文件管理控制程序

文件管理控制程序

‎ ‎ 文件编号: ‎ 文版本: C 页版本：01‎ 总页数：9页 文件控制程序 文件的修改履历 修改页次 修改章节 修订版本 修订细节 生效日期 修订前 修订后 制定：‎ 审核：‎ 批准：‎ 签名：‎ 签名：‎ 签名：‎ 文件编号 制定日期 ‎2010年12月10日 文版本: C 页版本: 01‎ 页 次 第2页，共9页 文件名称：‎ 文件控制程序 ‎1.0 目的 ‎ 1.1 有效地控制与质量/环境/职业健康安全管理体系有关的所有文件，确保使用文件的有效版本及可追溯性，防止各相关部门使用无效或作废的文件。‎ ‎ 1.2 保持文件的系统性，使相关人员可随时查阅，并能妥善保存。 ‎ ‎2.0 范围 ‎ 2.1 凡公司运作之相关质量/环境/职业健康安全文件、资料均适用。‎ ‎3.0 定义 ‎3.1 文件: 本程序中所指的文件，也包括本公司自己编制的软件和外来软体文件。‎ ‎3.2 受控文件：须随时保持最新资料并有发放及签收记录，对无效的文件须按规定回收或销毁之文件。‎ ‎ 3.2.1 内部文件：由公司内部自行撰写发行之文件、资料……等，如体系文件。‎ ‎3.2.2 体系文件分为下列四层：‎ 一级： 质量/环境/职业健康安全管理手册，描述公司质量/环境/职业健康安全管理体系运作之文件。‎ 二级： 程序文件，规定公司质量/环境/职业健康安全管理活动之文件。‎ 三级： 部门文件、标准操作书，如:工作指导书、仪器/设备操作指导书、检验标准书、工程资料及 图纸等技术资料。‎ 四级： 表单记录，为质量/环境/职业健康安全活动之客观证据。‎ ‎ 3.2.3 外来文件： 非公司内部所撰写，从外部获得之文件，如规范书、说明书、法规、国家/国际标准、政府 法规、外来图纸……等资料（包括程序软件及客户提供的产品测试平台等相关软体文件）。‎ ‎3.3 非受控文件：与公司产品无关系的文件资料，由各部门自行保管，无需回收的文件。‎ ‎3.4 技术文件: 与产品直接相关的技术性文件和资料，例如：ECN、BOM、图纸、作业指导书、软件配置表等。‎ ‎4.0 权责 ‎4.1 评审和批准质量/环境/职业健康安全手册、程序文件各类文件之制定、修订、废止审核和批准权限，依照 下表：‎ ‎ 文 件 审 批 权 责 表 文件类别 制定、修订、废止 审　核 批　准 质量/环境/职业健康安全手册 管理者代表 总经理 程序文件 各权责部门经理 管理者代表 总经理 ‎ 部门/课室工作规范 各权责部门 部门经理 管理者代表 ‎ 作业指导书/设备操作指引类 各权责部门 课长 部门经理 与产品直接相关的运行软件 各权责部门 课长 部门经理 内/外部工作联络单 各权责部门 课长/经理 部门负责人/总经理 记录表单/图纸类/标准 ‎ 各权责部门 组长/课长 课长/经理 ‎ 4.2 文件制订/修改人：负责将实际作业方式制订/修订形成文件,并签名。‎ ‎ 4.3 文件审核人：负责审查文件内容之全面性、可操作性,并签名。‎ ‎ 4.4 文件批准人：负责批准文件之适用性，必要性，并签名。‎ ‎ 4.5 体系部：‎ ‎ 4.5.1 负责质量/环境/职业健康安全手册、公司程序文件、部门规范性文件及经管理者代表审批的相关列入文 控中心管制的文件的登记管制、发行、回收旧版、保存等工作，同时监督文件的格式及相关要求是否 文件编号 制定日期 ‎2010年12月10日 文版本: C 页版本: 01‎ 页 次 第3页，共9页 文件名称:‎ 文件控制程序 符合文件控制程序。‎ ‎4.5.2 负责对4.5.1中的文件格式、编号之审核监督确认。‎ ‎4.6 技术文件的控制 ‎4.6.1 部份技术文件由工程部及生产部按4.1条规定进行审批、加盖技术文件章，作好登记、发行、‎ 回收、保存等工作。BOM、ECN、作业指导书、贴装图、产品生产软硬件配置表由体系部受控发行。‎ ‎ 4.6.2 相关部门有需要受控发行的文件到体系部盖受章，按文件控制要求进行做到登记、发行、回收、保存工作。‎ ‎4.7 文件编写部门：负责相关文件变更之申请，对发行之本部门文件保管、维护及训练、宣导。‎ ‎4.8 对于不在4.1中的相关特殊性的文件审批，由部门负责人确定根据事项情况而定最终批准级别。‎ ‎5.0 流程/内容：‎ ‎ 5.1 流程:‎ ‎ ‎ 文件编号 制定日期 ‎2010年12月10日 文版本：C 页版本：01‎ 页 次 第 4 页， 共 9 页 文件名称：‎ 文件控制程序 ‎5.2 内容 ‎5.2.1 质量环境职业健康安全文件编号格式及原则：‎ ‎5.2.1.1 Quality Manual 质量手册 (TQS100) 环境、职业健康安全管理手册（TEOHS100）‎ ‎ Where TQS = TrusTime QUALITY SYSTEM ‎ Where TEOHS = TrusTime Environment Occupation health safety management SYSTEM ‎ ‎ TQS = 中信太和质量体系 TEOHS＝中信太和环境、职业健康安全管理体系 ‎ 100 = 1st level Document code 一级文件代码 ‎5.2.1.2 Company Operating Procedure 程序文件 (e.g. TQS200-01) （e.g. TEOHS200-01）‎ ‎ 200 = 2nd level document code 二级文件代码 ‎ 01 = Running Number 流水号 ‎5.2.1.3 Working Instruction 部门工作规范 (e.g. TQS300-QD-001) (e.g. TEOHS300-QD-001)‎ ‎ 300= 3rd level document code 三级文件代码 ‎ QD = Department abbreviation 部门名称简写 ‎ 001 = Running Number 流水号 说明：部门工作规范：指各一级部门和二级课室的相关规范性文件等；作业指导类按5.2.1.4条进行编号。‎ ‎5.2.1.4 其它资料编号原则为:‎ XXX-XX-XXXX-XXX ‎ 流水号: 如：001~009‎ ‎ 产品型号 ‎ ‎ 部门 ‎ 文件类型:作业指导书=SOP,材料清单=BOM,工程变更=ECN,机械图纸=JXT, 技术手册=JSC,测试报告=YCS,产品流程图=FLC，试验规范=LAB， 校正规范=CAL，元件承认书=FAA;软件=SO;产品型号:该产品名称，如适用于所有产品则用ALL代表.‎ ‎5.2.1.5 外来文件的编码原则为:‎ XXXXXX-XXX ‎ 流水号: 如：001~009‎ ‎ ‎ 六位数字，即年月日各用两位数字表示。‎ 特殊性要求：对于外来的软体文件只作签收记录；无需在该软体文件上进行编号。‎ ‎5.2.1.6 Form 表格 (e.g. FM-QD-001A) (e.g. EOFM- QD -001A)‎ ‎ Where FM = Form 表格 ‎ Where EOFM = Environment occupation health safety form 表格 ‎ QD = Department abbreviation 部门名称代码 ‎ 001 = Running Number 流水号（各表格的流水编号以编写部门为准进行连续延伸）‎ ‎ A = 表格版本(表格每改一次，就升一次版本；从A，B，C至Y，当轮第二次到A时就A1，B1，C1至Y1，当轮到第三次时在后直接加2，3，4，5一直加)。‎ 文件编号 TQS200-02‎ 制定日期 ‎2010年12月10日 文版本: C 页版本: 01‎ 页 次 第5页，共9页 文件名称:‎ 文件控制程序 ‎5.2.2 部门代码 部门 部门代码 部门 部门代码 总裁办 GD 体系部 SD 采购部 PUD 财务部 FD 商务部 BD 生产部 PRD 企划部 PD 工程部 ED 进出口部 ID 计划部 PLD 品质部 QD 资材部 WD 人事部 HR 后勤部 LD 行政部 RD ‎ ‎ ‎ ‎ ‎5.2.3 文件的制定、会签、审核和批准 ‎ 5.2.3.1 各类文件之制定、修订、废止、审核和批准权限参见4.1；‎ ‎5.2.3.2 文件完成初稿后，必须依照“文件审核权责表”进行审核、批准，若通过，则将文件送交相应体系部，若未通过，则重新制作；送体系部受控的文件资料；依据4.5和4.6的规定到相关的体系部进行受控发行；编写部门应将电子档一起发到体系部分类存档；‎ ‎ 5.2.3.3 表单及记录的管理请参照：《记录管理控制程序》。‎ ‎ 5.2.3.4 二级；三级（仅限于规范类文件）文件的编写格式及字体要求（以下为文件内容，宋体，10号字，标 题为宋体，11号粗体字;‎ ‎1.0 目的 ‎ 1.1 XXXXXXX ‎ 2.0 范围 ‎ 2.1 XXXXXXX ‎3.0 定义 ‎ 3.1 XXXXXXX ‎4.0 权责 ‎ 4.1 XXXXXXX ‎ 4.1.1 XXXXXXX ‎5.0 流程/内容 ‎ ‎ 5.1 流程 ‎ 5.1.1 XXXXXXX ‎ 5.1.1.1 XXXXXXX ‎5.2 内容 ‎6.0 参考文件 ‎ 6.1 XXXXXXX ‎7.0 记录 ‎7.1 XXXXXXX ‎5.2.3.5 一、二级文件制作完成后，在批准之前须经过会签程序；三级（部门规范类）文件仅限于部门内部使用时无需会签；即填写《文件制作修改会签单》幷与文件一起交相关部门会签审阅；相关部门负责人会签后须在《文件制作修改会签单》上“会签栏内”签字或签署审阅意见或建议；相关部门全部会签完成后；组织进行讨论修改；修改后批准生效发行。‎ ‎5.2.3.6 文件会签时，相关需求部门应在《文件制作修改会签单》上“分发部门”栏内注明该文件的需求数量。 ‎ ‎5.2.3.7 《文件制作修改会签单》与相应已核准生效的文件原件一起交给文管中心登录、发行。‎ ‎5.2.3.8 文件在会签审阅、批准后；编写部门人员要组织对文件进行培训学习；培训的签到记录在送交文控发 文件编号 TQS200-02‎ 制定日期 ‎2010年12月10日 文版本: C 页版本: 01‎ 页 次 第6页，共9页 文件名称:‎ 文件控制程序 行时；和原件一并送体系部存档；体系部监督检查文件的格式及培训签到记录是否符合要求。‎ ‎5.2.3.9 对于尚未正式发行的文件；根据其内容的完整性；直接由当事部门按4.1审批后加盖临时印章；作为临时文件投入使用，限时三天为有效期，否则自动作费；临时文件不需要到文件控中心进行受控发行；‎ 待正式版发行后取代其临时文 件，此临时文件制作部门作销毁处置。 ‎ ‎5.2.4 文件培训、登记、发行、签收 ‎ 5.2.4.1 体系部接收到已经批准之文件后；原件无需加盖<受控文件>章；按指定的 份数进行复印；在复印件 上每页加盖<受控文件>章；并根据制订部门在《文件制作修改会签单》上确定分发部门；由体系部登录后分发至指定 部门；文件的生效日期以文件封面生效日期为准。收件人应当场核对 页数、页码、 受控章无 误后在《文件分发回收签收登记表》上签收。‎ ‎5.2.4.2 对于文件发行前的培训；由体系部进行监督和确认培训签到表；如果体系部未收到相关签到表；可以不给予发行文件。‎ ‎5.2.4.3 体系部将收到所有的受控文件；必须记录于《文件一览表》；易于查阅。‎ ‎5.2.4.4 当受控文件使用中有破损或遺失；使用部门须填写《文件申请单》；经 该部门经理确认后；由管理 者代表批准；体系部收到批准的文件申请单后即时补发；体系部在相应发行管制记录内 注明补发记录。‎ ‎5.2.4.5 因客户或其它厂商要求而发行之文件；该对口负责人须填写《文件申请单》； 经该部门经 理确认；由管理者代表批准；凭批准后的《文件申请单》到体系部或技术文件发行部领用；该复印本不受控；文件上需加盖《对外发行》印章。‎ ‎5.2.4.6 外来文件由责权部门填写《文件分发回收签收登记表》；并写明文件的来源；明确发行部门和数量，幷由责权部门负责人在外来文件上签字确认；将外来文件原件与《文件分发回收签收登记表》一并交给体系部或技术文件发行部（根据4.5条和4.6条原则进行受控发行）。‎ ‎5.2.4.7 外来文件发行时应在文件每一页加盖红色《外来文件》印章；要求使用部门相关人员在《文件分发回收签收登记表》上签收。‎ 5.2.4.8 ‎ 对外发行的文件分发应由公司相关对外部门签收；分发时应加盖蓝色《对外发行 》章；文件失效或作废时不回收。‎ 5.2.5 技术文件的培训、登记、发行、签收：‎ ‎ 5.2.5.1 由工程部和测试技术课受控发行的文件；按此要求进行受控发行；当文件制定完成后；按4.1要求 的权限审批；将原件无需加盖<受控技术文件>章；按需求的 份数进行复印；在复印件上每页加盖<受 控技术文件>章；并根据制订部门在《文件制作修改会签单》上确定分发部门；由制作部门/课室的文 员登录后分发至需求 部门；收件人应当场核对 页数、页码、 受控章无 误后在《文件分发签收登记表》‎ 上签收。‎ ‎5.2.5.2 工程部和测试技术课受控发行的文件,在发出时建立《文件一览表》；易于查阅。‎ ‎5.2.5.3 当受控技术文件使用中有破损或遺失；使用部门须填写《文件申请单》；经 该部门经理确认后；由该文 件批准人审批同意；工程部和测试技术课文件管理员收到批准的文件申请单后即时补发；文件管理员应在文件发行登记表中注明补发记录。‎ ‎5.2.6 文件的更改、修订、废止 ‎5.2.6.1 公司内任何部门发现任何文件存在不完善之处时，均可以提出修改申请；由该部门文件管理员填写 ‎《文件申请单》；按4.1权限人员审批表审批；由原制订部门按规定程序执行修改。‎ 文件编号 TQS200-02‎ 制定日期 ‎2010年12月10日 文版本: C 页版本: 01‎ 页 次 第7页，共9页 文件名称:‎ 文件控制程序 ‎5.2.6.2 凡文件修改；必须在文件封面“文件修改履历”中填写相关修改的状况；便于追溯。‎ ‎5.2.6.3 文件首次发布时；文版本为A，页版本为00。细小更改时；每次更改只升页版本00至01；文件 有超过十处修改或重大更改时；文版本A升为B；以此类推至Y止；当第二次轮回到A时版本应 为A1，B1，C1---Y1止；当轮回第3，4，5次----；后面的序号应为3，4，5一直加。‎ ‎5.2.6.4 所有的表格首次发布时；版本为A;每修改一次表格内容时;版本A升为B; 以此类推至Y止，当第二次轮回到A时版本应为A1，B1，C1---Y1止，当轮回第3，4，5次----；后面的序号应为3，4，5一直加。 ‎ ‎ 5.2.6.5 如文件用于生产、检验、备料、测试等紧急情况下；可由该文件制定人在其内容处直接进行划改；‎ 并签名即可临时生效；然后两天内更新相关手动更改的文件。‎ ‎5.2.6.6 修改后的文件依据5.4条要求执行；文控员负责监督在发出批准更新后的文件的同时；要求各相 关部门将旧版文件回收到体系部；体系部在回收的旧文件上盖《作废》章；作销毁处理。‎ ‎5.2.6.7当文件超过保存有效期；也就是文件已失去其使用价值时；由相关部门填写文件申请单；经管理者代表批准后废止。‎ ‎5.2.6.8 技术文件的更改、修订、废止 ‎5.2.6.8.1 技术文件的更改、修订；根据变更文件资料的要求;对现行的文件资料进行更新、升级；并回收旧的技术文件资料；对于过期的技术文件资料进行作废处理。‎ ‎5.2.6.8.2 技术文件的版升级识别为: 文件首次发行版本为A;每修改一次内容时;版本升为B; 以此类推至Y 止，当第二次轮回到A时版本应为A1，B1，C1---Y1止，当轮回第3，4，5次----；后面的序号应为3，4，5一直加。‎ ‎5.2.7 文件的使用、管理 5.2.7.1 文件正式发行后；各相关接收部门应安排对文件内容；再一次的透过培训或传阅等方式来切实的了解；‎ 确保相关人员均得到充分的理解和落实。‎ 5.2.7.2 ‎ 各部门使用之文件均应分类建立《文件一览表》分类管理;便于查阅。‎ 5.2.7.3 ‎ 体系部和技术文件发行部门应建立《文件一览表》进行管理；同时建立《文件分发回收签收登记表》 ‎ 以显示文件发行及回收状况；确保新版文件的发行和旧版文件回收。‎ 5.2.7.4 ‎ 在文件发行之时；体系部和技术文件发行部门应监督确认文件的内容格式、字体及编码是否符合文 ‎ 件控制的要求。‎ 5.2.7.5 ‎ 文件未经体系部或技术文件发行部加盖红色“受控章”或 “技术章”或“外来文件”印章, 不具有使用效力。‎ ‎5.2.7.6 因工作需要，需借阅受控文件时；应在《文件分发回收签收登记表》上记录，经体系部负责人同意后方可借阅；体系部或技术文件发行部保存的原稿不能外借。‎ ‎5.2.7.7 文件原稿一律由体系部或技术文件发行部保存；包括电子档文件；分发之文件由各部门自行保存。‎ 5.2.7 ‎.8 对外发行之文件；由对外接口部门负责申请；由4.1审批权限表审批发行；对外发行的文件加盖“对 外发行文件”印章；电子档发行时，必须转换成PDF档，并加密后发行，不予以回收。‎ 5.2.7.9 ‎ 旧版文件回收时；体系部和技术文件发行部须注明回收情形；各部门不得保留旧版；体系部必须 ‎ 对历次的旧版原件进行保存；并加盖蓝色“旧版文件”章以做区别，避免误用。‎ 5.2.7.10 内部软体文件的管理；必须按照文件控制程序的相关要求；SMT工程和测试技术课建立软体文件的管 ‎ 理控制规范；具体控制细节见软体文件的控制规范要求执行。‎ 5.2.7.11 文件使用者不可随意涂改文件内容及乱写乱画；不可私自将盖有受控印章的文件进行影印使用;现场 ‎ 不能使用有违背文件控制程序要求的文件。‎ 5.2.7.12 与产品相关的质量/环境/职业健康安全管理记录由各部门按《记录管理控制程序》进行。‎ 5.2.8 外来文件的管理 ‎5.2.8.1 一般情况；外来文件是经过接收部门转换成内部文件受控发行实施；如不需要转换直接用于公司内与产品及法律法规有关的外来文件使用；由接收部门将外来文件的原件打印出；送体系部或技术文件发行部进行编号、盖章、登记受控发行；其它参考和学习性的外来文件由各部门自行管理。‎ ‎5.2.8.2 客户提供直接用于产品的测试软件和平台的相关软体文件（不需要转换使用的文件工具）；直接由测试技术课做好接收及发放登记；由测试技术课按文件控制的控制要求进行管理；建立《文件一览表》；确保文件的可追溯性及准确性。‎ ‎5.2.8.3 外来软体文件（直接用于产品的测试软件和平台的相关软体文件；不需要转换使用的文件工具）更 换或升级后；接收部门直接根据客户指令进行替换执行；并保存旧版本文件不能删除；同时保证新旧版文件的标识识别；便于区分及可追溯性。‎ ‎5.2.8 文件的保管 ‎ 5.8.1 文件的原件依指定发放完毕后；由体系部或技术文件管理员保管存档；发行至各相 关部门的文件副 本由各部门指定文员按文件控制程序的要求进行保管。‎ ‎5.8.2 各部门对所使用的文件应归档妥善保管，确保处于随时可查阅的状态。‎ ‎5.8.3 旧版的原版文件由文件发行部门按下列文件保存期限表进行处理:‎ 序号 文件 保存期限 ‎1‎ 一、二级文件 旧版原件永久保存 ‎2‎ 三级作业指引类 旧版原件保存二年 ‎3‎ 客户提供的与产品直接相关的原始资料 旧版原件保存五年 ‎4‎ 合约/合同/订单类 旧版原件保存到与其客户终止合作 ‎5‎ 产品软件类 旧版原件保存永久 ‎6‎ 法律法规类 保存最新版 ‎7‎ 与公司产品相关活动的支持性文件 旧版原件保存五年 ‎5.8.4 作废文件需要销毁时，填写文件申请单经管理者代表批准后销毁。‎ ‎ 5.9 印章管理 ‎ 5.9.1 与文件管理有关的印章，由体系部负责管理并控制。‎ ‎ 5.9.2 印章 ‎5.9.2.1 <受控文件>印章；‎ ‎5.9.2.2 <外来文件>印章；‎ ‎5.9.2.3 <旧版文件>印章；‎ ‎5.9.2.4 <作废>印章；‎ ‎5.9.2.5 <技术文件>印章；‎ ‎5.9.2.6 <对外发行文件>印章；‎ 文件编号 TQS200-02‎ 制定日期 ‎2010年12月10日 文版本: C 页版本: 01‎ 页 次 第8页，共9页 文件名称:‎ 文件控制程序 ‎ 6.0 参考文件 ‎ 6.1 《SMT技术资料管理规范》‎ ‎6.2 《测试软件管理规范》‎ ‎6.3 《记录管理控制程序》‎ 文件编号 TQS200-02‎ 制定日期 ‎2010年12月10日 文版本: C 页版本: 01‎ 页 次 第9页，共9页 文件名称:‎ 文件控制程序 ‎7.0 记录：‎ ‎ 7.1 《文件一览表》‎ ‎7.2 《文件分发回收签收登记表》‎ ‎ 7.3 《文件申请单》‎ ‎ 7.4 《文件制作修改会签单》‎