文件和档案管理制度

文件和档案管理制度

文件编号：‎ 版本：第 A 版 文件和档案管理制度 状态：A/0‎ 生效日期：20130905‎ 本节： 第 1 页 共2页 文件和档案管理制度 ‎1 目的 对与安全生产标准化有关的所有文件、法律法规的归档、档案管理、借阅等进行有效的控制。‎ ‎2 适用范围 公司各部门。 ‎ ‎3、职责 ‎3.1 安全生产办公室负责安全生产标准化有关的所有文件、法律法规以及外来安全生产标准化文件的归档、发放、更改和控制的管理。‎ ‎3.2 档案管理员负责各种安全证书、资质、人员证书的归档、发放、更改控制和管理。‎ ‎3.3 公司其他部门负责与之对口的外来文件的管理。‎ ‎4 管理和要求 ‎4.1 安全生产标准化文件归档范围及管理要求 ‎4.1.1 归档范围 安全生产标准化文件归档范围一般应包括安全生产管理手册、安全生产管理文件、操作规程、支持性管理文件、记录等文件。‎ ‎4.1.2 归档一般要求 安全生产管理手册、安全生产管理文件、操作规程、其他安全生产标准化文件和通知等文件在签署完整后，文件的拟制者应及时交安全生产办公室，填写“安全生产标准化文件归档登记表”。‎ ‎4.1.3 档案管理 ‎1) 文件管理员应检查归档文件的质量，签署手续等，发现不符要求时，立即处理、解决，完善后归档。‎ ‎2) 归档后的文件由文件管理员将其列入“受控文件清单”或相应的文件目录中。‎ ‎4.1.4 安全生产标准化文件的借阅 ‎ ‎1） 安全生产标准化文件有效版本由安全生产办公室在公司局域网上公布,所有员工均可通过局域网阅读法律法规、安全生产管理手册、安全生产管理文件、操作规程等文件,方法途径是：‎ 局域网 →知识管理 →网络硬盘 →安全生产标准化（网页浏览）‎ 安全生产标准化文件目录下又分为：法律法规、安全生产管理手册、安全生产管理文件、操作规程、记录等最新子目录。‎ ‎2) 安全生产标准化文件合订本及归档的安全生产标准化文件原稿一般不予 安全生产管理文件 第 2 页 共 2 页 文件编号：‎ 版本：第 A 版 文件和档案管理制度 状态：A/0‎ 生效日期：20130905‎ 本节： 第 2页 共2页 借出，如确因需要可提出申请,说明理由经生产部领导签字,方可借出。借阅者必须在“安全生产标准化文件借阅登记本”上签字，借阅的文件要按期归还。对外的发放必须经过总经理或副总的同意。‎ ‎3) 凡因工作需要,需查阅安全生产标准化文件时,经文件管理员同意可予查阅。‎ ‎4) 借阅的安全生产标准化文件不能擅自复制、涂改、撕毁、拆散、损坏，也不能转借他人或外传。‎ ‎4.2 外来上级主管部门、行业管理部门等文件，由公司综合部负责登记归档、妥善保管、文件内容通告至相关部门等控制。‎ ‎4.3 作废安全生产标准化文件的回收销毁 ‎ 作废安全生产标准化文件回收销毁按照公司相关规定执行。‎ 安全生产管理文件 第 2 页 共 2 页