订单，合同评审管理控制程序

订单，合同评审管理控制程序

文件编号: TQS200-07‎ 文版本: B 页版本：00‎ 总页数：5 页 订单，合同评审管理控制程序 文件的修改履历 修改页次 修改章节 修订版本 修订细节 生效日期 修订前 修订后 制定：‎ 审核：‎ 批准：‎ 签名：‎ 签名：‎ 签名：‎ 文件编号 TQS200-07‎ 制定日期 ‎2011年 10 月 22 日 文版本: B 页版本: 00‎ 页 次 第 2 页，共 5 页 文件名称:‎ 订单，合同评审管理控制程序 ‎1.0 目的 ‎ 1.1 确保合同符合法律法规及本组织的经营核心要求。‎ ‎1.2 确保所接收订单按交期完成；使客户满意。‎ ‎ 2.0 适用范围 ‎ 2.1 适用于公司订单、合同的评审控制。 ‎ ‎3.0 定义 ‎ 3.1订单评审小组：由商务部、计划部、采购部、生产部、品质部、工程部负责人组成。‎ ‎3.2 PO：Purchase Order简写,中文意为采购订单：指客户下的订单。‎ ‎3.3 PA：Production Advice简写, 中文意为生产通知单：根据客户订单转换的内部生产通知单。‎ ‎3.4 常规订单： 指商务接收到客户信息起三天之后交付；也是同一产品型号在公司大批量第二次以后生产的订单。‎ ‎3.5 紧急订单：当日下单,第二天要求交付的订单。‎ ‎3.6 新订单：指新客户第一次下单或者老客户新款产品的第一次下单生产的订单。‎ ‎3.7 订单: 本文指商务接收的产品常规、紧急及新订单。‎ ‎4.0 职责 ‎ 4.1 商务部 ‎4.1.1. 负责确保客户订单、合同之各项要求（含潜在要求），符合法律法规及公司经营要求。‎ ‎4.1.2 负责订单合同的建立与客户沟通及签约。‎ ‎4.1.3 负责组织主导紧急订单、新单评审的可行性；跟踪订单的交期达成状况；因重大异常原因延期交货时，‎ 提前与客户保持良好的沟通、协调，保证客户满意。‎ ‎4.1.4 负责将接收的客户订单及时下达给计划部。‎ ‎4.1.5 负责主导非常规订单的评审工作。‎ ‎ ‎ ‎4.2 计划部 ‎4.2.1 参与订单及合同的评审工作。‎ ‎4.2.2 负责同客户沟通，与订单交期相关的事务。‎ ‎4.2.3 负责根据商务部下达的订单PO，评审订单交期。‎ ‎4.2.4 负责制作生产通知单PA，并分发给相关部门。‎ ‎4.2.5 负责常规订单的评审。‎ ‎4.2.6 负责参与新订单导入试产及量产能力的相关资源的评估。‎ ‎4.3 品质部 ‎4.3.1 负责参与新订单评审工作，主要评估产品流程控制点、检验标准及监测仪器设备能否满足要求，并提出过去类似产品所发生的批量异常。‎ ‎4.3.2 负责审阅评估客户质量协议、环保协议中相关的标准及要求，及时同商务与客户沟通达成一致意见。‎ ‎4.3.3 负责参与新订单导入试产及量产能力的相关资源的评估。‎ ‎4.4 工程部 ‎4.4.1 负责参与新订单的产品导入的工艺、技术能力评估。‎ ‎4.4.2 负责评估现有生产设备、工具能力是否能满足订单要求；并提出过去所发生的异常问题。‎ ‎4.4.3 负责参与新订单导入试产及量产能力的相关资源的评估。‎ ‎4.5 生产部 ‎4.5.1 负责参与新订单的产品功能检测能力评估。‎ ‎4.5.2 负责参与新订单的产品试产导入、量产测试技术及相关资源的评估。‎ ‎4.5.3 负责评估现有测试仪器、工具能力是否能满足订单要求；并提出过去所发生的异常问题。‎ ‎4.3.3 负责参与新订单导入试产及量产能力的相关资源的评估。‎ 文件编号 TQS200-07‎ 制定日期 ‎2011年10 月 22 日 文版本: B 页版本: 00‎ 页 次 第 3页，共 5 页 文件名称:‎ 订单，合同评审管理控制程序 ‎4.6 资材部 ‎ 4.6.1 有必要时参与新订单、紧急订单及常规订单的材料库存评估。‎ ‎4.7 商务部经理/财务,副总: 负责订单、合同内容的审核确认。‎ ‎4.8 财务部经理: 负责报价单的确认。‎ ‎4.9 总经理: 负责报价单的最终批准。‎ ‎ ‎ ‎5.0 流程/内容 ‎ 5.1流程 ‎6.0内容 ‎6.1 开发客户 ‎ 6.1.1商务部寻找或收到相关客户的初布合作意向信息，应及时对其进行市场调查，收集、分析是否有合作的基础和 文件编号 TQS200-07‎ 制定日期 ‎2011年10 月 22 日 文版本: B 页版本: 00‎ 页 次 第4 页，共 5 页 文件名称:‎ 订单，合同评审管理控制程序 条件，筛选出具有合作力的合作伙伴。‎ ‎ 6.1.2 商务部确定新开发客户的项目负责人，项目负责人应建立开发展开计划，按计划进行逐步推进。‎ ‎6.2 商务洽谈 ‎ 6.2.1 商务部项目负责人有计划性组织与客户接触性洽谈，洽谈的内容至少应包括，产品价格、合作模式、交付模式、付款方式、产品技术要求、品质要求、产品特殊性要求、专业设备仪器、产品工艺要求、知识产权、产品包装、法律法规要求、服务等。‎ ‎ 6.2.2 商务项目负责人应负责将与客户洽谈的细节建立客户档案，对于公司经营直接相关的内容必须形成书面的协仪合同，避免合作之后不必要的争议。‎ ‎6.2.3 产品报价 ‎ 6.2.3.1 已生产过的同类旧产品报价，可参考公司标准报价和近期正在生产的产品为依据；有必要时申报经理、副总和总经理批准。‎ ‎ 6.2.3.2 新产品报价，商务项目负责人按公司“报价规范”进行；由财务核算确认分析成本，商务部经理/商务副总审核，总经理批准。 ‎ ‎6.2.4成本预算/产品议价/定价 ‎ 6.2.4.1财务部收到新产品报价，应进行成本预算分析，预算所需的资料参见“报价规范”文件。‎ ‎ 6.2.4.2 当客户对报出的价格有异议时，由商务项目负责人与客户进行交流评估，直到双方同意止。‎ ‎ 6.2.4.3 商务项目负责人与客户达成同意定价后，形成书面合同，经商务副总审核，总经理批准。 ‎ ‎6.2.5 合同签批 ‎ 6.2.5.1 订单经财务预算成本评估分析及商务组织评审通过后，由商务项目负责人提报，经商务部经理、副总审核，总经理批准，由商务部负责与客户签定合同。‎ ‎ 6.2.5.2 订单在财务预算成本评估分析和商务组织评审中有异常时，由商务项目负责人与客户沟通处理，沟通达成一致，按5.2.5.1条进行。‎ ‎ 6.2.5.3 商务合同应一式两份，本公司和客户各一份，本公司的商务合同签定后，由商务部转交财务部保管；保存期限参照《TQS200-02文件控制程序》。 ‎ ‎ 6.2.5.4 合同到期限，由商务部项目负责人与客户续约，续约前要组织收集相关部门意见，是否有修正的部份，如有修正的地方，需重新按5.2.5.1条进行评审签批。‎ ‎6.2.6 客户下单 ‎ 6.2.6.1 经商务洽谈达成一致后，客户书面下采购订单PO给商务部，商务部在4小时内确认好后回传给客户或按照与客户确定好的方式回馈 ‎6.2.6.2 商务项目负责人接收到口头或其它方式订单，商务部必须转换成书面PO订单，传给客户签名确认相关信息和要求 是否符合，然后再回传给商务部。 ‎ ‎ 6.2.6.3 商务部接收到客户订单,须确认客户相关要求与原始报价内容（包括品质、交期、价格等）是否相符，若不相符则需重新与客户沟处理。‎ ‎ 6.2.6.4 商务部接收到客户下的采购订单PO，指定专人对PO进行收，编号、发、存、管控；PO应一式两份，一份 ‎ 分发给财务保存，一份由商务保存；保存期限参照《TQS200-02文件控制程序》。‎ 文件编号 TQS200-07‎ 制定日期 ‎2011年10 月 22 日 文版本: B 页版本: 00‎ 页 次 第 5 页，共 5 页 文件名称:‎ 订单，合同评审管理控制程序 ‎6.2.6.5 订单编号规则：客户代码 + 年 + 月 + 序号（001-999），手工直接写在订单的右上角。‎ ‎6.2.7 订单评审/订单分发/编制生产通知单PA ‎ ‎ 6.2.7.1 订单评审的项目应至少包括： 价格、合作模式、交付模式、付款方式、产品技术、品质、专业设备仪器、产品工艺、产品检测、产品包装、知识产权、法律法规、服务等。‎ ‎6.2.7.2商务部接收到常规订单，直接由商务项目负责人、商务部经理及计划进行评审（无需填写订单评审表）；评审后的常规订单和其它接收到的相关信息和要求，统一由计划转换成内部订单即生产通知单PA，由计划将PA单分发给生产、工程、品质、测试部、资材部等。‎ ‎ 6.2.7.3 商务部接收到新订单或紧急订单，由商务组织订单评审小组进行评审，评审小组各成员应在“订单评审表”中填写意见和建议，当公司内部暂时无法满足订单相关要求时，由商务负责与客户沟通协调处理。‎ ‎ 6.2.7.4 新订单、紧急订单经评审小组达成一致意见后，由计划转换成内部订单即生产通知单PA，由计划将PA单分发给生产、工程、品质、测试部、资材部等。‎ ‎ 6.2.7.5 接收到的订单经评审通过后，由计划统一转换成内部订单即生产通知单PA，如未能通过评审的订单，由商务部项目负责人与客户沟通、协调处理。‎ ‎ 6.2.7.6 计划根据评审通过的订单及相关信息资料，转换成内部订单即生产通知单PA，然后根据PA单编排 生产计划和出货计划。‎ ‎ ‎ ‎6.2.8 订单变更 ‎6.2.8.1 商务部收到客户订单发生变更，应根据变更的内容而定，是否重新评审修正合同；当只变更订单的数量时，无需通过评审组评审，直接由商务部负责修正订单合同；当变更涉及到产品的成本上升、工艺、检测功能发生变动，需按5.2.2.4、5.2.2.5进行重新评审签批。‎ ‎ ‎ ‎7.0 参考文件 ‎ 7.1《文件控制程序》‎ ‎ 7.2 《报价规范》 ‎ ‎8.0 记录 ‎ 8.1 报价单 ‎ 8.2 PO采购订单 ‎ 8.3 订单评审表 ‎ 8.4 合同 ‎ 8.5 PA生产通知单