文控管理办法

文控管理办法

‎ 文控管理办法 ‎1、编制目的 为确XXXXX项目部文件、资料控制和管理的标准化、规范化，以及与竣工资料的有效对接，规范工程文件管理。‎ ‎2、适用范围 适用于XXXXX项目部和下属各机组施工全过程，包括施工、验收、试运投产各阶段。体现于文件、信息资料的收集—整理—分类—分发传递及存档全过程。‎ ‎3、职责 ‎3.1工程参建各机组根据工程实际情况成立相应的文件控制管理部门，负责本机组所有文件书写、打印、印制、审核、收发及管理工作,认真执行监理、业主制定并下发的各项文控管理制度，记录并保管所有质量、安全、施工管理、环境保护的施工资料。资料记录必须真实、完整、齐全，填写及时、准确、字迹清晰，符合标准要求，不得随意涂改。‎ ‎3.2 项目部各专业负责人负责对接收文件及资料审核，拟定处理计划并报项目经理审批后，交项目部文控统一处理。‎ ‎4、工作内容 ‎4.1 文件分类方法 ‎ ‎4.1.1各机组按文件来源单位编制目录；根据各自的实际情况编制一级目录、二级目录、三级目录。‎ ‎4.1.2电子版文件按文件亦应建立一、二、三级文件目录.‎ ‎4.1.3纸制版文件按一级目录分类建立文件柜，按二级目录进行分区，按三级文件目录建文件夹。‎ ‎4.2文件控制编码 ‎ ‎4.2.1为了规范文件编码，便于文件索引、查阅和分类归档、规范文件管理，各机组的文件编码应遵守项目部编制的《文件控制编码细则》。‎ ‎4.2.2 所有收到和发出的文件，必须进行编码和登记，并录入电子表格和电子数据库，以方便查询。‎ ‎4.3 文件控制和管理 ‎4.3.1 文件发放管理 ‎4.3.1.1 发文登记 ‎1）待发文件需经文控核稿并登入台帐，登记时，应注明文件标题、密级、文件编码、拟稿部门、分发情况、份数、发文时间。‎ ‎2）文控人员应按发文所列收件人进行发文，做好发文记录，并跟踪文件办理状态。‎ ‎4.3.1.2 文件盖印 ‎ 文件盖印表明文件的严肃性，对于涉及投资、质量、设计变更等重要事件的文件须加盖印章后发送，否则视为无效文件。盖印时应注意以下几点:‎ ‎1）印章使用须经项目经理同意后由资料员盖章，任何人无权私自盖章，根据签发资格人和文件类型、性质选择相应权限之印章；‎ ‎2）盖印份数与原稿标准印刷份数相同，多余份数不盖章；‎ ‎3）盖印位置应在落款正中央，上不压正文，下不压日期，印章下沿要稍稍压盖在落款年月之上，即“骑年盖月”；‎ ‎4）印章必须端正、清晰。盖印时要稳当，对好方位，切勿歪斜或颠倒。‎ ‎5）印章由文控部资料员负责保管、供用、登记，并建立印章使用台账。‎ ‎4.3.1.3 文件发送 ‎ 文控人员进行文件发送必须严格按照文件标注的发送范围（收、抄送单位/个人）进行本工程文件的发送，要求以下三种方式分别进行：‎ ‎1）人工送达。适用于图纸、管理文件、技术文件以及涉及拨付款、工程变更、重大质量、安全问题等事件时的文件传送。‎ ‎2）通过网络或即时通讯软件发送。各机组之间往来的通用公文、工程报表均可采用此方式进行。对于其它非重大事件的文件也应优先采用此方式进行。‎ ‎3）传真发送。适用于没有网络条件的单位之间往来文件的传递。‎ ‎4.3.1.4文件发送的回执确认 ‎ 为了确保文件发送准确到位，证实文件已成功发送，对方已成功接收。应根据发送文件的方式分别进行确认，回执确认必须做到及时，并记录签收人、时间等信息。‎ ‎1）人工送达类文件的回执确认。在进行发文的同时，应配送一张《文件传送单》，收文单位收到文件后，立即填写该单，反馈发件人。‎ ‎2）通过网络或即时通讯软件发送类文件的回执确认。各机组在进行发文的同时，请保留电子记录并保存。‎ ‎3）传真发送文件的回执确认。在进行发文的同时，应在文件上标记签收处，由收件人收文时及时签收回执。‎ ‎4.3.2 文件接收管理 ‎ ‎4.3.2.1文控人员应对所有收到的文件的格式和完备性进行检验，避免收到无效文件、不合格文件。接收的文件如有缺页、不清晰等情况，要立即通知发件方、文件提交方补发或补交，直到完整接收。‎ ‎4.3.2.2 收文登记 ‎ ‎1）对外部单位（监理、业主、质检站、锅检所等）发来的所有正式文件资料均应建立台帐，收文登记应同文件“批办”、“转办”、“传阅”等文件管理工作相结合。 ‎ ‎2）文控人员在进行文件登记时，应注明标题、密级、文件编码、收文号、来文单位、收文时间、件数和页数，填写好《收文登记表》。‎ ‎4.3.2.3 收文办理 ‎ 来件的办理由文控人员提交项目经理或主管副经理进行批示，文控人员根据批示进行文件处理。办文期间，文控人员要负责催办、督查和上报需要的有关情况。文件属性按文件本质意向分为：批办、审查转办和传阅三类。 ‎ ‎1）纸质文件的处理方式 ‎ ‎①批办类文件：填制《文件处理单》附于文件之上，按文件处理单上领导意见进行文件处理。 ‎ ‎②审查转办类文件：应填制《文件传送单》附于文件之上，提交项目经理或主管副经理签署处理意见，复印传送单或封面一份，根据封面文档主题存至可读文件位置，并在首页上面标明附件存放的位置。对于不能复制或不便复制的附件，应在《文件传送单》首页注明附件的原件在传送人手里。当接收者已使用完文件后，应将其所接收的“拷贝”原件返给文控部保存。完成复印后，按文件传送单上指定的地址或接收人予以送达（送达方式为当面送达和邮寄两种）。‎ ‎③传阅类文件：应填制《文件传阅单》附于文件之上，按传送单上阅览人顺序逐一传阅，直到最后一位看完后，返回文控部，所有传阅人员签字。 ‎ ‎2）对于接听的电话、口头通知等要及时做好记录、汇报或转达，有条件的单位在经对方允许的条件下还可进行电话录音保存。对于收到的具有保存价值的照片、影像资料也要妥善保管。 ‎ ‎4.3.3 文件报批 ‎4.3.3.1 报批文件应根据《文控编码细则》，由文件编制部门编码并核稿。文控部将报批文件呈报上级批准部门，一般情况，批准部门应在收到文件2个工作日内给予批复。‎ ‎4.3.3.2 报批文件批准前的各版应提交一份原件、2份复印件（图纸提交3份复印件）。文件经过批准部门审查返还时，文控部应核查对方《文件传送单》，签收登记后，将返还文件连同对方《文件传送单》副本一并送文件编制部门。‎ ‎4.3.4 文件存放 ‎ ‎4.3.4.1 文控应针对收发文件，分别建立临时文件存放区（夹和柜）和专门的文件夹和文件柜进行存放，且文件应加盖日戳，做到分类有序，便于查找。 ‎ ‎4.3.4.2 文控应在对文件进行合理分类的基础上，建立文件夹系统（包括实物文件夹和计算机中的数据文件夹），每一文件在文件夹中都有确定的唯一位置，文件在文件夹中按照反时间顺序，即后到的文件放在上边，以方便查找最近的文件。对已处理完的文件要及时进行归档；尚在办理状态的文件，先期存放于临时存放区（临时文件夹、柜等），办理完毕后才可以归档。‎ ‎4.3.5 文件借阅 文件借阅均应由各单位文控部门统一办理。 ‎ ‎4.3.5.1文件的借阅，应规定好借阅范围，对于技术性资料、保密性资料等的借阅，应建立借阅审批制，严格办理借阅手续。‎ ‎4.3.5.2借阅人进行借阅时，要在《文件借阅登记表》上登记，并按要求填写借阅原因，借阅时间，归还期限，方可借阅；对于有些文件不能借阅的，只能就地查阅。‎ ‎4.3.5.3 文控人员要定期清查借阅登记，发现借阅到期日尚未归还的，要及时催还。‎ ‎4.3.5.4遗失或损坏文件资料，责任人要即时上报，进行复制修补，必要时，还应追究当事人的责任。‎ ‎4.3.5.5 文件借阅到期需要续借时，借阅人应及时到文控人员处办理续借手续。‎ ‎4.3.6 文件安全与保密 ‎ 工程秘密有关工程参建各方的权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。文件保密在工程保密过程中起着至关重要的作用。各参建单位文控人员都有保守工程秘密的义务，在进行文件管理时，要根据密级采取相对应的保密措施。对所拥有的工程文件应依据工程参加者对文件的需要程度来确定其安全等级。 ‎ ‎4.3.6.1 保密范围 ‎ 工程秘密主要包括下列事项： ‎ ‎1）涉及工程重大决策中的秘密事项； ‎ ‎2）尚未付诸实施的规划、计划、决策等； ‎ ‎3）内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记要； ‎ ‎4）预决算报告及各类投资、造价报表 ‎ ‎5）图纸、涉及储罐技术资料；‎ ‎6）涉及高新技术、专利等资料；‎ 一般性进度、质量报表、决定、决议、通告、通知、行政管理资料等文件不属于保密范围。‎ ‎4.3.6.2 文件安全及保密措施 ‎1）根据文件密级严格按文件应传达人或单位控制文件的传递、使用范围；受控文件的分发必须按要求保密且应分发给指定的人；‎ ‎2）过程处理文件要做到及时清收，存放； ‎ ‎3）加强文件的保管、电子加密。如：对电子发文时进行格式转换，纸张类文件采取加锁保管等；‎ ‎4）凡涉及工程经济技术的、属密级管理的电子文档，原则上不允许拷入个人使用的计算机。确因工作需要拷进计算机的、属密级管理的经济技术电子文档，必须进行加密处理；‎ ‎5）为防止数据丢失，文档电子版记录应定期备份；‎ ‎6）文件打印、复印失误，造成文件报废时，要做到及时销毁报废文件； ‎ ‎7）严格文件借阅制度，控制借阅范围，未报项目负责人书面批准，不得向外借阅或拷贝涉及工程经济技术类属密级管理的电子文档文件； ‎ ‎4.3.7 文控检查与考评 ‎4.3.7.1 检查内容 检查内容：‎ ‎①《文件控制编码规定》是否有效执行；‎ ‎② 文件收、发、存记录、登记是否齐全；‎ ‎③ 文件的签署是否齐全；‎ ‎④ 文件的分类及归档是否按电子版、纸制版双籍制进行；‎ ‎⑤ 资料的收集是否及时、齐全 ‎⑥ 文件格式是否按统一规定执行；‎ ‎⑦ 文件控制编码编写是否正确；‎ ‎⑧ 文件的签发、盖章是否规范；‎ ‎⑨ 文件收发登记是否齐全；‎ ‎⑩ 文件的处理是否规范；‎ ‎4.3.7.2 检查程序：‎ ‎①组织检查的单位应编制文控检查计划；‎ ‎②组织检查的单位主管领导对检查计划进行审查；‎ ‎③下发检查计划到被检查单位；‎ ‎④按计划组织检查（定期检查需提前下发检查通知；抽查事先不通知）；‎ ‎⑤被检查单位派文控人员陪同并协助检查员进行检查，提供受检资料；‎ ‎⑥检查员根据检查内容逐一进行检查，签发检查不符合项清单，并由被检查方代表签字确认。‎ ‎4.3.7.3 不符合项的处理 ‎1）检查方应根据检查情况填写《不符合项整改清单》。‎ ‎2）《不符合项整改清单》要求被检查方书面答复，并将纠正措施写入不合格报告。‎ ‎3）受检方应根据《不符合项整改清单》中规定的整改时间进行整改，严禁拖延。‎ ‎4）检查人员应对所有不合格项的整改状态进行跟踪，并确认整改情况。‎ ‎5、项目部图纸管理 项目部文控接收到施工图纸后，先进行登记，记录图纸名称、数量、接收时间等，再按要求进行发放，并做好图纸发放记录。‎ 图纸发放原则为：经营办、总工处应有全套图纸；技术办公用一套图纸，各专业负责人负责领取本专业内容图纸；各施工机组根据工作内容分发一份图纸，不能满足需求的自行复印；其余图纸在文控部存档，且文控应保证至少有2套蓝图存档，‎ ‎6、本办法解释权归项目部 ‎7、本规定自颁布之日生效 ‎ 年 月 日