文件控制程序

文件控制程序

程序文件编号：文件控制程序第6页共6页文件修订履历表编号：版本：A/0文件编号文件名称文件控制程序序号修改条款修改内容修改后版本修改人修改日期版本：A/0 程序文件编号：文件控制程序第6页共6页1、目的为确保管理体系所要求的文件受到有效控制，保证对管理体系有效运作起重要作用的各个场所都使用相应的有效版本，制定本控制程序。2、范围本控制程序适用于公司有关的管理体系文件，包括质量/环境/职业健康安全管理体系文件，技术文件和资料（产品或工艺要求及标准）以及外来文件管理和控制.3、职责3.1质量管理部负责管理体系文件的分发控制，并编制《受控文件清单》。3.2相关部门负责人依作业需求制作或修订文件资料.3.3对于外来文件应由归口单位责任人负责接收，并将电子档等资料及时上传至工艺技术部进行管制，相关人员可进系统中查看。3.4各部门主管负责文件的审核或核定。4、程序4.1文件相关控制4.1.1文件的分类内部管理体系文件第一层次（一阶）：管理手册；第二层次（二阶）：程序文件；第三层次（三阶）：规程、规范、标准、制度、作业指导书等；第四层次（四阶）：记录表格。外来资料及外来文件与质量/环境/职业健康安全管理相关法律法规；与产品相关的标准；顾客或供应商文件。4.1.2文件的编号第一层次文件：质量、环境和职业健康安全管理手册XL—QOE-M其中：XL：公司代号QOE：集成管理体系M：手册代号第二层次文件：程序文件XL—QOE/PX.X.X-XX其中：XL：公司代号版本：A/0 程序文件编号：文件控制程序第6页共6页QOE/P：集成管理体系程序文件代号X.X.X-引用条款号，如4.2.3XX：文件顺序号例：XL-QOE/P4.2.3-01表示文件控制程序第三层次文件：规程、规范、规定、标准、作业指导书等XL—QOE/W—部门代码-文件属性XX其中：XL：公司代号QOE/W：集成体系文件代号部门代码：TEC工艺，MKT市场部，PMM生产管理部，LOG物流；QMM质量管理部；AMD行政管理部，HR人力资源部，财务FD文件属性分如下：A代表一般管理作业指导书B代表生产作业指导书C代表FMEAD代表Flow-chartE代表检验规范F代表设备操作指导书G代表供应商提供的化学品MSDSH代表控制计划I代表工艺规范XX：文件顺序号例：化学成分检测规定，XL-QOE/W-QMM-E-04第四层次：记录XL-QR-部门代码-XX其中：XL：公司代号QR：记录代号部门代码同第三层次文件规则XX：记录顺序号4.2文件的编制、审批4.2.1手册由质量管理部编写，管理者代表审核，总经理批准。4.2.2程序文件由质量管理部组织各有关部门编制，由管理者代表审核、总经理批准。版本：A/0 程序文件编号：文件控制程序第6页共6页4.2.3三层文件由各部门主管负责组织有关人员编制，由部门经理审核，管代批准。4.3文件的发放4.3.1手册和程序文件发放范围由管理者代表批准；其它文件的发放范围由各发布部门主管批准。4.3.2文件按确定的《文件发放范围》发放，发放前进行标识、编号，并建立《文件发放回收记录》。4.3.3文件的发放必须在文件实施日期前进行。4.4文件的控制4.4.1公司的文件分“受控”和“非受控”两类，分别在其封面加盖印章。受控文件受更改控制。文件版本和修改状态以“版本号/修改标记”形式表示，修改文件。文件修订版本升级原则：初始制定文件为A/0,修订一次为A/1,依次类推到A/10后版本变更为B/1,再继续升版本4.4.2文件的持有者应妥善保管。受控文件不允许复制、外借、涂改，不得遗失、破损。4.4.3受控文件如遗失、破损，应及时向文件的管理部门说明情况，填写《文件领用申请单》后给予补发。同时应将破损不全的文件交回，由文件的管理部门销毁，并填写《作废文件销毁登记表》。4.4.4非受控的文件允许复制，不受更改控制。对外发放的非受控文件须经发放范围批准人批准，并填写发放记录。4.4.5文件一经修改，文件管理部门应立即将受控的作废文件向所有文件持有者收回，所使用的文件和资料必须是有效版本。作废的文件由文件管理部门集中销毁，并填写《作废文件销毁登记表》。4.4.6文件的管理部门应将作废文件的每一版本、每一次修改都保留一份，并加盖“作废”印章后存档。4.4.7文件的管理部门应建立文件管理档案，内容包括：文件的每一版本（包括作废版本）、文件更改申请单、文件更改状况一览表、文件销毁记录、文件发放范围、文件发放记录等。文件管理档案由专人负责管理。4.4.8如需要借阅时，应向文件的管理部门办理借阅手续，填写《借阅记录》。4.5文件的更改4.5.1文件更改及换版时应填写《文件更改申请单》，由原批准岗位批准后，由原编制部门进行，如由其它部门进行时，该部门必须获得原批准时所依据的所有资料。更改后的文件由原文件审核岗位审核，原批准岗位批准后才能发布。4.5.2文件更改后仍须执行4.3和4.4条款。4.5.3文件更改采用手写划改及换页更改两种方式：版本：A/0 程序文件编号：文件控制程序第6页共6页4.5.3.1改内容较少时，可采用手写划改，将原文划掉，在行间填写更改内容并签名。应保证更改内容有足够的空间填写。4.5.3.2同一页上手写更改达3处以上或更改内容较多，不能保证清楚明了时，应采用换页方式。4.5.4当出现下列情形之一时，应进行换版4.5.4.1一次性修改过多或更改次数过多，影响使用。4.5.4.2体系发生重大变化或编制依据发生重大变化。4.5.5手写更改时应将发放范围内的所有原文件都进行更改；换页更改或换版后的新文件仍按原发放范围发放，同时收回作废页或作废文件，保证所使用的文件为有效版本。4.5.6文件的每次更改情况均应记入《文件修订履历表》，注明有关内容。4.6外来文件的控制4.6.1公司使用的外来文件，由各使用部门进行有效性控制，同时建立《外来文件清单》。4.6.2外来文件应由其控制部门设专人每年进行检索，并在新版文件发布后及时进行更新，归档。外来文件的更换情况应在《外来文件清单》进行记录。4.6.3对于适用的法律法规、行业标准、地方标准等，各部门应按照《法律、法规及其他要求控制程序》予以控制。4.7文件在控制过程中产生的记录，由其控制部门整理，归档，保存。具体参见《记录控制程序》。5相关文件5.1《记录控制程序》5.2《法律、法规及其他要求控制程序》6记录6.1《文件发放回收记录》6.2《文件领用申请表》6.3《作废文件销毁登记表》6.4《借阅记录》6.5《文件更改申请表》6.6《文件修订履历表》6.7《外来文件清单》6.8《受控文件清单》版本：A/0 程序文件编号：文件控制程序第6页共6页流程/权责和工作要求流程权责工作要求相关文件/记录文件分类更新换发文件收发文件使用文件批准发布前审核报批废止销毁?质量部?文件编制单位?职能部门、领导?文件相关部门?各单位?文件编制部门?文件编制部门?质量部组织识别公司文件并分类?质量部组织编制文件代码结构及编号方法?文件编制单位负责发布前审核报批?职能部门负责发布前批准，内部领导负责发布前批准?文件相关部门负责相关文件收发?行政管理部负责行政公文公文收发?文件相关部门负责相关外来文件收发?各单位负责按照文件受控范围和职能建立《有效文件清单》、《有效记录清单》?文件编制单位负责提供更新版本必要时再行审批?文件分发单位负责更新有效适用版本?文件编制部门按照废止销毁要求处理过期作废文件《外来文件清单》《文件发放回收表》《有效文件清单》《有效记录清单》版本：A/0