标书制作流程与技巧

标书制作流程与技巧

标书制作流程与技巧 标书的分类 （1） 按招标的范围可分为国际招标书和国内招标书共有主要内 容 招标书主要内容可分为三大部分：程序条款、技术条款、商务条 款。包含下列主要九项内容： a． 招标邀请函； b． 投标人须知； c． 招标项目的技术要求及附件； d． 投标书格式； e． 投标保证文件； f． 合同条件（合同的一般条款及特殊条款）； g． 技术标准、规范； h． 投标企业资格文件； i． 合同格式。 一般无论工程还是货物都包括以上几部分内容。 招标邀请函：招标机构编制，简要介绍招标单位名称、招标项目 名称及内容、招标形式、售标、投标、开标时间地点、承办联系人姓 名地址电话等。开标时间除前面讲的给投标商留足准备标书传递书的 时间外，国际招标应尽量避开国外休假和圣诞节，国内招标避开春节 和其它节假日。 投标人须知：本部分由招标机构编制，是招标的一项重要内容。 着重说明本次招标的基本程序。投标者应遵循规定和承诺的义务。投 标文件的基本内容、份数、形式、有效期和密封、及投标其它要求。 评标的方法、原则、招标结果的处理、合同的授予及签订方式、投标 保证金。 这里须说明的以下几点： a． 提供投标书的份数多少应根据标的物大小、参加评标专家人 数而定，以便于评标为原则。4－5 份、5－15 份。 b． 评标方法、货物、服务、工程各不相同，下面在讲评标方法 中再价绍。 c． 投标有效期要保证到签约后 28－30 个工作日。 d．国际招标必须要投标保证金，国内招标因开保证金证明困难， 而且保证金证明的信誉不好，我们尽量推选投标保证金制度。 标书技术要求及附件：是招标书最要的内容。主要由使用单位提 供资料，使用单位和招标机构共同编制。 下面以机床为例说明编制技术要求和附件时应注意的事项。 当然项目不同对编制标书有不同的要求，但我们这里不涉及不同 点，只讲共同点。设备的技术要求及附件包括的主要内容有：设备规 格、技术参数、质量性能指标、控制方式及自动化程度、工艺流程、 检查验收方式及标准，还包括对原材料、零配件、工具、包装的具体 要求，以及安全、环保、节能、劳动保护等方面的要求。附件通常包 括典型零件加工图纸等。 以机床为例说明技术要求及附件的编写。 标书大致可分为 11 项。就 11 项内容简要说明。 A． 招标编号：便于项目管理，由招标公司编号。 B． 设备名称：注意准确，符合国际、行业规范。 C． 数量：单位明确、防止误会，数量准确。 D．交货日期：要求合理的制造工期，避免因工期不合理，排斥 潜在投标者。一般机床 3－6 个月，大型机床 8－10 个月或更长。 E． 设备用途及技术要求： 这部分内容主要有四个方面内容： 第一方面为机床的基本要求。基本要求主要描述设备用途，设备 的加工对象，如需附图纸，作为附件附在后面。为了维护企业的商业 秘密可根据加工工艺和精度要求另设计招标标用加工图纸。这部分是 是重点，是技术部分的核心，要详细描述生产大纲、被加工产品的材 料、重量、外型尺寸及设备的各种功能要求。基本要求中还应描述加 工节拍，生产单位工作时间、能耗等。基本要求还应说明对噪音、三 废、环保、劳保等要求。 第二方面为技术要求及主要参数。根据加工件的需要提出主要参 数，主要参数最好提出一定的范围，数据尽可能多的涵盖各厂相应型 号的数据。如：最大回转半径≥？某值主轴功率≤KW 第三方面为机械结构。提出原则要求各投标厂详尽描述机床结构、 材质等，便于对机床的稳定性，寿命、精度保持性等比较。 第四方面为电气及控制。这部分常遇到电源问题，我国电源和欧 美国家有差距，我国各地供电质量差距较大，提出合理的电源条件。 电气元件、电机的要求，如用交流电伺服电机。控制系统：国际使用 较多的 FANUC 系统西门子系统，NUM 系统，各大机床厂专用系统。标 书应对控制系统选择规定较宽松的范围。控制系统的功能即软件功能 多少，应根据需要合理提示，以防在签约时出现价格问题。控制水平 较高的机床提示如下。 F 附件及备件：这部分前期工作中往往忽略考虑，但附件、备件 有时价值很高，如刀具校准仪、备用卡盘等。附件及质保期内的零配 件应包括在总价内。质保期以外的零配件建议供应商提供推荐零配件 清单并分项报价，以便取舍。 G 技术文件：写明所需技术文件的种类、份数和文种。要求提供 各种合格证书要求提供各种精度检验证书及性能测试记录。 H 培训及技术服务 a) 安装调试要求 b) 人员培训要求 I 验收方式和标准：采用国际通行的标准，或我国承认的国外标 准、欧洲标准等。另外不应排斥符合要求的其他标准。 J 报价和保价方式：标书必须要求分项报价，这样便于评标和签 约。报价方式一般采用 FOB、CIF 两种，两种方式风险转移都是离岸 港口船舷。交货地点是风险转移的时间、地点。 K 包装、运输要求很重要，关系到货物能否按时无损地顺利到达 使用单位手中。 投标书格式：此部分由招标公司编制，投标书格式是对投标文件 的规范要求。其中包括投标方授权代表签署的投标函，说明投标的具 体内容和总报价，并承诺遵守招标程序和各项责任、义务，确认在规 定的投标有效期内，投标期限所具有的约束力。还包括技术方案内容 的提纲和投标价目表格式，目前我们争取做到性能对表在标书售出时 一同交投标商，以便招标者对所有投标者的文件进行同口径的比较。 投标保证文件：是投标有效的必检文件。保证文件一般采用三种 形式：支票、投标保证金和银行保函。项目金额少可采用支票和投标 保证金的方式，一般规定 2%。投标保证金有效期要长于标书有效期， 和履约保证金相衔接。投标保函由银行开具，是借助银行信誉投标。 企业信誉和银行信誉是企业进入国际大市场的必要条件。投标方在投 标有效期内放弃投标或拒签合同，招标公司有权没收保证金以弥补招 标过程蒙受的损失。 合同条件：这也是招标书的一项重要内容。后面谈合同部分时再 谈。此部分内容是双方经济关系的法律基础,因此对招投标方都很重 要。国际招标应符合国际惯例，也要符合国内法律。由于项目的特殊 要求需要提供出补充合同条款，如支付方式、售后服务、质量保证、 主保险费用等特殊要求，在标书技术部分专门列出。但这些条款不应 过于苛刻，更不允许（实际也作不到）将风险全部转嫁给中标方。 设计规范：有的设备需要，如通讯系统、输电设备，是确保设备 质量的重要文件，应列入招标附件中。技术规范应对施工工艺、工程 质量、检验标准作出较为详尽的保证，也是避免发生纠纷的前提。技 术规范包括:总纲、工程概况、分期工程对材料、设备和施工技术、 质量要求,必要时写清各分及工程量计算规则等。 投标企业资格文件：这部分要求由招标机构提出。要求提供企业 生产该产品的许可证，及其他资格文件，如 ISO9001、ISO9002 证书 等。另要求提供业绩。 简单的将做标书分 3 步走：第一步 接到招标文件后一定要认真 仔细的阅读招标文件中的招标须知，确定是否要求有投标保证金、投 标截止时间、送标地点、投标文件的编写及组成部分，这些都是要重 点看的，可以边看边用笔做记录； 第二步：经过第一步的认真阅读之后，心里应该有个大概的底了， 就可以根据投标须知编写投标文件的目录，待目录确定好后，根据目 录寻找资料，进行整合资料； 第三步：完成了以上两步之后，就是排版了，这是个需要十分仔 细的程序，要注意文档的字号、字体、大小标题格式的统一、文本图 片的排版、增加分页符、分隔符、页眉、页脚的编制、文本中图片不 能盖住页码，最后是调整目录，更新域、更新页码； 以上三个步骤是针对标书的文档部分的编制，完成以后就是刻盘、 封标。 要注意的是每个步骤都要保存，还有个细节要注意的是，我们一 般用的系统式 Office 或 WPS,但很多打印或转发均用 Office2003，所 以这中间要分别分类保存是十分重要的。