为参考备份；右半部 分放置的是空白的表格和已经使用的办公室日常的公章使用簿， 值班记录表，物品借出本等（即办公室办公桌上以及悬挂的经常 使用的表格）； 06 号文件柜放置各种活动、会议可能使用的工具以及其他物品 ; 07 号文件柜放置各社团的成立资料（文件夹形式），从 A-G，H-N(已 按字母顺寻排列好 )； 08 号文件夹承接 07 号文件夹的材料，是从 0-T，U-Z 的社团成立 资料，这两个文件柜的内容不予变动。 09 号文件柜是杂物柜，主要放置各种使用价值较小的、基本上不 会使用的物品。 分上下两格， 上格放置纸质或塑料的陈旧文件或文件 夹，下格放置一些已经损坏或基本不再使用的陈旧物品， 以及闲散书 籍读物。 2 、文件柜分布图： 3 、各文件柜具体内容： 01 号文件柜（社联内部文件及历史资料等与社团联合会相关的文 件档案）放置物品： A 、明星社团经验交流会（文件盒，内部的内容是社团活动月红头 文件通知） , 需更改文件盒名称；红头文件（通知类，简单的纸质文 件形式） { 以上物品目前在 01 号文件柜 } B 、xx 年纳新须知； 社团联合会最新纳新须知； 《校社联纳新啦》 ； 《我们的社联、我们的精彩》、 09 年社联报名表（空白）（此类通 知取一定数量备份，余下部分予以销毁或放入杂物柜中）； 05-08 年 社联成员名录 {以上物品目前在 02 号文件柜 } C 、社联干部培训班材料、 xx 年社联同事留言录 （同学录形式） ； 社联干部 __ （某年）； 06-07 ，07-08 社联社团。 {以上物品目前在 03 号文件柜 } 。 D 、社联纳新报名表（已经被录取的社联干事，办公室干事报名表 在中间抽屉内， 其他部门询问其干部） 以后有类似的与社联相关的材 料或须备份的文件档案可放在在此文件柜内。 E 、07 号文件柜内各院理事、校联，校学生会 __ （往届） 02 号 文件柜（有关学生社团的注册、注销、活动、申请、总结等社团相关 方面的资料）： A 、07-08 年社团情况统计表；关于社团先进集体、先进个人的评 比工作、 { 以上物品目前在 01 号文件柜 } B 、社团登记注册证；社团纳新统计表（往届）； xx-xx 年学生社 团注册工作； 05-08 年社团情况总结表； 08 年各社团举行活动总结 （厚）； 空白聘书外壳 7 本；空白奖状 7 份 { 以上物品目前在 02 号文 件柜 } 办公室要求 为营造一个整洁有序的办公环境，增强干部职工对公司的责任感 和归属感，推动公司日常工作规范化、秩序化，树立腾达人良好的企 业形象，根据公司《办公环境考核细则》要求，现将办公室要求及考 核标准做如下说明： 一、 室内卫生 1. 门窗、墙壁需保持干净、整洁，无积尘、无污渍、无蜘蛛网。 确需张贴文件的，文件张贴应整齐、整洁，过期文件应及时清除，违 者每项次扣 0.2 分。 2. 地面干净无纸屑、无垃圾、无杂物等，违者每项次扣 0.2 分。 3. 所辖办公区内发现烟头，每次扣 2 分。 4. 办公桌椅干净无积尘， 无黏贴物 （公司统一办公用品标签除外） ， 摆放整齐，违者每项次扣 0.2 分。 5. 办公用电器设备干净无积尘、无污渍，无乱涂乱画，无黏贴物 （公司统一办公用品标签除外），违者每项次扣 0.2 分。 二、个人工作位 1. 桌面 桌面应整洁有序，无杂物，应只摆放必需品，其它物品放 入抽屉， 暂不需要的收回到柜子中， 不用的及时清理掉。 文件筐、 文件架放置于桌面左侧，水杯、笔筒、日历和桌面绿植应有序摆放。 违者每项次扣 0.2 分 办公用品，如笔、尺、订书机、笔记本等用品不用时收入抽屉或 柜中。 违者每项次扣 0.1 分 2. 文件存放 办公桌面应仅存放即时使用的文件，存档文件应分类后放入文件 柜保存。违者每项次扣 0.1 分 文件筐内文件盒、文件夹应分类有序，使用统一标识，不允许散 放文件和放置档案袋、资料袋；文件架上仅放置纸质文件，并分类清 楚（如三层文件架，第一层可放待办理文件工作联系单等、第二次可 放已处理完毕待审批文件、 第三层可放待流转文件； 或者以业务的轻 重缓急分类）违者每项次扣 0.1 分 3. 垃圾篓放于桌下右侧，并及时清理，无溢满现象。违者每项次 扣 0.1 分 4. 台式电脑主机至于桌下，显示器要干净、无灰尘、污迹，下班 要关机。违者每项次扣 0.1 分 三、文件柜 1. 文件柜保持干净、整洁，无积尘、无污渍、无黏贴物（公司统 一办公用品或文件柜用途标识除外），违者每项次扣 0.1 分。 2. 柜内物品，如书、文件盒等摆放整齐，标签要统一、美观。违 者每项次扣 0.1 分 附：文件盒、文件夹统一标签（范例） 总经办 〇一三年十月十五日 二 一、基础、整顿 1 、办公桌、整顿标准 (a) 椅子无人座时，将椅子推进桌子内； (b) 桌面：桌面清洁， 下班时无文件及其它物品乱放桌面原有物品 不使用状态下要及时归位 (C) 桌牌：悬挂在办公桌屏风正前方 ( 朝向办公室门的方向 ) 桌牌内容为：职务与姓名 (d) 日历：放置在照片 d 位置 (e) 水杯：放置在 e 位置 (f) 笔筒：放置在 f 位置 (g) 电脑：放置在屏风中间，保持电脑表面干净整洁 (h) 文件：放置在 h 处 (i) 电话：放置在 I 位置 (j) 抽屉：抽屉上需要张贴抽屉标签 2 、办公室物品定置线标准： 一、办公桌上面（全部使用黄色胶带） 1 、显示器定置定置材料：黄色不干胶定置位置：底座前面直角处 定置线规格：方形底座： 125px*25px 不干胶（定置 2 角） 圆底座： 75px*1cm不干胶（定置 8 条），线间距要一致，可根据 底盘大小自行控制。 2 、茶杯、笔筒定置定置材料：黄色不干胶 +红色干胶字（成品） 定置位置：屏风靠近透明名利处 定置规格：笔筒与茶杯中间距离为 250px 3 、其他物品（日历、文件架） 定置材料：黄色不干胶 定置位置：日历定置与茶杯、笔筒同一条直线，文件架定置于电 脑的另一侧。 定置线规格： 100px*25px 不干胶（定置 4 角） 4 、花盆定置材料： 黄色不干胶定置位置： 显示器两侧定置线规格： 75px*25px 宽，不干胶（定置 6 条） 二、办公桌下面 1 、文件柜与电脑主机托盘 定置材料：红色不干胶 定置位置：桌子下面左侧，电脑主机托盘 靠文件柜摆放。定置线规格： 150px*37.5px 不干胶（定置 2 角） 文件柜：定置角间距 42CM 主机架：定置角间距 28CM 定置角距屏风： 51CM 2 、移动柜子 定置材料：红色不干胶 定置位置：桌子下面右侧，靠近屏风中间支柱定置线规格： 150px*37.5px 不干胶（定置 4 角） 3 、垃圾桶 定置材料：红色不干胶定置位置：桌子下面右侧，靠近移动柜 内容仅供参考