- 2021-04-14 发布 |
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文档介绍
办公室文件柜整理方案
办公室文件柜整理方案 山东科技大学学生社团联合会 文件柜方案(试行) 办公室 二○一○年十月八日 策划方案 ——办公室文件柜 文件柜说明: 办公室文件柜共涉及 9 个文件柜, 其中档案柜 8 个,杂物柜一个。 分别编号为 01 至 09 号文件柜。 为方便称呼和查询, 已用黑色记号笔 在文件柜的左上方标注了文件柜编号。 文件柜原则: 1 、按年度和活动内容排列顺序和保管期限, 同一活动事件的文件 相对集中, 并以文件形成时间先后, 并兼顾文件的重要程度等因素进 行排列。 2 、文件柜内的文件夹及文件盒的装订应遵循:原件在前,复件在 后;正文在前,复件在后;定稿(最终修订稿)在前,历次修改稿在 后;社联下发文件在前,社团上交文件在后。 3 、关于文件盒进行必要的编号,按一个年度一个流水号原则写。 采用中文 4 位数编号,如 0102,前两位 01 代表文件柜的编号,后两 位是文件的实际编号,若 01 号文件柜有 8 个文件,从 0101 到 0108 进行编号, 02 号文件柜继续上次的编号,如 0209 即代表 02 号文件 柜的第一个文件盒。 4 、装盒可根据需要选择档盒的厚度, 并在盒脊设置项目中填写年 度、盒号,分属大类等必备项。有必要的话可制作一个简单的文件说 明表或文档形式的小纸片,放在盒内文件的最后,既不妨 碍查询,又有助于了解文件盒的具体内容,如无必要,则略去这 一步骤。 5 、 原则上,文件柜内部的物品文件取出应由当日办公室值班人 员操作,使用完毕放回原处。如有变动,在工作交接本上做好记 录, 方便次日值班人员了解情况。 办公室成员务必尽量熟悉文件柜内 的物品放置。禁止私人性质带出或毁坏文件柜内相关资料。 具体方 案: 1 、按大类区分文件柜的使用性质: 01 号文件柜为社联内部文件及其历史资料等与社团联合会相关的 文件档案; 02 号文件柜主要是有关学生社团的注册、 注销、 活动计划、申请、 等社团相关方面的资料; 03 号文件柜内容明确,主要放置学生社团财务状况、社团年度工 作以及下学期工作计划。 03 号文件柜资料的特征是比较大型的年度 的计划总结等,文件一般都比较集中,重叠成一定的厚度进行归档; 04 号文件柜为督导部专用,主要放置社团评优、 A类活动申请, 社团调研以及督导部内部的相关资料; 05 号文件柜分为两部分,主要内容是各种表格性质的文件以及经 常使用的备份文件。 左半部分放置已经填写或使用的表格和文件, 大 部分是有一定 __ ,几乎不再使用的资料,只作为参考备份;右半部 分放置的是空白的表格和已经使用的办公室日常的公章使用簿, 值班记录表,物品借出本等(即办公室办公桌上以及悬挂的经常 使用的表格); 06 号文件柜放置各种活动、会议可能使用的工具以及其他物品 ; 07 号文件柜放置各社团的成立资料(文件夹形式),从 A-G,H-N(已 按字母顺寻排列好 ); 08 号文件夹承接 07 号文件夹的材料,是从 0-T,U-Z 的社团成立 资料,这两个文件柜的内容不予变动。 09 号文件柜是杂物柜,主要放置各种使用价值较小的、基本上不 会使用的物品。 分上下两格, 上格放置纸质或塑料的陈旧文件或文件 夹,下格放置一些已经损坏或基本不再使用的陈旧物品, 以及闲散书 籍读物。 2 、文件柜分布图: 3 、各文件柜具体内容: 01 号文件柜(社联内部文件及历史资料等与社团联合会相关的文 件档案)放置物品: A 、明星社团经验交流会(文件盒,内部的内容是社团活动月红头 文件通知) , 需更改文件盒名称;红头文件(通知类,简单的纸质文 件形式) { 以上物品目前在 01 号文件柜 } B 、xx 年纳新须知; 社团联合会最新纳新须知; 《校社联纳新啦》 ; 《我们的社联、我们的精彩》、 09 年社联报名表(空白)(此类通 知取一定数量备份,余下部分予以销毁或放入杂物柜中); 05-08 年 社联成员名录 {以上物品目前在 02 号文件柜 } C 、社联干部培训班材料、 xx 年社联同事留言录 (同学录形式) ; 社联干部 __ (某年); 06-07 ,07-08 社联社团。 {以上物品目前在 03 号文件柜 } 。 D 、社联纳新报名表(已经被录取的社联干事,办公室干事报名表 在中间抽屉内, 其他部门询问其干部) 以后有类似的与社联相关的材 料或须备份的文件档案可放在在此文件柜内。 E 、07 号文件柜内各院理事、校联,校学生会 __ (往届) 02 号 文件柜(有关学生社团的注册、注销、活动、申请、总结等社团相关 方面的资料): A 、07-08 年社团情况统计表;关于社团先进集体、先进个人的评 比工作、 { 以上物品目前在 01 号文件柜 } B 、社团登记注册证;社团纳新统计表(往届); xx-xx 年学生社 团注册工作; 05-08 年社团情况总结表; 08 年各社团举行活动总结 (厚); 空白聘书外壳 7 本;空白奖状 7 份 { 以上物品目前在 02 号文 件柜 } 办公室要求 为营造一个整洁有序的办公环境,增强干部职工对公司的责任感 和归属感,推动公司日常工作规范化、秩序化,树立腾达人良好的企 业形象,根据公司《办公环境考核细则》要求,现将办公室要求及考 核标准做如下说明: 一、 室内卫生 1. 门窗、墙壁需保持干净、整洁,无积尘、无污渍、无蜘蛛网。 确需张贴文件的,文件张贴应整齐、整洁,过期文件应及时清除,违 者每项次扣 0.2 分。 2. 地面干净无纸屑、无垃圾、无杂物等,违者每项次扣 0.2 分。 3. 所辖办公区内发现烟头,每次扣 2 分。 4. 办公桌椅干净无积尘, 无黏贴物 (公司统一办公用品标签除外) , 摆放整齐,违者每项次扣 0.2 分。 5. 办公用电器设备干净无积尘、无污渍,无乱涂乱画,无黏贴物 (公司统一办公用品标签除外),违者每项次扣 0.2 分。 二、个人工作位 1. 桌面 桌面应整洁有序,无杂物,应只摆放必需品,其它物品放 入抽屉, 暂不需要的收回到柜子中, 不用的及时清理掉。 文件筐、 文件架放置于桌面左侧,水杯、笔筒、日历和桌面绿植应有序摆放。 违者每项次扣 0.2 分 办公用品,如笔、尺、订书机、笔记本等用品不用时收入抽屉或 柜中。 违者每项次扣 0.1 分 2. 文件存放 办公桌面应仅存放即时使用的文件,存档文件应分类后放入文件 柜保存。违者每项次扣 0.1 分 文件筐内文件盒、文件夹应分类有序,使用统一标识,不允许散 放文件和放置档案袋、资料袋;文件架上仅放置纸质文件,并分类清 楚(如三层文件架,第一层可放待办理文件工作联系单等、第二次可 放已处理完毕待审批文件、 第三层可放待流转文件; 或者以业务的轻 重缓急分类)违者每项次扣 0.1 分 3. 垃圾篓放于桌下右侧,并及时清理,无溢满现象。违者每项次 扣 0.1 分 4. 台式电脑主机至于桌下,显示器要干净、无灰尘、污迹,下班 要关机。违者每项次扣 0.1 分 三、文件柜 1. 文件柜保持干净、整洁,无积尘、无污渍、无黏贴物(公司统 一办公用品或文件柜用途标识除外),违者每项次扣 0.1 分。 2. 柜内物品,如书、文件盒等摆放整齐,标签要统一、美观。违 者每项次扣 0.1 分 附:文件盒、文件夹统一标签(范例) 总经办 〇一三年十月十五日 二 一、基础、整顿 1 、办公桌、整顿标准 (a) 椅子无人座时,将椅子推进桌子内; (b) 桌面:桌面清洁, 下班时无文件及其它物品乱放桌面原有物品 不使用状态下要及时归位 (C) 桌牌:悬挂在办公桌屏风正前方 ( 朝向办公室门的方向 ) 桌牌内容为:职务与姓名 (d) 日历:放置在照片 d 位置 (e) 水杯:放置在 e 位置 (f) 笔筒:放置在 f 位置 (g) 电脑:放置在屏风中间,保持电脑表面干净整洁 (h) 文件:放置在 h 处 (i) 电话:放置在 I 位置 (j) 抽屉:抽屉上需要张贴抽屉标签 2 、办公室物品定置线标准: 一、办公桌上面(全部使用黄色胶带) 1 、显示器定置定置材料:黄色不干胶定置位置:底座前面直角处 定置线规格:方形底座: 125px*25px 不干胶(定置 2 角) 圆底座: 75px*1cm不干胶(定置 8 条),线间距要一致,可根据 底盘大小自行控制。 2 、茶杯、笔筒定置定置材料:黄色不干胶 +红色干胶字(成品) 定置位置:屏风靠近透明名利处 定置规格:笔筒与茶杯中间距离为 250px 3 、其他物品(日历、文件架) 定置材料:黄色不干胶 定置位置:日历定置与茶杯、笔筒同一条直线,文件架定置于电 脑的另一侧。 定置线规格: 100px*25px 不干胶(定置 4 角) 4 、花盆定置材料: 黄色不干胶定置位置: 显示器两侧定置线规格: 75px*25px 宽,不干胶(定置 6 条) 二、办公桌下面 1 、文件柜与电脑主机托盘 定置材料:红色不干胶 定置位置:桌子下面左侧,电脑主机托盘 靠文件柜摆放。定置线规格: 150px*37.5px 不干胶(定置 2 角) 文件柜:定置角间距 42CM 主机架:定置角间距 28CM 定置角距屏风: 51CM 2 、移动柜子 定置材料:红色不干胶 定置位置:桌子下面右侧,靠近屏风中间支柱定置线规格: 150px*37.5px 不干胶(定置 4 角) 3 、垃圾桶 定置材料:红色不干胶定置位置:桌子下面右侧,靠近移动柜 内容仅供参考查看更多