文件管理控制程序

文件管理控制程序

‎ ‎ ‎ ‎ 程序文件 ‎ ‎ 文件名称：‎ 文件管理控制程序 文件编号：‎ ‎ ‎ 版本/修改：‎ A/0‎ 生效日期：‎ ‎ ‎ 制定：‎ ‎ ‎ 适用范围：‎ ‎ ‎ 编制/日期 审核/日期 会签/日期 批准/日期 文件名称：文件管理控制程序 PAGE 9 / 9‎ ‎ ‎ ‎ ‎ 程序文件 1 目的 ‎ 对本公司内部与质量管理体系有关的各个场所使用的质量管理体系文件加以控制，以确保文件为有效版本，保证质量管理体系的有效运行。‎ 2 范围 ‎ 适用于质量手册，程序文件，指导书的文件编制，审核，批准，发放，保存，更改，作废，文件编号规则，文件补发。‎ 以及技术文件的编制，审核，批准，发放，保存，更改，作废。‎ 以及外来文件的保存，更改，管理。‎ 3 术语 电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带，磁盘，光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。‎ 非受控文件：指不受更改控制的受控文件：指受更改控制的文件和记录。（我公司受控文件包括，质量手册，程序文件，指导书，技术文件，外来文件等）‎ 文件和记录。‎ 4 职责 质量部质量体系工程师：‎ l 负责修订质量手册 l 负责组织相关部门编制修订程序文件 l 负责与质量体系相关的外来文件标准的保存，更改管理。‎ 综合管理部 l 每2周对服务器上的电子文件做备份管理。‎ l 负责公司级文件（质量手册，程序文件，指导书）的保存管理 l 外来文件中的集团文件、国家和地方法律法规保存，更改管理。‎ 技术部工艺工程师 l 负责技术部技术文件的编制，更改，作废。‎ 文件名称：文件管理控制程序 PAGE 9 / 9‎ ‎ ‎ ‎ ‎ 程序文件 1 内容：‎ 1.1 质量手册，程序文件，指导书的管理 1.1.1 质量手册，程序文件，指导书的编制、审核、批准 1. 文件的具体编制方法按照《文件编写指导书》进行编写；‎ 2. 所有文件自批准之日起生效。‎ 文件类型 编制 审核 批准 质量手册 管理者代表 工厂经理 程序文件 各责任部门 部门负责人 管理者代表 指导书 各责任部门 部门负责人 各部门长 1.1.2 文件的保存与发放 1. 质量手册，程序文件，指导书存放在指定位置。‎ 2. 当有必要发放到现场时，纸质程序文件，指导书，应加盖受控章，任何级别文件如没有受控章，均为无效文件。‎ 3. 纸质文件接收部门领导在《文件收发记录单》上签字接收并负责文件的现场保管。‎ 4. 电子文件中的管理权限与操作方法。‎ l 质量体系工程师拥有质量手册，程序文件，指导书文件记录的写入权限，相应文件夹的创建权限 l 工厂经理，管理者代表及各部门成员拥有相关电子文件的阅读及打印权限，相应文件夹为只读权限。‎ 1.1.3 文件的更改版本控制 1. 质量手册，程序文件，更改版本控制的方式有：换版，修改，相关文件不允许划改。‎ 2. 当换版、修改时，相应的新版本文件应重新签发。‎ 3. 文件换版及修改时 l 当文件换版及修改时电子文件的处理 文件类型 工作内容 负责人 旧版本处理 质量手册 程序文件 指导书 文件编制者负责将已经签批的纸质文件转换成PDF档以邮件附件的形式发送质量体系工程师，由综合管理部负责存放在服务器指定路径下 文件编制者 对不再使用的旧版本电子文件由综合管理部予以保存，文件使用时应使用最新版本。‎ 文件名称：文件管理控制程序 PAGE 9 / 9‎ ‎ ‎ ‎ ‎ 程序文件 l 当文件换版及修改时纸质文件的处理方法 文件类型 工作内容 负责人 旧版本处理 质量手册 程序文件 当程序文件换版及修改时，由质量体系工程师负责通知相关部门补发或更新版本及修改 质量体系工程师 各部门领导 文件由综合管理部负责收回、销毁。‎ 指导书 当指导书文件换版及修改时，由文件编制者负责通知相关部门补发或更新版本及修改 文件编制者 各部门领导 文件由综合管理部负责文件首次发放收回，及后补文件的发放回收、销毁。‎ 1.1.1 文件及记录编号规则 质量体系工程师负责出具质量手册，程序文件，指导书的编号 1. 质量手册编号：‎ 2. 程序文件编号：‎ 3. 指导书编号：‎ ‎ xx- WI- 代码- 01- A ‎ 版本号 ‎ ‎ 恒祥英文缩写 指导书缩写 指导书类别 流水号 ‎ 文件名称：文件管理控制程序 PAGE 9 / 9‎ ‎ ‎ ‎ ‎ 程序文件 类别 岗位职责 检验操作指导书 工艺卡片 管理规定 控制计划 FMEA 代码 JOB SOP CA ADR CP FM 1. 质量记录编号：‎ ‎ 质量记录来源于程序文件和指导书 l 来源于程序文件的记录编号规则 ‎ ‎ l 来源于指导书的记录编号规则 l 其中各部门业务代码为：‎ 部门名称 部门代码 综合管理部 A 质量部 B 技术部 C 物流部 D 制造工程部 E 财务部 F 文件名称：文件管理控制程序 PAGE 9 / 9‎ ‎ ‎ ‎ ‎ 程序文件 1.1 技术文件资料的管理 ‎ 对于技术文件，本程序主要规定APQP文件，PPAP文件的编制审核签批。‎ 1.1.1 技术文件的编制，审核，批准 文件名称 编制 审核 批准 多方论证小组成员及职责表 工艺/项目工程师 工厂经理 项目经理 小组成员 项目总监 APQP开发计划 工艺/项目工程师 工厂经理 项目经理 小组成员 项目总监 特殊特性清单 工艺/项目工程师 小组成员 项目经理 包装标准 工艺/项目工程师 小组成员 项目经理 过程流程图 工艺/项目工程师 小组成员 项目经理 车间平面布局图 工艺/项目工程师 项目经理 工厂经理 PFMEA 工艺/项目工程师 小组成员 项目经理 控制计划 工艺/项目工程师 小组成员 项目经理 内部工序质量目标 工艺/项目工程师 技术部部长 各部门领导 工厂经理 产品加工节拍及可动率 工艺/项目工程师 技术部部长 各部门领导 工厂经理 数控加工程序 工艺工程师 制造部 技术部部长 操作及检验指导书 制造部/质量工程师 工艺/项目工程师 制造/质量部长 刀具清单 工艺/项目工程师 技术部部长 工厂经理 量检具清单 质量工程师 质量/技术部长 工厂经理 文件名称：文件管理控制程序 PAGE 9 / 9‎ ‎ ‎ ‎ ‎ 程序文件 ‎5.2.2技术文件的发放，保存 1. 我公司技术文件以电子文件和纸质保存，并存放在指定位置。‎ 2. 当有必要发放到现场时，纸质技术文件，应加盖受控章，任何技术文件如没有受控章，均为无效文件。‎ 3. 纸质文件接收部门领导在《文件收发记录单》上签字接收并负责现场保管。‎ 4. 电子文件中的管理权限与操作方法。‎ l 工艺工程师有相关技术文件记录的写入权限，相应文件夹的创建权限 l 工厂经理，管理者代表及各部门成员拥有相关电子文件的阅读及打印权限，相应文件夹为只读权限。‎ ‎5.2.3技术文件的更改及版本控制 ‎1.公司技术文件更改及版本控制的方式有：换版，修改，一级、二级文件不允许修改，3级文件必须用修改章进行修改。‎ ‎2.当换版、修改时，相应的新版本文件应重新签发。‎ ‎3.文件换版及修改时 l 电子文件更改及版本控制 文件类型 工作内容 负责人 旧版本处理 技术文件 负责将已经签批的纸质文件扫描，由工艺工程师负责存档更改版本控制 工艺工程师 对不再使用的旧版本电子文件由工艺工程师予以保存，文件使用时应使用最新版本。‎ l 纸质文件更改及版本控制 文件类型 工作内容 负责人 旧版本处理 技术文件 当技术文件换版及修改时，由工艺工程师负责通知相关部门更新版本及修改 工艺工程师 文件由保管部门负责收回，由发放部门负责销毁。‎ 1.2 外来文件的管理 1.2.1 外来文件的范围：‎ 1. 标准：包括国家标准，行业标准等；‎ 2. 客户要求：包括技术，质量，物流等要求；‎ 3. 集团文件 4. 国家和地方法律法规 文件名称：文件管理控制程序 PAGE 9 / 9‎ ‎ ‎ ‎ ‎ 程序文件 1.1.1 外来文件的保存，更改及版本控制管理 1. 外来文件在公司服务器单独建立文件夹，存放在指定位置上，在其中分成四个文件夹对文件进行保存和更改管理 2. 打印的外来文件发放时必须使用受控章，任何外来文件如没有受控章，均为无效文件。‎ 3. 外来文件中的客户要求编制成客户要求汇编表，按要求定期更新 外来文件类型 保存 更改版本控制管理 更新频次 负责人 标准 各部门接收到的相关标准发送给质量体系工程师，由质量体系工程师负责保存在服务器指定目录中 当有版本更改时，各部门将更改的标准版本发送质量体系工程师，由质量体系工程师负责在服务器按照标准版本号进行保存 随时 质量体系工程师 客户要求 ‎（技术要求）‎ 各部门接收到的相关客户技术要求发送给技术部负责人，由技术部负责人或其指定人员保存在服务器相应目录 当有版本更改时，各部门将更改的技术要求发送技术部负责人，由技术部负责人或其指定人员在服务器进行版本的编号保存 ‎1当客户告知时 ‎2每月第一周登录客户网站，更新客户要求 ‎3随时更新客户要求 技术部负责人 或指定人员 客户要求 ‎（质量要求）‎ 各部门接收到的相关客户质量要求发送给质量部负责人，由质量部负责人或指定人员保存在服务器相应目录 当有版本更改时，各部门将更改的质量要求发送质量部负责人，由质量部负责人或指定人员在服务器进行版本的编号保存 ‎1当客户告知时 ‎2每月第一周登录客户网站，更新客户要求 ‎3随时更新客户要求 质量部负责人 或指定人员 客户要求 ‎（物流要求）‎ 各部门接收到的相关客户物流要求发送给物流部负责人，由物流部负责人或指定人员保存在服务器相应目录 当有版本更改时，各部门将更改的物流要求发送物流部负责人，由物流部负责人或指定人员在服务器进行版本的编号保存 ‎1当客户告知时 ‎2每月第一周登录客户网站，更新客户要求 ‎3随时更新客户要求 物流部负责人 或指定人员 集团文件 各部门接收到的文件发送给综合管理部，由综合管理部保存在服务器相应目录 当有版本更改时，各部门将更改的文件发送行政专员，由行政专员在服务器进行版本的编号保存 被告知时 综合管理部 国家和地方 法律法规 各部门接收到的文件发送给行政专员，由行政专员保存在服务器相应目录 当有版本更改时，各部门将更改的文件发送行政专员，由行政专员在服务器进行版本的编号保存 被告知时 综合管理部 文件名称：文件管理控制程序 PAGE 9 / 9‎ ‎ ‎ ‎ ‎ 程序文件 1.1 电子文件的管理要求：‎ 载体材质 工作内容 负责人 旧版本处理 硬盘 每两周对服务器上的数据进行一次保存 综合管理部主管 一年前电子数据自动替换 硬盘 每个月历年的1月份，对之前累计在硬盘上保存的前一年的数据进行剪切保存在一块新硬盘上 综合管理部主管 ‎5年前的电子数据自动替换 1.2 文件破损或丢失 文件类型 文件破损时工作内容 文件丢失时工作内容 负责人 旧版本处理 程序文件 由文件保管部门负责回收破损文件，综合管理部重新发放 由文件保管部门负责通知，综合管理部重新发放 综合管理部 旧文件综合管理部负责销毁。‎ 指导书 由综合管理部负责回收破损文件，重新发放 由文件保管部门负责通知，综合管理部重新发放 综合管理部 旧文件由综合管理部负责销毁。‎ 2 相关记录：‎ 文件编写指导书 xx-WI-SOP143-A 文件收发记录单 xx-QPA01-01-A 客户要求汇编表 xx-QPA01-02-A 3 过程评价指标：‎ 4 更改版本控制记录：‎ 序号 更改内容描述 更改人 更改日期 ‎ ‎ 文件名称：文件管理控制程序 PAGE 9 / 9‎