2020年招标资料及合同纸质文档管理办法

2020年招标资料及合同纸质文档管理办法

招标资料及合同纸质文档管理办法 目 录 第一章 总 则 ........................................................ ....... 1 第一条 目 的 ........................................................ ....... 2 第二条 原 则 ........................................................ ....... 2 第三条 适用范 围 ........................................................ ... 2 第四条 职责范 围 ........................................................ ... 2 第二章 资料组成及管 理 ..................................................... 2 第五条 招标资料的组成及管 理 ............................................... 2 第六条 合同纸质文档分类及管 理 ............................................. 2 第七条 招标资料与合同纸质文档管理的其他规 定 ............................... 3 第三章 附 则 ........................................................ ....... 3 第一章 总则 第一条 目的 为了规范招标资料和合同纸质文档管理，统一招标投标过程中档 案资料的收集、分类、存档、查阅、保密及作废等方面的管理，提高 工作效率，特制定本办法。 第二条 原则 1.1. 真实性： 档案资料必须真实、 准确地记载招标管理过程中形 成的内容； 1.2. 完整性 : 档案资料招标管理过程中形成完整的具有保存价 值的文字、数字、图表、 电子光盘等各种文件资料。 第三条 适用范围 适用于集团公司各开发项目。非开发项目可参照执行。 第四条 职责范围 4.1. 集团造价采购中心负责本管理办法的制订、修改、解释、指 导及监督检查。 4.2. 集团下属各公司的造价采购部、 项目部、 工程部等部门及相 关人员负责本管理办法 的贯彻执行。 4.3. 集团下属各公司可以根据实际情况制定管理细则， 但是管理 细则不得与本管理办法 冲突。 第二章 资料组成及管理 第五条 招标备案资料的组成及管理 5.1. 资料组成：招标定案、开标结果统计表、招标答疑纪要 ( 澄 清文件 ) 、投标单位报价 书、图纸会审记录或图纸审查结论、图纸变更资料、限价、相关 承诺书等（详见附件一）。 5.2. 资料管理： 招标经办人及时收集、、保存依照有关法定程 序备案招标投标过 程中产生的各种文件资料，并应当在签订合同之日起七日内，将 收集齐全的归档招投标资料交资料管理人员。 经办人发生变化时， 应 当做好交接工作。 5.2.1. 招标资料及合同纸质文档应当专人管理， 大区造价采购部 设兼职资料管理人员。 5.2.2. 资料管理人员在收到归档的完整资料后， 应及时作好分类 登记 ( 详见附件二），并 认真做好归档和集中管理工作。 第六条 合同纸质文档分类及管理 6.1. 合同纸质文档分类：设计、勘察、监理、造价咨询、基础、 土建、安装、装饰、材 料设备、设备购买及安装、园林景观、临时设施、其它。 6.2. 合同纸质文档管理： 存档所有的合同相关资料原件 （合同审 批表（ OA）、合同、补充 协议等），并将相关数据录入合同台账，以便快速复查（详见附 件三）。各大区开发公司于每月 25 日前将合同台账上传造价采购中 心和督察中心。 第七条 招标资料与合同纸质文档管理的其他规定 7.1. 归档与立卷 7.1.1. 资料管理员将完整的资料收集后装订并存放于统一标准 档案盒。 7.1.2. 档案盒里存档资料的排列顺序与台账顺序匹配。 7.2. 保管与使用 7.2.1. 招标资料与合同纸质文档为长期性保存资料， 采用集中保 管形式。 7.2.2. 资料要求集中存放于部门资料柜，由专职（或兼职）资料 管理人员管理，部门各 职员手中只能持有正在处理的此类资料。 7.2.3. 根据工作需要借阅查看的，必须履行借阅手续方可借阅。 资料管理人员负责借阅 资料的催还。 7.2.4. 根据工作情况需要销毁或作废的资料， 资料管理人员必须 造具清册，经部门负责 人批准，方可在指定监销人监督下进行销毁，防止失密。有关鉴 定报告和销毁清册必须及时归档。 第三章 附则及其它 第八条 本规则自发布之日起开始施行。 第九条 附件 附件一： 附件二： 附件三： 合同信息表 .xls 招标资料定案归档 明细目录 .xls 工程招标信息统计 表 .xls 内容仅供参考