2020档案编号规则

2020档案编号规则

‎2020档案编号规则 ‎　　1、主题内容与适用范围 ‎　　本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。‎ ‎　　本标准适用于档案馆(室)编制档号。‎ ‎　　2、术语 ‎　　2.1 档号 ‎　　档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。‎ ‎　　2.2 全宗号 ‎　　档案馆(室)给定每个全宗的代码。‎ ‎　　2.3 案卷目录号 ‎　　全宗内案卷所属目录的代码。‎ ‎　　2.4 类别号 ‎　　馆(室)藏档案类别的代码。‎ ‎　　2.5 项目号 ‎　　产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。‎ ‎　　2.6　案卷号 ‎　　案卷排列的顺序号。‎ ‎　　2.7　件号 ‎　　案卷内文件的顺序号。‎ ‎　　2.8　页(张)号 ‎　　案卷内文件每页(张)的顺序号。‎ ‎　　2.9　代码 ‎　　一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。‎ ‎　　3、档号编制原则 ‎　　3.1　唯一性原则 ‎　　档案馆(室)内档案档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。‎ ‎　　3.2　合理性原则 ‎　　档号结构必须与馆藏的整理分类体系相适应。‎ ‎　　3.3　稳定性原则 ‎　　档号一经确定，一般不应随意改变。‎ ‎　　3.4　扩充性原则 ‎　　档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。‎ ‎　　3.5　简单性原则 ‎　　档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。‎ ‎　　4、档号的结构 ‎　　档号结构分为三种： ‎　　4.1　第一种结构为：‎ ‎　　全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页(张)号。‎ ‎　　即：×××× ……××× ××× ××× ‎　　全宗号 案卷目录号 案卷号件号 页(张)号 ‎　　4.2　第二种结构为：全宗号——类别号——案卷号——件、页(张)号 ‎　　即：×××× ××× ……n ××× ××× ‎　　全宗号 类别号 案卷号 件号、页(张)号 ‎　　4.3　第三种结构为：类别号——项目号——案卷号——件、页(张号) ‎　　即：‎ ‎　　××××…… n ×××… n ××× ×××‎ ‎　　类别号 项目号 案卷号 件号、页(张)号 ‎　　4.4　档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下代码之间用“—”(短横)相隔。‎ ‎　　4.5　件号、页(张)号可根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。‎ ‎　　5、档号的编制方法 ‎　　5.1　全宗号的编制方法 ‎　　全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。‎ ‎　　全宗号的格式是：‎ ‎　　× ×××‎ ‎　　全宗属类代码 全宗顺序号 ‎　　5.1.1　全宗属类代码的编制方法 ‎　　5.1.1.1　在一个档案馆内，全宗属类代码不应重复。‎ ‎　　5.1.1.2　全宗属性单一的档案馆可以“0”作属类代码。‎ ‎　　例一：某省档案馆藏新民主主义革命历史档案第13号全宗，标识为：“X013”。‎ ‎　　例二：某市档案馆藏旧政权档案第4号全宗，标识为：“J004”。‎ ‎　　例三：某县档案馆藏建国后档案第127号全宗，标识为“0127”。例四：河北省档案馆藏原热河省第123号全宗，可识标为“R123”。例五：四川省档案馆藏已撤销的川东行署003号全宗，可标识为“D003”。‎ ‎　　例六：中国第一历史档案馆藏明清档案第74号全宗，标识为“0074””‎ ‎　　5.1.2　全宗顺序号的编制方法 ‎　　5.1.2.1　全宗属类的各个全宗按排列次序流水编号。‎ ‎　　5.1.2.2　在一个属类内不应有重复的全宗顺序号。‎ ‎　　5.2　案卷目录号的编制方法 ‎　　案卷目录号以三位阿伯数字标识。‎ ‎　　5.2.1　案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置，可按不同时间，不同组织机构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。‎ ‎　　5.2.2　每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足100时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号;案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。‎ ‎　　5.2.3　在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。‎ ‎　　5.3　类别号的编制方法 ‎　　5.3.1　类别号由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。‎ ‎　　5.3.2　不同级位的类别之间可用间隔符“•”分开。不产生误解时，可省略间隔符。类别号一般不应超过三级。‎ ‎　　5.3.3　在一个档案馆(室)内或一个全宗内，不应有重复的类别号。5.4　项目号的编制方法 ‎　　项目号引用有关管理部门编制的项目代号。‎ ‎　　5.5　案卷号的编制方法 ‎　　5.5.1　案卷号用三位阿拉伯数字标识。‎ ‎　　5.5.2　目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号。‎ ‎　　5.5.3　每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上(含两个)案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录;如一个案卷流水顺序号分登两个以上(含两个)案卷目录时应合并为一个目录号或目录分编相应数目的案卷流水号。‎ ‎　　5.6　件号的编制方法 ‎　　5.6.1　不装订的案卷，卷内文件必须单件装订编号。‎ ‎　　5.6.2　件号用阿拉伯数字标识。‎ ‎　　5.6.3　卷内文件按排列次序流水编号，不应有空号。‎ ‎　　5.6.4　件号前必须同时列写案卷号及其以前各号。。‎ ‎　　5.7　页(张)号的编制方法。‎ ‎　　5.7.1　页(张)号用阿拉伯数字标识。‎ ‎　　5.7.2　卷内文件各(页)张按排列次序流水编号。不应有空号。‎